剖析公文写作(公文格式).ppt

7.附注 公文如有附注，在成文日期下居左空2字加圆括号标识。附注一般是对公文的发文范围、联系方式、使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行文的“此件发至县、镇级”、“此件可上报”等等。附注不是对公文内容作出解释或注释，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 * 1. 主题词 2. 抄送机关 3. 印发机关和印发日期 （三）版记 * 1.主题词 主题词是用于提示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词，公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责人制定和发布。主题词分为主表和附表两大部分，主表按公文的性质、职能分为13类，附表按行政区域分为两类。词表分为三个层次：第一层 * 1.主题词 是对主题区域的分类，第二层是类别词，即对主题词的具体分类; 第三层是类属词。第一层和第二层统称为主题词。词表中主题词共有1049个。 标注主题词要注意如下几个问题： 一是一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词，但不得少于两个; 二是标引的顺序是先标类别词，再标类属词，在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词（即文种）; * 1.主题词 三是如一份文件有两个以上的主要内容，就先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引; 四是根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引; 五是当词表中找不出准确反映主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引，同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。 * 2.抄送机关 抄送机关是指主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，抄送机关和主送机关一样，应当使用全称或者规范化简称、统称。同一性质、层级的抄送机关用顿号隔开; 不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。 除非有特殊要求，抄送机关应按规定进行排序：同属市机构的要按市政府机构的顺序排列; 同属各县（区）的，按规定的排列顺序进行排序; 市政府机构与县（区）级同时存在的，要先各县（区）后市政府机构的排列顺序排列; 各种性质的机构同时存在的，要按党、政、军、群的顺序排列。 * 3.印发机关和印发日期 印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置。印发机关左空1字，印发时间右空l字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。 印发机关统称机关办公厅（室）或文秘部门。 * 公文格式 文字从左至右横写、横排，应当使用规定的字体和字号。 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 * * * * . 公文格式 公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。组成公文的要素分为: (一) 眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首; (二) 主体 置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体; (三) 版记 置于主题词以下的各要素统称版记。 * 眉首 主体 版记 * （一）眉首 1. 秘密等级和保密期限。 2.紧急程度。 3.公文机关标识。 4.发文字号。 5.签发人。 紧急程度 * 1.秘密等级和保密期限 公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字; 如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 * 3.紧急程度 公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行; 如需同时标识秘密等级、保密期限与紧急程度时，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。 以上所介绍的公文份数序号、秘密等级、紧急程度的标识方法不适用信函式的公文。 * 4.公文机关标识 公文机关标识就是人们通常所说的“红头”。一般由发文机关全称或规范化简称后加上“文件”，如“惠