当前城建档案管理问题分析及其有效途径.pdfVIP

◇图书档案管理◇ 科技验向导 2011年第O8期 当前城建档案管理问题分析及其有效途径 寇建兴 (昆明市城建档案馆 云南 昆明 650216) 摘【 要】城建档案馆是城市建设资料的存贮基地，最大限度地开发利用馆藏资源服务于社会，实现资源共享。本文针对当前城建档案管理 所面临的问题分析．并提出了有效的管理途径。 关【键词】城建档案；管理；问题；途径 1．当前城建档案管理面临的问题 管线工程及相关照片、录像档案的信息著录工作纳入建设单位归档整 一 是形成城建档案的责任者 日益增多，对城建档案机构完整、系 编要求之中．明确档案实体。档案信息必须同时存档，使得新模式的实 统地收集各类城建档案带来困难。一方面，m于城乡建设涉及面广、部 施从源头有标准可依．同时为电子档案接收进馆做好各项准备。其中 门行业多、管理和工作内容丰富，决定了城建档案种类的多样性、内容 最重要的是该系统的著录标准、规范应全部参照城建档案馆提供的标 繁杂性和数量庞大性，、另一方面．随着各类城建档案法规规章的深人 准 ．这不仅保证 了电子档案管理的科学化、规范化标准化，更保证 了档 贯彻落实．各级城建档案馆如何认真贯彻落实国家关于城建档案归属 案从源头的规范．节约了人力物力，提高了管理水平 ，为实现文件 、档 与流向等有关规定．18个大类的城建档案分散于 1O0个不同类型的 案、信息一体化管理迈出坚实的一步。 责任者中 如何完整系统地收集齐全，以全面反映城乡建设发展的全 2．2采用高效率、多元化的档案信息处理方式．为社会公众提供多 过程 ．是各级城建档案馆面临的急需解决的首要问题 元化的服务 二是不同类型新型档案的产生．对传统档案管理模式提出了挑 随着公众利用档案意识的增强．城建档案开放力度的加大．社会 战 随着城乡规划建设和管理的现代化进程和以电子计算机为代表的 对城建档案需求呈多元化趋势。同时．档案管理不再是简单的实体保 新技术、新设备在档案材料形成过程中的广泛运用．城建档案的载体 管，而应成为概念、知识的提供系统为了应对档案信息多元化的挑战， 类型和记录方式与传统的纸质档案的形成方式有着本质的区别．需要 更好地满足社会公众对档案信息的需求，实现档案的社会功能．城建 城建档案管理部 门采取相应方法加 以妥善解决 档案的利用模式必须进行变革 三是档案形成、整理 、存储、查阅量迅速增加，给现行管理方法带来 一 方面要优化传统的服务方式．传统的提供利用是提供档案的一 了极大的冲击 随着各类档案法律法规的深入贯彻实施 。各级城乡规划 份份原件 ．或是提供专题汇编 ．而专题汇编又是一份份文件的汇集 都 和建设主管部 门采取各种有效措施 ．加大 r城建档案归档管理的力度 ． 属于实体性档案信息服务．而对文件的深加T作的很少，随着社会信 各类城建档案的形成单位或个人普遍提高了城建档案的归档意识 息化程度的提高．这种服务的有效性和适应性便出现问题．新的服务 四是纸质档案与电子档案并存的现状．对传统管理模式与新型管 方式要开展信息的深加工 ．提供信息资源的范同和载体要比以往广泛 理模式互补提出了迫切要求 现代社会形成的数量海量电子档案．虽 的多．要利用城建声像档案的优势，用主题片、照片接片等方式解决规 然已提到各级各类档案部门管理的重要 日程，但其原始性、完整性、安 划．设计人员必须到现场的问题．从内容 形式上实现完全不同于以往 全性、可读性等一系列尚有异议的问题还摆在我们面前 二者将长期 的主动服务 ．通过对档案的原始信息进行著录．系统地建立分门别类 共存的现实与理论 ．向我们表明现有的档案管理模式 已很难适应新的 的档案数据库．并对各类档案进行三级著录．打破传统的分离式三级 需求．城建档案管理需要吸取传统管理模式的优点．结合现代化的管 著录方式。以建筑T程项 目为主线，采用层次著录法，保持1=程项 目、 理手段 ．寻找一套新的管理模式来面对重大挑战和发展机遇 单项工程案卷文件之间的内在联系．在检索查询时通过工程名称 案 2．城建档案管理的实现途径