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关于高职院校科研档案管理几点思索[摘要]高职院校的科研档案，一定程度上代表着高职院校的教学科研水平和办学实力，随着高职院校教育教学改革的不断深入，科研档案管理工作的重要性日益突出，存在的问题亟待解决。论文分析了高职院校科研档案管理存在的问题，探讨了如何加强科研档案管理，以期指导实践，为科研档案管理提供参考。 [关键词]高职院校　科研档案管理 [中图分类号]G27　[文献标识码]A　[文章编号]1006-5962(2012)03(a)-0128-01 高职院校科研档案，是指在教育教学研究及自然科学技术研究活动中形成的档案，包括具有保存价值的文字、图表、声音、图像等载体材料，记载和反映了科研活动的过程与结果，一定程度上代表着本院校的学术水平。但由于大部分高职院校发展历史短，且将大部分精力用于校园基础设施建设和提高教学水平和办学实力上，往往容易忽略科研档案的管理和规范，使得科研档案管理存在一些亟待解决的问题。 1 高职院校科研档案管理的意义和作用 科研档案与科研工作密不可分，相辅相成，能够互相促进。高职院校既是培养生产一线技能人才的场所，又承担着教学科研活动的重要任务。科研档案是教学、科研知识资源的存储载体，记录了高职院校历年来科研活动的过程与结果，具有必不可少的参考价值。与此同时，科研工作的不断发展也为科研档案提供着源源不断的信息，使得科研档案日益完善。 2 高职院校科研档案管理存在的问题 (1)科研人员意识淡薄，对科研档案管理的重要性认识不足。许多高职院校将大量的精力集中用于校园基础设施建设与提高教学质量和办学实力上，忽略了科研档案管理工作。部分科研人员不重视科学研究过程中档案资料的积累，而部分高职院校的科研管理部门也只重视课题的立项率、结题率，单纯地追求课题立项数量和获准经费，从而使得大量的科研档案严重流失和遗漏，一定程度上造成科学研究无记载或科研档案不完整。究其原因，还是因为科研人员重研究轻归档，对科研档案工作的重要性认识不足。 (2)高职院校科研档案管理制度不健全，职责不明确。目前，多数高职院校的科研档案管理制度，基本上都是根据《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等法规，结合本院校实际制定的。但在实际操作过程中，科研档案管理制度大多落实不到位。不少高职院校的科研管理部门和档案部门之间缺乏沟通，科研管理部门只重视课题立项、获准经费及成果管理，不重视科研档案管理。另外也存在院校专门负责档案管理的部门又因为远离科学研究和管理一线的问题。 (3)高职院校科研档案缺乏完整性科研档案的归档意识淡薄导致一些科研人员不重视在研究过程中文件材料的形成与完整积累，造成了科研档案的不完整。当科学研究进行到一定阶段或课题结题以后，本应及时整理过程中形成的文字、图像、声音等材料，进而分门别类进行归档，可是当课题在申报或结题完成后，研究材料便被搁置起来，时间一长，或因为其他工作就会被完全忽略，甚至沦为一堆废纸，致使科研档案不完整。还有一些科研人员不了解科研档案的管理方法，归档不系统、不分类、不标注，有的缺开题报告，有的缺论证过程，有的缺调研报告，有的缺结题报告，造成了科研档案的遗漏，导致科研档案不完整。 3 如何加强高职院校的科研档案管理 (1)强化科研档案管理意识，提高科研档案管理人员的主动性和积极性。科研档案管理意识的强弱，事关科研档案管理人员工作的主动性和积极性，是科研档案得以完善的基础。因此，强化高职院校科研人员的档案管理意识尤为重要。高职院校负责档案管理的部门要经常向学校领导汇报科研档案管理工作，让科研档案管理档案意识深入人心，使大家认识到科研档案管理工作的重要性，形成人人重视科研档案、人人参与科研档案的良好氛围。 (2)完善科研档案管理制度，促进科研档案工作的规范化和制度化。科研档案管理应始终坚持做到及时、完整归档，避免因时间拖延导致的档案材料流失。与此同时，高职院校也应集中统一管理，明确从事科学研究的教师及科研管理人员在科研档案工作中的职责，建立行之有效的科研档案归档制度和模式。 (3)强化科研档案管理队伍建设科研档案管理工作的重要性，要求科研档案管理人员要有较为广博深厚的档案管理知识，如需掌握档案学概论、档案管理学、科技档案管理学等基础理论知识。除此之外，科研档案管理人员还要结合高职院校科研工作的实际情况，完全熟悉本校各级各类科研课题的基本情况，并不断扩展知识领域，优化知识结构和能力结构，掌握国内外先进的科研档案管理方法，增强科研档案工作服务能力。 (4)创新档案管理工作模式科研管理部门要与时俱进，创新科研档案管理模式，做到档案理论创新和机制创新。继续推进文书立卷的改革，普及和贯彻执行《归档文件整理规则》这一档案行业标准。还要加强科研