现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接.pdfVIP

8 ·问 题 研 究 · 《I JI西档案》2001年第3期 一文章编号：1005—965212o01)o3 ∞l8—02 中圈分娄号：(272 文献标识码：B 关键词：文档；I Lf~- 章 【 怍；衔接 一A s 山 J．i¨I ^IILI 山l l 】| M l … l^n HANt ( 1… 1l J —I畸 0 recordsm蚰雄啪臼tm~lL．al ； I收稿日期：21111—03 02 现代文秘工作和 档案管理工作的规范衔接 张春有 (匡城高等专科学校，山西 运城 O440OO 现代文秘工作对领导着决策水平和单位的工作效 面存在着诸多不规范现象： 率起着举足轻重的作用 做好现代文秘工作，并使之和 1确纸不遗标．装订不规范 档案工作规范衔接，不仅在当前乃至今后都具有十分重 《格式》规定公文用纸一般使用纸张定量为 60 要的意义 根据《中华人民共和国档案法》(以下衙称 — 8O m 的胶版印刷纸或复印纸 型号为国际通 《档案法》)和今年 1月 1日起施行的《国家行政机关公 用的^4型。裴订要求左侧订，不漏页，无坏钉、不脱 文格式》(以下简称《格式》)及《国家行政机关公文处理 落，不散页装订．后背平整 但长期以来，公文用纸很 办法》(以简称《办法》)，本文试就现代文秘工作和档案 少注意克度要求，常因其纸张质量蔗、耐折度低．以至 管理工作规范衔接问题 谈一些粗浅的认识和看法。 于保存时闸不长便开始发黄。而且相当一部丹单位的 现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公 公文还在继续延用过去 l6开型纸，即使同是16开，有 文 公文堪称文秘工作的主要产品，档案主要来源于 时大小也不一 印刷装订中，掉页 诵页、压字、钉脚不 公文 公文足档案的前身．公文质量的好坏直接影响 齐等问题时有发生，使公文的严肃性、美观性和档案的 着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有 完整性都受到～定影响： 高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理 2版记不垒面 附件不规范 公文的基础之上的 可见，现代文秘【作是档案管理 版记是文书部门和档案部门相互衔接．顺利实现 工作的前提性基础性工作，它们是一个整{奉的两个方 文档一律化 的一个重要标识～而日常文秘工作中常 面，紧密联系，又相对独立 常不被重视，只有主题词而无抄送抄发单位者有之，不 随着现代科学技术．特别是计算机嗣络技术的发 标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记者有之，尤 展，档案界提出了“文档一体化”管理模式，便是这种 其是主题词的选用不准确或自拟自编更给文件归档拟 ” 一 体两面”关系的实际反映和科学应用：所谓“文档 写案卷标题造成困难，增加了“文档一体化”的操作难 一 体化”，就是从文秘和档案工作的全局出发 在公文 度。《格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行 生成制发副归档管理的垒过程，使用 文档一体化 计 的公文制发中，有些单位却不能正确处理，有的不标识 算机管理系统，一次输^ 多次输出，从公文产生到运 “附件”二字，有的 附件”字样标识不当．正文和附件的 转的每一个环节 L，特别是在公文向档案转化的关键 名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和 环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成 排列序号，附件和正文难以对号^座等，也严重影响着 一 体化 管理一体化，利用 体化，规范一体化，