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论目前电子文档工作中面临问题及解决对策[摘要]当前，想要做好电子文档的相关工作，就要更新，促发展，档案相关人员要不断的充实自己的知识储备，使自己不断提高，这样才能够适应信息技术和档案事业的发展，适应时代的发展。 [关键词]电子文档;特点;区别;问题;解决对策 电子文件与传统的办公条件下产生的纸质文件相比具有独特的优越性，它对文件信息传递、数据共享提供了极大的便利，在很大程度上提高了办公室工作的质量和效率。但是，如何加强电子文件的归档管理，这是目前办公自动化过程中急需解决的一个问题。 一、电子文件的特点 1．现在的电子文件已经得到了迅猛的发展，已经不再是以前的纸质文件形式了，那么其阅读方式就与以往有所不同，是需要借助现代办公设备来进行阅读的；现代办公设备可以直接快递的去处理；电子文件目前不受时间和距离的控制，完全是可以共享的，其处理方式也和以往有很大的不同，不像纸质文件那样，处理起来很麻烦。 2．目前电子文件、办公自动化的广泛应用就出现了无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，人们可以根据需要随时对文件信息进行复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。 3．电子文件对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。而电子计算机软硬件技术的不断更新换代，使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。 二、纸质文件与现在发达的电子文件的不同之处 1．纸质文件形式是有很多弊端存在的，例如其一旦成型，那么所包含的内容和形式特征就不会或者很难发生变化，纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，人们可从这些信息上确认文件的原始性。 2．电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。 3．电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的人拷贝到不同的计算机保存起来。 三、目前存在的问题 1．原稿被忽视，随意遭删改 许多单位对草稿性的电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使其原始性欠缺，失去了归档保存的意义。 2．归档程序不明确 目前，有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，电子文件容易遭到破坏，甚至全部丢失；以软磁盘作为电子文件存贮的介质，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此，极不安全。 3．归档不鉴定，真伪不辨别 有些单位只是将计算机上所有的文件简单地存到光盘上，就算归档了。一方面，达不到存真去伪、存精去杂的目的；另一方面，使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精练的档案材料之中，给归档管理带来诸多不便。 4．人员素质低，专业人才缺 从目前情况看，档案人员有相当一部分素质偏低，缺乏专业技术知识，尤其是缺乏档案管理和计算机信息处理技术，未能让先进的计算机设备充分发挥作用。 四、治理对策 1．电子文件的安全保护刻不容缓控制电子文件操作者的权限 防止不相关人员对电子文件系统的非法访问。保管电子文件的计算机由专管人员负责双重密码，设置开机和系统两级密码。非网络传播病毒一般是通过软盘和光盘传播的，所以我们应安装病毒卡及防火墙。及时升级、定期检查。不预览邮件，遇到可疑邮件马上删除。 2．建立健全制度 加强人员培训加强制度建设是保证电子文件真实性、完整性的有效手段。单位领导要充分认识到电子文件归档已到了势在必行、迫在眉睫的关键时刻。要建立健全机构，根据本单位实际情况。制定岗位职责制和电子文件归档的各类规章制度，层层抓落实。使电子文件的起草、审改、定稿、签发、接收、承办、归档都有章可循。一份电子文件有时往往跨越多个部门。要加强各级各类档案人员、各部门文件保管人员的继续教育，提高技术素质和职业道德教育，电子文件管理部门要适应角色转变，除了熟悉掌握档案从收集到利用的整套工作序。还要能熟练掌握计算机操作技能，保证归档文件质量。 3．保证电子文件的真实性 电子文件形成后因载体和格式的转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证明文件内容没有发生变化，它的真实性就无从确认。因为跟踪记录具有原始性。可以为电子文件的真实性提供可靠的依据。所以必须从电子文件生成过程中每个环节开始严密监管。对各项操作全过程进