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ERP环境下企业会计档案管理模式思考 　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算与管理过程中形成的专业材料。是记录和反映经济业务的重要史料和证据。随着经济的飞速发展和现代信息技术的广泛应用，会计档案的载体也发生了质的变化，由原来单纯的纸质载体，变为纸质载体和磁性介质载体共存的局面。因两种载体保管和利用方式迥然不同，所以会计档案的管理也面临新的挑战。如何既享受现代信息技术成果带来的便利，使会计档案在管理、利用方面上一个新台阶，又保证其安全完整，成为会计档案管理急待解决的新问题。本文就ERP环境下企业会计档案的管理模式表述拙见。 　　 　　一、ERP实施对会计档案工作的影响 　　 　　会计电算化，是以电子计算机为主的当代电子和信息技术综合应用于会计工作中的简称。是采用电子计算机替代手工记账、算账、报账以及对会计资料电子化分析和应用的现代记账手段。实行会计电算化，是现代化管理和会计自身改革与发展的客观需要，是现代科技发展的必然。 　　企业ERP系统的实施，已经远远超出了传统意义上的会计电算化的范畴。ERP系统实现了企业物流、信息流、资金流的“三流合一”，具有高度集成性的特点，企业内部业务与会计核算实现同步。因此，企业传统的会计档案管理模式已不能适应ERP环境下的会计档案管理的要求。 　　企业ERP系统实施后，对会计档案管理带来的影响主要有以下几个方面： 　　 　　(一)会计凭证的种类和形式发生变化 　　EKP系统实施前，会计凭证全部由会计人员手工录入产生，会计凭证主要包括原始凭证和记账凭证两个类别。ERP上线后。除财会人员手工处理的会计凭证外，还增加了来源于企业的销售、采购、物流、投资等各个管理部门的会计凭证以及系统自动生成的固定会计凭证等，会计凭证的种类大大增加。同时，会计凭证也由大量的实物凭证传递逐渐转变为“电子凭证”的传递。 　　 　　(二)会计凭证、账簿格式的变化 　　ERP系统所提供的会计凭证、账簿打印功能与传统的财务信息系统提供的功能相差较大，从ERP系统中打印出的凭证格式、内容等均与传统意义上的凭证格式差别较大，并且很难在系统中进行调整。因此，EKP实施后，对企业自制原始凭证、记账凭证、会计账簿的格式设计、制取、填制、审核、传递、保管等都提出了新的要求。 　　 　　(三)会计凭证分类归集方式发生变化 　　ERP,系统中对会计凭证按凭证类型进行分类排序归集。而系统中的凭证类型非常多，要求企业对会计档案的传递、收集、装订、归档、查询方法等进行相应调整。 　　 　　二、ERP环境下企业会计档案管理措施 　　 　　为适应ERP实施后会计档案管理的要求，针对ERP上线后企业会计档案管理中面临的新问题。企业应制订《会计凭证打印装订暂行办法》、《会计档案装订规范》等制度，这些制度主要规范以下事项： 　　 　　(一)加强会计稽核，保证自制原始凭证格式的标准化 　　在ERP系统中，与传统模式相比，会计凭证生成的流程发生了很大的变化。传统模式下，财务人员根据原始凭证填制会计凭证，经稽核人员对原始凭证和记账凭证复核确认后。方可记账。如复核中发现错误，会计人员根据复核情况对记账凭证进行修改。而ERP实施后。相关业务人员和会计人员根据原始凭证在ERP系统内直接进行业务处理。系统“过账”保存后，会计凭证即实现自动记账，如果业务处理错误，无法对已“过账”的会计凭证进行修改，只能在系统内进行“冲销”业务的处理，从而产生新的“冲销”会计凭证。因此。为减少因原始凭证不合格造成的错误记账凭证，提高会计核算的质量。保证会计档案的规范。ERP上线后，财务人员的线内、线外稽核工作显得极其重要。提高稽核质量的一个重要方法是将稽核的环节由传统的填制完成记账凭证后提前至进行账务处理前。即规范企业自制原始凭证的管理。加强原始凭证的合规性、合法性的稽核，提高会计业务核算质量。 　　企业按照内控制度的要求，对企业内部的预算审批、项目立项、费用报销、销售报表、价格控制等工作的审批单据进行修订，将内控控制点所控制的有关内容作为审批单据的必报项目，并设置固定的审批人签字栏。未将审批项目应说明的事项填列清楚或未履行完成规定的审批程序，不得办理相关业务。在企业内统一使用规范格式的自制原始凭证，对于规范会计稽核流程，加强会计档案的规范管理起到重要的作用。 　　 　　(二)加强业务台账的管理，保证会计资料的完整 　　ERP上线后，除随会计凭证装订保存的会计核算原始凭证外，还有大量的与会计核算业务密切相关的会计资料，由于受数量的影响，不能与会计凭证一并装订，但这部分资料是会计核算、财务、审计、税务、内控检查所必须提供的资料。为保证会计资料的完整。采取业务台账的形式，按业务内容分别整理归集其他会计资料，如：固定资产卡片、投资