物业公司如何构建实用有效的信息管理系统.pdfVIP

物业公司如何构建 实用有效的 信息管理系统● ◎孟连营赵勇 尽管信息管理的思想受到了业界的广泛认同，政 物业管理中的信息量非常大，业主信息、住宅楼 府也对信息化进行了积极的倡导．很多物业公司都参 宇信息、员工信息、工作值班信息等等，传统的物业 与了实践，但物业服务企业的信息化却没有取得很大 管理中文字记录大多采用的是纸质文件，造成了大量 的进步。而更令人担忧的是．对信息化把握的偏差不 的重复工作，不仅降低了效率，而且还不能保证数据 仅给物业公司造成了很多不必要的资源浪费，甚至对 的可靠性。信息化管理则可以完全避免这个问题，信 公司将来的良性发展形成了一种无形的障碍。造成上 息系统采集的数据可以重复利用。2005年12月中移 述情况的原因主要有以下几个方面：计算机硬件技术 物业联合会的业务评比中．其中有一项是要检查近几 不够成熟；网络技术不够普及；对信息化的浮浅了解 年的值班记录。采用传统的值班记录方式的公司几年 和对物业管理工作的流程体系的认识误区。物业公司 的数据需要用小推车搬运，人工分类统计的工作量就 如何构建一个实用有效的信息管理系统，是目前物业 可想而知了。而天津中移公司由于往年的值班记录全 公司管理层面临的主要问题。 部采用信息化记录，往年的数据全部在～张光盘上， 一个人在很短的时间内就完成了所有的数据分类汇总 一、信息化在现代物业管理中的作用及 统计工作。 优点 (二)信息技术能为物业服务企业提供优化管理 信息化实际是一个借助计算机、网络等硬件设 流程、业务流程的平台，有利于物业服务企业管理的 备进行信息的采集和处理的过程，采集的信息包括 科学化、服务的专业化和组织结构的扁平化 员工的基本信息、工资信息、公司的收入支出信息、 信息化对物业管理带来的不仅仅是工作效率的提 设备的基本信息、维修记录，值班记录，仓库的出入 高，而且对物业服务企业结构影响更为深刻。应用信 库等等信息。物业企业管理者由于信息获取途径上的 息技术，物业服务企业可以将企业优秀员工的个人管 主观客观等原因，获取的信息常常存在偏差，如何消 理知识与业务技巧转化为企业的管理知识积累，融入 除这些偏差一直是管理者关心的问题。一旦建立了这 管理流程、业务流程通过程序固化下来，更重要的是 些信息的采集系统，通过信息系统采集的原始数据能 为企业管理和运作注入了规范，精确、效率和自我学 够最大限度地消除管理者在信息上的偏差。同时借 习的因子，使企业积累的专业知识越来越丰富，企业 助于计算机的计算功能，把这些信息进行分析处理， 所提供的物业管理服务也将越来越具有专业性。物业 这些分析处理的结果必然成为管理者进行重大决策 服务企业日常工作的管理流程、业务流程不断优化， 的依据。 同时也会促进物业服务企业通过机构精简，部门合并， (一)信息技术能大大方便物业管理企业对信息 工作流程纵向和横向的整合，提高工作效率等向组织 的管理和使用，降低成本，提高工作效率 结构扁平化、服务精细化、管理科学化的转变。 1158 (三)卓越的信息技术应用能力将成为物业服务 三、信息化软件的设计’ 企业高品质的无形资产，是物业公司的核心竞争力， (一)软件的模式选择 在目前激烈的竞争中保持竞争优势 信息化软件是一个分布式的系统，分布式系统有 信息化可以为物业服务企业提供恰当的经营管理 两种模式：c／s(客户端／服务器)模式和B／S(浏 模式，以客观的手段强化企业以及员工的管理意识和 览器／服务器)模式。目前比较流行的是采用B／S 管理行为，从而增强员工的团队合作精神．使企业依 模式，即浏览器／服务器模式。 照制定的管理模式实现良性运行。同时