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科技档案信息在新形势下的保密与开放利用 　　[摘要] 随着经济建设的飞速发展，科技档案保密与开放利用的重要性日益突出。必须准确把握保密与开放利用的关系, 做好档案开放利用中的保密工作，加强利用过程的管理与监督，确保档案的完整与安全。 　　[关键词] 科技档案 保密 开放利用 　　 　　科技档案是各项科研活动的真实记录，是科学技术资源储备的一种形式。随着经济建设的飞速发展，科技档案在科学研究和现代化建设中发挥着越来越大的作用，科技档案利用对象和服务领域已由原来局部的、单一的变为全方位和广角度的，人们对档案公用性和开放性的需求越来越迫切，科技档案保密工作也面临着由传统的保密观念向现代保密理念转变的挑战。如何解决好科技档案利用与保密的关系，寻求一种既能保护技术持有者权益，又能综合利用科技档案的方法，使科技档案在经济建设中发挥更大的作用，已成为新时期科技档案保密工作重要的研究课题。 　　 　　1 准确把握档案保密与开放利用的关系 　　 　　在档案开放利用工作中，保密与利用的关系最难以把握和处理。一方面，利用者总是希望自己的查档需求能够得到最大限度的满足；另一方面，工作人员必须在严格遵守保密规定的前提下开展服务工作。因此，正确认识和处理科技档案保密和利用的关系对当前开展科技档案开放利用工作具有重要意义。 　　1.1 档案保密与利用的辨证关系。科技档案的保密和开放利用，是档案工作的两项重要内容。档案保密，是对在一定时间和区域范围内带有一定技术性和机密性的内部信息保守秘密，在特定的时期内限定其阅读、利用的范围；档案利用，是为了充分的开放利用档案中的信息资源，发挥科技档案在社会、经济和科学技术中的作用，促进经济建设和科学技术的发展。从根本上说，“科技档案管理中的保密与开放是对立统一的辩证关系”[1]，档案保密工作应以方便利用为原则，不能只强调档案的保密性而不考虑利用，同时，也不能只图利用的一时便利而忽视保密性。利用与保密关系的实质，是在兼顾利用和保密上得到统一，以保证档案的长远利用。 　　1.2 正确处理档案的保密与利用??科技档案的开放利用并不是随心所欲，禁门洞开，而应根据有关法规有组织、有计划地进行。《保密法》确定的“积极防范，突出重点，确保国家秘密又便利各项工作”的基本方针，就是处理科技档案保密和利用关系的基本原则。这一原则对科技档案利用中的保密工作具有重要的指导意义和借鉴作用，为正确处理档案保密与开放利用的关系提供了依据。由于传统保密观念的影响，科技档案在日常工作中普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，许多具有很高研究和使用价值的科技档案长期闲置，造成档案信息资源的极大浪费。档案利用是档案工作的生命线，也是档案事业兴衰的所在，必须“在保密的前提下开展利用”，“在利用的基础上加以保密”[2]。最大限度地发挥、挖掘科技档案价值，既重视其载体的保密防护，更重视其所含信息的开放利用，做到保、用结合，保而不死，用而不乱，使科技档案得到充分合理的利用，实现信息资源的共享，以适应经济社会发展的客观需要。 　　 　　2 做好档案开放利用过程中的保密工作 　　 　　在激烈的市场竞争中，科技档案已成为竞争各方觊觎的对象。保护好自身的科研成果，就保证了自身在今后市场经济活动中的竞争地位，因此，要在有效提供科技档案开放利用的同时严把保密关。 　　2.1 完成档案开放利用前的准备工作。开放利用档案首先要做好基础准备工作，一要做好档案案卷的分类整理。利用原始档案文件进行系统整理，对涉密档案和非涉密档案进行认真划分和鉴别，做到分类科学、组卷合理、编目清楚、摘要准确，确保开放档案案卷的内在质量；二要建立健全档号，以适应开放后检索与管理的要求，并组织好必归应归的所有一手资料，保证归档时不失密；三要编制更加快捷的检索工具，如基础性、专题性检索工具及文字叙述性检索工具等，实现被利用档案检索途径的多元化；四要对珍贵、重要的档案，采取抄录、复印、拍照等形式进行复制，制作好档案副本，进行信息化管理，同时提供更加独立的阅览空间等。 　　2.2 审查确定档案的开放与控制范围。保密的核心在于内容与时效，保密内容的密级层次也影响着交流利用的层次。为科学而准确地区分科技档案利用的层次、判定档案的开放与控制使用范围，档案开放前的审查工作是一项必不可少的重要环节。首先，档案专业人员根据标准，对开放期限内的科技档案逐件进行鉴定，初步判定开放与控制使用范围；其次，由有关专家委员会结合有关规定及档案专业人员鉴定情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终由相关领导决定科技档案的开放与否。 　　2.3 做好档案的划控和解密。拟开放利用的科技档案，须先进行划控和解密工作。凡控制使用的科技档案都应在卷皮和卷背上加盖“控制”的戳记，与开放档案区别开，并列入控制使用的范围。《保