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电子政务下电子文件管理存在的问题及改进措施 　　摘 要：在电子政务强劲发展的今天，电子文件的管理已无法回避。本文在对“电子政务”、“电子文件”和“电子文件管理”等概念进行解释的基础上，重点阐述“电子文件”的特点、管理原则和加强电子文件管理的重要意义，随后就现阶段我国电子政务环境下电子文件的管理现状及存在的问题进行深入分析和探讨，并提出一些笔者自己的建议和改进意见。 　　关键词：电子政务；电子文件；管理现状及问题；改进措施 　　中图分类号：TP399 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 24-0000-02 　　当今社会，信息化程度的高低早已成为一个国家综合国力是否强盛的衡量标志。全面实现信息共享在全球范围内已成为共识。在我国，应用先进的计算机网络技术构建的电子政务平台，在推动政府机构、企事业单位、社会组织的办公自动化、电子化、信息资源共享等方面已成大势所趋。如何科学有效的利用电子政务平台提高行政办公能力和管理水平，切实为社会经济发展和为民众服好务，已成为我国政府必须面对的重要问题。如果现阶段我们对电子文件管理滞后，规划不合理，既会阻碍电子文件在政府机构间的信息传递、利用和资源共享，还会造成涉及我国重要领域的重要信息资源的缺失和历史记录不完整，这将严重影响我国电子政务的健康发展。在电子政务强劲发展的今天，由于电子文件的管理已无法回避，所以我们对电子文件的管理既要服务于当前政府间业务活动的信息化需求，同时也需确保涉及国家重要领域重要信息的真实、有效、可信，且具有长久历史记录能力。 　　一、电子政务、电子文件的概念解析 　　电子政务，就是在因特网技术支持下，涉及国家政府机构间的日常办公、公共事务管理、信息收集与发布等工作内容在数字化、网络化环境下有序进行和开展的国家行政管理方式。由于在政府内部，各级领导可以直接在网络上对相关工作进行了解、指导、监督和检查，这就带来了政府机关在新的办公模式和原有行政管理理念上的一次巨大变革。各部门通过电子政务平台既可实现信息资源的共建共享，提高办事效率和质量，又在节省政府开支、反腐倡廉、改变机关工作作风等方面起到了督促作用。 　　在电子政务信息资源库中，有一类信息资源十分特殊，它们就是政府机构、企事业单位、社会组织为开展专项业务、日常事务及行政管理活动而形成的具有特定效力和用途的凭证性信息――“电子文件”。这类信息具有唯一性、权威性、说明性、可靠性、真实性、凭证性，因此它也成为政府机构和社会组织的核心信息资源，对于政府机构间的各项业务的正常运转起着重要的信息支撑和保障作用，是国家信息资源库中最重要的组成部分。总之，电子文件是在电子政务平台的运转过程中产生和形成的，因此电子文件是电子政务的一项重要内容。 　　当然，随着电子政务的应用与推广，在网络新技术的支持下，越来越多的文件信息正直接在电脑上操作、传播与发布，电子文件量也将越来越庞大，但与纸质文件相比，它还是有自身的局限性的：如信息与载体分离将无法阅读，必须依赖软硬件的支持才能呈现等，这些客观事实都增加了电子文件在实际工作中的管理难度。 　　二、电子文件的特点及管理原则 　　电子政务中电子文件的种类十分丰富，形式多样，例如按照其形态划分有文本文件、表格文件、声音文件、图形文件等；按照电子文件登记载体划分有磁带文件、软盘文件、硬盘文件等；按照电子文件的功能划分有草稿性文件、正式性文件等。这些电子文件的总体特点大致有以下几点：（1）在计算机中产生和处理，以数码形式存在，文件保存部门必须配备专门的读取设备，通过特定的程序解码来读取识别。（2）内容存储位置不固定，可以从一个载体移动到另一个载体上，但内容不变。（3）文件存储密度大。（4）不能直观阅读，必须依赖计算机系统才能查阅，对计算机的依赖性大，没有计算机就不能对其进行有效管理。（5）随时面临被销毁、被盗窃、被修改等危险，内容具有可变性，不像纸质文件那样具有直观性。（6）由于受储存文件的电子载体的物理寿命、制造材料等因素的影响，电子文件的稳定性会受到冲击。（7）由于信息共建共享，对网络的安全性要求极高，若网络系统缺陷漏洞太多，对电子文件的应用将存在较大安全隐患。（8）由于电子文件是一种虚拟状态下的文件格式，以电子形式存在且具有动态性，所以传统的档案管理和文件保存方法已不再适用于对它进行管理。 　　传统的文档管理，各自具有一套独立的管理流程，但“文档一体化管理”则是按照文件生成与运转的规律，对文档管理流程进行重组，达到两者在管理上、程序上的无缝对接，最大限度的消除两者在衔接上的重复作业和管理真空。其中，电子文件管理的原则有：（1）“前端控制”原则，即将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的内容提到前端，这要求档案部门对电子文件的管理要向前延伸，从文件生成时就开始控