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科研院所转制型企业科技档案管理工作初探摘要：科研院所的转制是我国科技体制改革的重要内容，转制后的科研院所的科研管理方式、手段随之改变，科研管理方式的变化对科技档案管理也产生了一定的影响。在科研活动中如何加强科研档案的管理，如何积极综合利用档案资料为科研工作服务成为工作的重点。 关键词：转制；科研档案管理；四同步；信息化 科研院所的转制是我国科技体制改革的重要内容，毫无疑问，也是在科技体制改革的推动下开始的一个“自我革命运动”。2003年，按照江苏省委、省政府的要求，江苏省苏微微生物研究有限公司完成了从应用型科研机构向股份制企业的转制。随着科研体制改革的实施，研究、开发活动已变成市场行为。其所承担的课题来源严格按技术合同制执行，国家下达项目也实行面向社会公开招标和签订承包合同的办法。其基本收入的主要来源是通过承包国家计划项目、接受委托研究、咨询服务为社会创造经济效益的过程中获得。转制后的科研院所的管理工作范围已不再局限于该单位的科研工作，而逐步扩大到与企业、与外单位合作工作的管理。为此，科研管理方式、手段将随着研究机构转轨、转制而改变，科研管理方式的变化对科技档案管理也产生了一定的影响。 科研档案是指在科学研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是一项重要的信息资源和知识宝库，是国家的宝贵财富。因此，在科学技术研究活动中应加强科研档案的管理，树立积极利用档案资料为科研工作服务的档案观显得尤为重要。 一、当前科研档案管理中存在的问题 （一）归档难，归档材料不齐全 根据国家科委和国家档案局颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》第七条的规定，科研文件材料经归档转化为科研档案的内容和种类有：一是科研准备阶段文件。科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同、基金申报文件、研究计划等。二是研究实验阶段文件。各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件、计算机软件和课题阶段总结等。三是总结鉴定实验阶段文件。工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。四是成果和奖励申报阶段文件。成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。五是推广应用阶段文件。推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。六是其他有关文件。目前，科研项目归档材料不全、质量不高的问题显得尤为突出。一方面是由于课题研究过程中由于某些程序的省略而有一些材料根本没有形成，这是客观原因。另一方面就是科研人员对科研项目档案工作的重要性认识不足。有些研究人员重视科研过程、成果的形成及由此带来的现实需要，而轻视科研项目档案的归档工作。科研人员对科研成果倍加珍爱，为方便今后深入研究查考之需，或对自己的成果能否得到有效保护存在疑虑，部分科研人员不愿将科研材料示人。一部分科研人员将科研成果视为个人财富，忽视了该成果中单位、领导及同事的集体劳动的作用，人为地封锁关键性科研材料，以至造成科研材料归档不全或缺少核心材料，使归档的科研档案质量不高。 另外，在科研机构改革中，新的研究模式是科研机构、高等院校与企业相结合，研究开发与生产相结合。实施“产学研联合工程”以来，企业、高校、科研院所的科技合作开始向全方位、多模式、深层次、规范化方向发展。合作、共建模式给科研单位形成了新的科研管理模式，对科研档案的收集更加困难，涉及到很多关联的单位与科研工作者，协调起来也相当麻烦。往往是一个课题结束后，直到鉴定评审时临时性地把材料东拼西凑，应付了事，最终是该课题从头到尾的原始材料没有一家单位能完整地拿出来。 （二）纸质材料多、电子档案少、档案室设备简陋等问题，不能有效地开发和利用科研档案材料 于是，在科研档案管理中出现了四多四少现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了科研档案的收集、整理工作，以及科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。就江苏省苏微微生物研究有限公司而言，目前的科研档案管理难以适应新时期档案工作的需要，特别是档案管理目前还停留在手工管理上，档案信息化建设相对滞后，档案数据库建设、电子文件归档管理工作力度还不够。 （三）利用率低 科研档案的实际价值不能充分体现，科研档案的利用率无论在利用人次还是利用卷次上都远远低于其他类档案。一方面是由于部分科研档案归档不全，归档材料质量不高，利用价值不大；另一方面是由