档案数据库的质量控制.pdfVIP

档 案 数 据 库 的 质 量 控 制 王丽曼 （黑龙江省投资服务中心 黑龙江 哈尔滨 ������ ） [摘 要]档案数据库是档案信息资源建设的主流组织 形式，通过构建档案数据库标准体系及主 要基于该体系构建 的质 量控制体系，为档案数据库的建设提供具有实践意义的指导。 [关键词]档案数据库；结构；质量 档案数据库是档案信息资源的高级组织形式，是适应当今信 3、档案数据库结构的设计 息化技术和管理需求的最佳形式，作为档案信息资源一个组成部 档案数据库系统选定之后，接下来的关键步骤就要 设计合理 分。它起着举足轻重的作用。因此，影响档案数据库质量的因素也 的档案数据库结构，它对系统性能的好坏起着决定性的作用。在设 必将从整体上制约着档案信息资源的质量。只有将档案数据库的 计的过程中要充分考虑其可行性和实用性，除了要采用 先进的科 质量控制好，才能构建高质量的档案信息资源，从而加快档案信息 学技术和管理手段外，更重要的是要立足档案信息资源的特点，不 化的进程。 能片面追求数据库的功能而忽视档案的特性。众所周知，数据库系 档案信息数据库建设，意味着在信息社会中档案管理工作开 统的响应时间随着库 内记录条数和字段数量的增加而降低，而记 始涉及各类相关的技术问题，档案工作开始大规模引进现代技术。 录的数量多少与档案分类标准有关。分类中的档案数量越少，系统 从长远看，档案信息数据库建设的发展就是档案信息化建设的推 响应越快，详细划分档案的类别可以减少每一类档案的数量，但分 进，其间涉及数字档 案信息的形成、收集、归档、整理 、鉴定，存储、 得太细又会给用户的查找带来困难，大多数用户对档案 的分类还 保管、保护，检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。档案信息数据 不是很了解。同样，字段长度太短，档案利用比较困难，因此在设置 库建设将对相应的档案管理工作产生各种影响，使之在一定程度 前需要仔细分析每个字段的长度，力求简单实用。综合考虑档案用 上发生某些变化。 户的实际需求和系统的实时性，找出两者最佳的结合点。 怎样建设系统性能高、效益好的档案数据库，是档案数据库建 4、档案数据库的安全 问题 设的关键，也是保证档案数据库质量的重点。笔者主要从以下几个 档案数据库的网络化的应用，也为其带来了传统档 案信息资 方面进行探讨： 源管理时没有的安全性问题。档案信息易于修改而不易被发现，且 1、定位档案数据库，按标准体系进行档案数据库的统筹规划 容易受到网络黑客和计算机病毒的入侵，安全如果不能保证，档案 建设档案数据库。首先要明确建设什么样的数据库。明确建库 数据库的质量也就无法保证。近年来信息系统的安全技 术 日臻成 的 目的和要求。从总体上对档案数据库进行定位，这样才能有的放 熟，档案信息资源也属于信息资源的范畴，因此，可以相互借鉴，如 矢，从而进行具体的、细节的规划。档案数据库的定位也就直接影响 数字加密、身份认证、数字签名、PKI 认证技术等。但无论综合运用 了数据库建设的规模、成本、性能和效益等。所 以首先要抓住这个基 多少种信息安全技术 ，信息安全隐患依然存在，所 以，在档案数据 本出发点。其次，应当采用标准体系来进行档案数据库的综合质量 库的建设过程中和动态的管理过程中都要进行安全防范。 控制。目前我国国家和行业标准中尚无直接针对档案数据库建设的 5、档案数据库的质量控制 标准，而是间接分散在指导类和操作类标准中。有的地方档案部门 档案数据库质量 问题是 目前档案数据库建设中亟待 重视和解 自主开发了各 自的数据库结构标准，但标准之间的差异很大，有成 决的关键问题。由于档案数据库是包括档案实体信息、管理