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做好档案利用工作 摘 要：档案利用工作是向利用者提供档案材料，为利用者提供服务的工作。本文主要对档案利用工作的意义、要求、途径与方式进行论述。 档案提供利用工作，又称档案利用服务，是档案馆、档案室以所保存的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项工作。 1 档案利用工作的内容 档案提供利用工作的基本内容，包括了解和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成分，各种检索工具的使用方法；分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；向档案用户介绍和报道馆（室）藏档案中相关的档案信息线索，积极开展档案咨询服务；向档案用户提供他们所需要的档案及档案信息加工材料。 2 提供利用工作的意义 2.1 档案利用工作体现档案工作的根本目的 没有档案利用工作，档案工作与档案事业就不会产生，更不会得到发展。因此，档案利用工作体现着档案工作的根本目的。档案部门只有做好档案利用工作，档案与档案工作的作用才能充分发挥，党和国家才能进一步重视和发展档案事业，档案工作才能进一步发展和提高。 2.2 档案利用工作是衡量档案部门成绩大小的主要标志 在评价一个档案工作部门的工作时，首先应该看档案利用工作的开展情况，看它为社会主义现代化建设提供了多少档案，取得了哪些社会效益和经济效益。如果一个档案馆、一个档案室社会工作大局服务中提供了大量档案信息，并使利用档案的单位取得了较大的社会效益和经济效益，那就说明它的成绩是显著的。 2.3 档案利用工作能够检验和推动基础工作 档案利用工作是直接提供档案为社会服务的工作环节。为了做好档案利用工作，还必须要有一系列的准备工作。如对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等基础工作。档案利用工作是建立在基础工作之上的。没有基础工作，就没有利用工作。基础工作薄弱，利用工作就不能有效开展。 2.4 档案利用工作是对档案与档案工作最有效的宣传 做好档案工作，既需要档案部门的积极努力，又需要全社会的关心和支持。社会关注档案事业的发展，是开展档案工作和发展档案事业。不可缺少的外部条件，没有社会的关心和支持，档案部门在人、财、物方面就没有保证，也就不具备开展档案工作的起码条件。要让全社会都来关心和支持档案事业，必须踏踏实实地做好各项工作，特别是档案利用工作。利用者只有在利用档案中取得了社会效益与经济效益，才会加深对档案与档案工作重要性的认识，增强档案意识，积极关心和支持档案部门的工作。 3 档案利用工作的要求 3.1 明确服务方向，树立服务思想 要做好档案利用工作，必须树立服务思想，具备良好的服务态度。这就要求档案工作者必须树立高度的责任感和群众观念，干方百计地为利用者提供优质服务，时时为利用者着想，处处为利用者提供方便条件。同时，研究利用工作出现的新情况、新特点，解决利用工作中的新问题，对现有的利用方式、服务手段以及工作制度等不断进行改革，以适应新形势的需要。 3.2 熟悉档案资源状况，了解客观需要 档案工作者要熟悉所藏档案内容、成分、数量以及存放位置，对于做好档案利用工作是十分必要的。只有熟悉了档案内容，档案工作者才能准确解答利用者提出的各种问题，迅速调出案卷，提高工作质量与工作效率。了解客观需要，就是做好档案提供利用的预测工作，即对一定时期内可能会大量利用档案的单位、利用档案的内容有一个预测性估计。社会上各个单位的职能不同，它们对档案内容的要求也不相同。 3.3 正确处理利用和保密的关系 要处理利用与保密的关系，就需要了解保密是动态概念。即现在的秘密随时间推移与主客观条件的变化，将来要逐步解密。为了进一步做好档案利用工作，要经常调整档案的密级逐步扩大利用范围，更好地发挥档案的作用。 4 档案提供利用的途径与方式 4.1 档案提供利用的基本途径 通过提供档案原件，满足有关档案用户的需要如开辟阅览室，让档案用户查问所需的档案原件；或者允许用户暂时将档案借出馆（室）外使用等，但比较珍贵的档案原件和容易坏损的历史档案，则不宜采用此种方法。 通过提供档案副本或复制品，满足有关档案用户的要，如利用文件归档时的副本、文件汇编、文件选编，在报刊上公布档案文件，以及通过档案缩微品、档案复制本等，满足档案用户对档案信息的需要。 通过提供档案信息加工品，满足有关档案用户的需要。如编写大事记、组织沿革、会议简介、专题概要、年鉴、科技成果简介和编纂各种档案史料汇编、选编等，满足特定用户的需要。 4.2 档案提供利用的方式 档案阅览服务是指档案馆、档案室在特定的场所，开辟阅览室，向有关用户提供档案信息的一种服务方式。 档案外借服务是在某些特殊情况下，经过批淮并办理有关手续，档案用户将档案材料借出馆（室）外使用的一种服务方式。但是，对特别珍贵与残破、脆化等易损的古稀文本和特殊载体档案的原件，不能外借。 档案展览与陈