国际管道工程项目投标阶段的文控管理工作.pdfVIP

石油天然气学报 (江汉石油学院学报)2013年8月 第35卷第8期 JournalofOilandGasTechnology (J．JpI)Aug．2013Vo1．35No．8 国际管道工程项 目投标阶段的文控管理工作 陈明明，王安琪，刘晓花 (中国石油天然气管道局国际事业部，河北廊坊065000) [摘要]投标工作是开启新项 目的金钥匙 。从贯穿文控管理工作始终 的标书编写、文控管理工作在项 目投 标 阶段 中的流转功能、文控管理工作在项 目投标 阶段 中的协调功能、投标期 间文件 资料 的储存 、投标期 间文件 资料的后续价值、标书的最后装订密封递交等几个方面 阐述 了国际管道工程项 目投标 阶段文控管 理工作 。 [关键词]管道工程 ；投标 ；文控 ；管理 ；价值 [中图分类号]TE一94 [文献标志码]A [文章编号]1000—9752 (2013)08—0237一()3 文控人员在整个项 目投标阶段协助完成标书的编写、完善工作 ，这项工作贯穿文控管理的始终。在 国际管道工程项 目投标过程中文件管理的核心是各投标单位 、部门之间的文件的流转 ，及快速查询义件 和有效共享文件 。文控管理工作包涵的内容很多 ，例如 ：标书的编写、投标组间文件的管理 、后续阶段 文件的储存和共享等 ，文控管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。只有不断积累国际管道工程项 目文 件管理的实际经验 ，因地制宜、灵活运用 ，才能持续提高驾驭国际管道工程项 目投标工作的中标率。 1 贯穿文控管理工作始终的标书编写 书面文件是招投标双方共同关注的焦点 ，投标 的成功与否很大程．度上处决于招标文件 的编制质量 。 因此 ，研究国际管道工程项 目书面文件的形成过程 ，探讨合理编制书面文件使其招投标工作顺利进行 ， 以便适应 目前招投标市场的变化是非常必要的。招标文件是投标人准备投标文件和参加投标的依据，同 时也是评标 的重要依据 。此外 ，招标文件是签订合 同所遵循 的依据 ，招标文件的大部分内容要列入合同 之 中。因此 ，准备招标文件是非常关键的环节 ，它直接影响到招标的质量和进度。招标人应十分重视编 制招标文件的工作 ，并本着公平互利 的原则 ，务使招标文件严密、周到、细致 、内容正确。编制招标文 件是一项技术工作 ，应有有关专家参加 ，必要时还要聘请咨询专家参加 。文控人员是文件的中转站和储 存站。文控人员在收到招标文件的第一时间，不要盲 目的编写 ，技术文件和商务文件都是如此，应该先 仔细阅读招标文件 。写投标文件最怕拿来主义，即便是技术文件也不要把 以前类似的技术方案全部照抄 拿来 ，因为每个项 目的要求都有所不 同，所 以在拿到招标文件后 ，必须仔细 阅读招标文件 的每一项需 求 ，然后再按照招标文件的需求逐一响应 。在详细认真的阅读招标文件后 ，开始编写投标文件模板，以 便各投标部 门间提交的标书格式一致 ，满足招标文件要求。 2 文控管理工作在项 目投标阶段中的流转功能 由于招标公告具有紧迫性，并有时间截点。所 以文控人员一定要第一时间完成各投标部门／单位问 的文件及信息的流转。文控管理作为文件和信息的管理，可以通过一定的方式、方法和管理手段 ，对文 [收稿 日期]2013一o7一)(6 [作者简介]陈明明 (1984一)，女，2007年大学毕业，助理工程师，现主要从事管道储运文控及行政管理工作。 第 35卷第 8期 陈明明 等：国际管道工程项目投标阶段的文控管理工作 4 投标期问文件资料的储存 文件的存储是建立在合理科学登记 、编号的基础上。它不仅要便于查找，更要清晰明了。由于投标 期间文件的数量相对要小，因此它的存储 ，不同于项 目正式运行阶段。为便于查阅，可以将经过编号的 文件按照月份保存 。由于澄清是标书中重要的一项内容 ，在此可以将澄清单独复制一份存储。 5 投标期间文件资料的后续价值 国际部是一个发展中的企业 ，在企业 的发展阶段 ，企业消耗了大量的资源 ，投入了大量的资金 ，成 长期 的企业一般其短期的 目标并不是获利 ，而是怎样不断地壮大 ，并在此过程中逐步形成 自己的核心能 力。每次投标都是壮大 自己的机会 ，每次投标文件对于后续投标工作的开展都是极宝贵的经验。它可以 给各专业人员提供学习资料和参考价值。国际项 目的投标尤其如此 ，可以大大减少后续项 目的前期调研 工作 ，提高的办事效率。这些资料对成长期中的企业至关重要 ，能帮助企业顺利进入成熟期 ，给企业带