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西安香格里拉酒店采购业务内部控制改进 第二章西安香格里拉酒店采购业务特点及内部控制现状分析 2.1香格里拉大酒店（西安）有限公司概况 总部设在香港的香格里拉酒店集团始于1971年，第一家香格里拉豪华酒店在 新加坡成立。目前，117家香格里拉酒店遍及亚太、北美和中东地区。此外，在 奥地利、加拿大、中国内地、法国、印度、菲律宾、卡塔尔、塞舌尔、土耳其及 英国还有多家香格里拉酒店正在兴建之中。从1971年新加坡第一家香格里拉酒店 开始，香格里拉酒店集团就以香港为大本营，不断向国际迈进。今日香格里拉酒 店集团成为亚洲最大的豪华酒店集团，且被视为世界最佳的酒店管理集团之一， 在无数公众和业内的投选中，均获得一致的美誉。 香格里拉酒店集团旗下，于2007年9月16日开业的香格里拉大酒店（西安） 有限公司是西安著名的高新技术开发区内的五星级豪华酒店，酒店主楼高20层， 附楼高3层，客房总数386间（套）。从西安主要的跨国企业到最高档的购物和娱 乐设施，一切近在咫尺。酒店距西安国际机场仅30分钟车程。从酒店前往西安最 著名的中国特色旅游景点，如兵马俑博物馆和西安令人惊叹的城墙，也十分方便。 西安香格里拉大酒店拥有四间风格迥异的餐厅和酒吧，最大1800平米、设施完备 的会议和宴会设施为您随时提供殷勤周到的服务。健身中心、游泳池、各式的休 闲、健身设施以及豪华的水疗中心定能带您重拾身心宁静、肌体平衡的完美感受。 西安香格里拉酒店自2007年开业以来宾客纷至，每天接待大量的国内外散客 与旅行社团队，每年的春秋旅游旺季酒店客房入住率几乎天天达到100%，经常 出现一房难求的局面。西安香格里拉酒店在机遇与压力下不断提升自身服务品质， 其经营特点体现在以下五个方面： (1)业务呈周期性变化。酒店往往受地区旅游业影响，经营呈现出周期性的 特点，在需求旺季，酒店的大部分甚至所有的房间全被住满，房价居高不下，酒 店也因此收益颇丰。可当旅游旺季结束，淡季来临时，客房入住率直线下降，酒 店往往需要节约开支以降低经营成本。对于酒店收入的这种周期性变化和波动， 酒店管理者往往无能为力。 (2)全年无休对外营业。一年有8760个小时，酒店每天24小时都对外营业， 这是许多行业部无法做到的。例如，酒店的宴会厅刚在晚上9点结束一个晚宴， 又得开始筹备第二天早上7点的自助早餐。还有酒店在客人高入住率的情况下， 服务人员就得不停歇的为客服务，而且在不影响服务的情况下，工程部还必须对 酒店关键设备进行维修。在酒店里，房间和餐厅的服务每天24小时不间断，会计 部门每天还必须对酒店应收账款进行核对，所以说酒店是一个“永不关闭的小世 界”。 (3)不可预知性的业务量。由于酒店本身的特点，酒店入住率和服务人员数 量这两个不确定性使得酒店管理变得不可预测。酒店很难准确地预测出某晚将住 店和将离开的客人人数，而员工的人数是由酒店客房出租率决定的，也就是说， 酒店需要根据客人入住率合理地配置为客服务人员。 (4)服务是无形的。一个人在购买实体货物时，可以从外观上观察并通过实 际使用来决定是否购买，因为这些东西看得见摸得着，所以在购买之前，你很容 易就能辨别它们的好坏。然而，服务就不是这么回事了。服务是否快捷，人与人 的看法不同；服务是否热情，人与人的感受也不一样；而且对于快捷和热情的标 准人们的看法也常常因事而异，个人的品味、当时的心境以及过去的经历全都会 影响其对酒店服务的评价。由于人们的主观性，他们对服务的评判往往也是主观 的。 (5)服务的连续性。酒店的服务不可能一成不变，而且容易发生变化，这是 个人化的服务和酒店行业的性质所决定的。因为服务质量的无形性，而且酒店客 人是当面接受这些服务的，这一点恰与其他一般商品的消费者相反，所以在竞争 异常激烈的今天，需要西安香格里拉酒店时刻保持高品质服务的连续性。 2.2.1西安香格里拉酒店采购部的职能及其与各部门关系 (1)采购部职能 西安香格里拉酒店采购部归属于财务部直接管理，在相关职能部门的配合协 助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保酒店生经营管理活动顺利 进行。采购部在酒店中行使的职能如下： ①建立采购部组织，根据酒店实际情况和发展要求，建立健全采购部的组织 结构，明确职责分工，合理配置职员，提高采购工作效率； ②建立健全采购管理制度体系，根据酒店经营管理要求及各部门采购需求， 制定并严格执行采购规章制度，规范采购流程，监督采购作业； ③采购计划管理，在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购 计划与采购预算，指导采购活动； ④供应商管理，根据采购计划进行市场调研，评审、考核、选择供应商，建 立并完善供应商档案； ⑤采购价格管理，建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作 业与价格谈判，提高采购绩效； ⑥采购合同管