RL-09人事信息档案管理制度.docVIP

深圳市创新智慧港有限公司 编 号：RL-09 版 本：1.0 生效日期：2016-09-01 管控体系文件 人事信息档案管理制度 编 制： 审 核： 批 准： 版本修订记录 序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注 目 的 确保公司员工信息档案的准确性、完整性，提高人事信息管理效率。 适用范围 适用于创新智慧港有限公司，其他全资和控股项目公司参照本制度执行。 职 责 行政人事部：负责人事信息档案的收集、归档、保管、借阅等管理。 各部门/个人：配合公司人事档案的收集和归档工作。 管理规定 文书信息档案管理 员工信息归档范围 公司为每位员工建立一份内部工作档案，该档案包括以下资料： 项目 具体内容 个人基本信息 职位申请表、员工履历表、个人简历、身份证、户口簿、学历/学位证书、学历/学位证书验证证明、职称/执业资格/职业资格证书、原单位终止或解除劳动合同证明复印件。 录用审批资料 录用审批表、录用通知书、面试评审表、体检表、员工转正审批表、试用期工作总结、劳动合同文本。 绩效管理资料 年度绩效成绩表。 内部调配资料 内部调动审批表、内部调动通知书、内部调动交接表、任职资格升降审批表、人事任命文件等。 奖惩资料 在公司内外部受到的奖惩证书或文件复印件。 其他资料 合同续订意向书、合同续订审批单、辞职申请报告、离职（退休）手续办理凭证及个人相关重要文件资料。 员工信息变更 员工个人信息变更 员工个人信息有变化时应立即报备行政人事部。未按要求及时报备的，由员工承担由此产生的一切责任。应报告的信息变更内容包括： 个人状况（姓名、身份证明等） 婚育状况 工资账号 户籍、住址、通讯地址、联系电话 意外或紧急情况下知会人 最高学历、学位、专业技术资格 其它个人重要信息 员工工作信息变更 工作信息项如任职公司、岗位、绩效信息、薪酬信息、人员调配信息等由公司负责维护。 员工资料归档及管理 项目 具体内容 归档资料 包括员工个人上述所有资料，归档的文件须提供原件，由档案管理人员现场扫描及复印，传真件不作为档案原始材料；归档的文件材料须字迹清楚工整，纸张及文件格式要符合规范。 归档时间 员工初始材料在员工入职5个工作日内归档，后续材料在领导审核审批后5个工作日内归档。每月定期自查、整理、维护。 建立档案盒（夹） 将员工个人信息资料归类保存在各自档案盒（夹）中。 档案编号 按工号顺序排列，专人专号，若有员工离职，新进人员不得填补其工号，保证人事资料的完整、连续。 超期档案 离职员工档案原则上应该保存2年，超期档案由行政人事部集中统一处理。 一般文档管理 行政人事部文件 行政人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，每年度按内容类型、依成文时间编号装订成册。 行政人事部工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由指定专人管理保存。年终根据内容价值酌情归档。 薪资福利类保密文件由公司领导指定专人建档保存。 公司文件 公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入册保存，年终编排目录，装订成册归档。 外部文件 国家和市政府有关部门（人力资源和社会保障部门）的发文，社会公开资讯等，可作为公开业务资料共享并装订。 电子信息档案管理 员工信息库 人事信息库反映所有员工的信息情况，包括员工姓名、性别、出生年月、籍贯、身份证号码、学历、专业、毕业院校、婚姻状况等个人情况，以及现部门、入职时间、职务状况、先后工作岗位等入职后资料。 人事信息库实时更新，使员工情况一目了然。 后备人才信息库 公司层面建立经理人后备人才库 每年第一季度进行后备人才信息库的维护和完善。 后备人才信息在日常管理中发生异动情况及时更新。 定期编制后备人才分析报告，包括后备人才数量、学历结构、年龄层次、职业发展、调任情况等。 各类人事台账 考勤休假台账：由主管人员负责收集、统计、整理考勤休假资料凭证，建立员工考勤及各类休假台账。 工资福利台账：由劳资主管人员负责建立员工月度工资总额台账、年度工资总额汇总表、人工成本信息报表。 人员信息变更：由人事主管人员负责更新人员结构表、人员调动表、人员增减表、员工信息采集表、年度员工名册等。 收发文件台账：由人事主管人员负责建立部门收发文件台账。 劳动合同台帐：由人事主管人员负责建立员工劳动合同订立、变更、解除、终止管理台账。 以上台账每季、年报备1次。 借阅与保密要求 文件档案保存在指定的档案室中，由行政人事部指定专人进行保管。 电子档案保存在指定的电脑中，由行政人事部指定专人进行保管。 人事信息