计算机在会计领域应用.pdfVIP

葡赢礅氧 | ||．j j I |_ 葺l 嗡 i i | 一 2011 计算机在会计领域应用 翟红丽 邢台市财贸学校。河北 邢台 054000 摘 要：随着计算机在会计领域的普及和应用。计算机成为会计工作发展的方向。为了适应会计工作规范化、现代化的客 观要求，运用计算机管理会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。 关键词：计算机；会计；档案 随着我国计算机技术的不断发展，如何做好运用计算机 2．计算机管理会计档案的保存。由于计算机管理会计档 管理会计档案工作，以使其发挥更好的作用。根据本单位工 案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理 作的实践，将如何做好会计档案的管理工作，谈谈个人的看 特性，在形成这些档案时应准备双份即采用 “AB备份法”进 法。 行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员 一 、 运用计算机管理会计档案的特点 姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或 传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等 火灾等意外情况引起整个电算化会计系统的毁灭与系统的 会计核算专用材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证 不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘 据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃 等。对采用磁性介质保存的档案 ，还应定期进行检查，定期进 性、不得随意篡改。单位实行会计软件以后 ，由于产生了许多 行复制，防止 由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成 依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有 日 无法挽救的损失。 常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而 此外，还应注意计算机管理会计档案与对应的财务软件 使会计档案赋予了许多新的特点。运用计算机管理会计档案 版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会 具有以下一些显著特点： 计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被 1．运用计算机管理会计档案不仅保留了传统意义上的会 调阅或者产生某些预料外的错误。因此，笔者建议计算机管 计档案 ，而且还包括存储在计算机硬盘中的数据及其他磁性 理会计档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应 介质或光盘存储的数据。即会计档案存储的范围和领域扩大 版本的会计软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。显 了。 然，其收集与管理工作也是比较艰巨的。 2．传统的会计档案具有直观可视性 ，而存储在磁性介质 3．计算机管理会计档案的利用。即会计档案的调阅。在长 上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中 期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我 才可以使用，才具有生命力。即会计档案的调用需要一定的 们所调阅的会计档案会有下述两种情况： 1 所调阅的会计档 软、硬件环境。 案的版本号与当前会计软件系统版本号一致 ，此时只需将您 3．运用计算机管理会计档案的载体不仅是通过打印等输 所需调阅的档案通过计算机软件系统中的档案调阅 或数据 出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会 恢复 功能进行调阅即可； 2 所调阅的会计档案的版本号与 计档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更 当前会计软件系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电 重要的是磁性介质或光盘。 脑上安装与此档案相对应版本的计算机系统，然后再进行调 二、如何做好运用计算机管理会计档案工作 阅。 为了更有效地做好运用计算机管理会计档案工作，我们 三、运用计算机会计档案的整理与再利用 必须根据计算机管理会计档案的特点，分别做好会计档案的 运用计算机整理会计档案有着与传统意义上的会计档 收集、管理与保存、利用等方面的工作。 案所无法 比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单 1．计算机管理会计档案的收集。所谓计算机管理会计档 位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为单位决 案的收集是指在一定的时间间隔内 如一个会计年度 ，把计 策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位、本部门 算机系统中的所有会计数据拷贝 备份 存储到磁性介质或光 的过去、现在与将来 的发展情况与发展趋势 ，使决策者在遵 盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门 循市场经济规律的前提下，制定出适合 自身发展的行为规 应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏 范，改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用计算机会 后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算 计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建 化系统。 立一整套比较完善的决策支持系统，以实现电算化会计档案 除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储 的再利用。 空间的大小、外部设备的配套类型