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体校照片档案的管理与运用 　　【摘 要】为了更好地运用体校体育照片档案，必须对照片资料进行分类、收集、整理和编辑，建立体校体育照片档案，用时则取之，不用则存之。 　　【关键词】体校 照片档案 管理 运用 　　【中图分类号】G47 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）02-0178-02 　　照片档案是体校档案中的一个重要组成部分，照片档案包括照片、底片和说明三部分。照片档案与文字档案一样，都是体校档案的重要组成部分，但其形象直观的图像载体使之比文字档案具有更强的感染力和说服力。照片档案管理最主要、最根本的目的是能获得方便、快捷、有效的利用。它以独特的影像形式来反映体校某一事件、某项成果、重大体育活动等过程，它能直观、真实、明了地再现体校事务，具有不可替代的真实性和感染力。但是照片档案比较“娇气”，不利于保管，存放易散失，管理复杂而且成本费用高。 　　一 体校照片档案存在的问题 　　第一，存放分散。目前体校档案馆是以全宗为一个保管单位，对全宗内的档案进行有序排列，而不是按档案的类型（文书档案、人事档案、声像档案等）或载体进行分类。这样分类的最大好处是便于利用者使用档案，但在档案的保管上存在一定的难度，有时不同载体的档案虽然是一个全宗的，但也可能存在分别保管的情况，照片档案也就按其形成单位的不同，分别在不同的全宗中保管。体校目前保管照片档案共1.8万张，分别保存在30个全宗、80个目录中。 　　第二，整理方法不一。照片档案由于形成的时间不同，整理的方法也就不尽相同。有的照片档案是夹在文书卷中的，而有的照片档案是单独装订成册的。另外，照片固定在芯页上的方法也不一样，有用胶水固定的、有用乳胶固定的，近两年接收的档案也有用国标照片册的。 　　第三，保存不完整。绝大多数照片有照片无底片、无文字说明等项。照片档案的这种状况，直接影响到照片档案数字化工作的开展。因此，体校在对照片档案进行数字化载体转换前，对照片档案进行了重新整理，针对以上问题分别采取了措施。 　　二 体校体育照片档案的内容 　　体校体育照片档案的内容多且广泛，主要包括以下几方面：（1）记录体校每年举办的各类竞赛的照片，如田径运动会、广播操比赛、球类比赛、长跑比赛、跳绳等的照片；（2）领导人和社会知名人物参加与体校体育有关的重大活动的照片；（3）体校组织或个人参加的校外重要体育活动的照片；（4）体校其他具有保存价值的体育照片。 　　三 体校体育照片档案的整理 　　第一，规范整理，便于保管和提供利用。按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821―2002）进行。 　　第二，体校体育照片的分类。应在全宗内按保管期限―年度―问题分类，跨年度且不可分割的照片，也可按保管期限―问题―年度分类。 　　第三，体校体育照片的排列。在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间进行。 　　例：保管期限―年度―问题。 　　永久―2006年―莱州市竞技体育体校档案工作会议（1～12张）、莱州市重点体校档案工作会议（13～25张）。 　　保管期限―问题―年度。 　　永久―××案件―2006年（1～10张）、2007年（11～29张）。 　　第四，照片档案的编号。照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。 　　格式一：全宗号―保管期限代码―册号―张号。 　　格式二：全宗号―保管期限代码―张号。 　　第五，底片的编号。与照片分别编号法、与照片合一编号法。 　　第六，底片编号格式。全宗号―保管期限代码―张号。（1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代码；（2）保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表“永久、长期、短期”；（3）张号：格式一中的张号是指在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中是指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。 　　第七，大幅照片说明。可另纸书写。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明存放位置。对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中。 　　第八，编组联符号。组联符号：同组中的每一张照片均应在单张照片的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”“②”… 　　例：1―①、2―①、3―①、4、5、6―②。 　　组联符号不宜越册。 　　第九，组合照片说明。一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单张照片说明可以从简。 　　组合照片说明：组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项；应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量；组合照片说明可放在第一张照片的上方，也可放在所有照片之前。 　　四 建立体育照片档案应注意的问题 　　第一，体