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关于高校档案管理信息化探讨 　　【摘 要】 文章阐述了高校档案管理信息化的作用，分析了现阶段高校档案管理信息化存在的不足，提出了改进措施。要加强对档案信息化工作的统一规划和管理；完善档案信息技术和档案信息制度；提高档案人员的自身素质；优化档案信息化协调机制。推动高校档案管理信息化的发展。 　　【关键词】 高校；档案管理；信息化；措施 　　 　　信息资源是国民经济和社会发展的战略资源，信息产业是经济发展的战略产业，信息技术是当今新兴的生产力。高校不仅是信息的源头和集散地，而且也是最大信息用户群和信息价值的实践者。随着教育管理方式的变化，可以说高校整个教学管理过程都需要大量的信息支撑，借此管理者才能进行科学决策。而这一切都离不开各级档案管理信息化的支持。 　　目前，我们逐步迈入信息化时代，计算机在档案管理工作中发挥的作用越来越大，从20世纪80年代开始应用计算机辅助档案管理，到现在我国已经步入档案管理现代化时期，已初步建成文书档案处理系统。电子文件作为文书档案处理系统的重中之重，其装备水平和应用水平逐步提高。 　　电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。因此，加强档案管理的信息化建设意义重大。 　　一、高校档案管理信息化的作用 　　1、档案管理信息化有利于遗漏文件的补漏增缺 　　传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，只需进行简单的操作，修改一下档案目录就可以，使文档不形成存积。信息化管理省时省力，可以给档案工作人员以充分的时间去提高业务水平。 　　2、档案管理信息化有利于提高档案管理工作的质量 　　档案工作的根本目的在于利用，而要提供可利用的档案，就必须有高质量、高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，给今后的利用工作带来许多不便。同时归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了档案管理人员水平的提高。在这种档案管理模式下的档案利用也是被动的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上，从而提高文书档案管理工作的质量和利用效率，使文书档案在提供利用服务上能够发挥出更好的时效价值。 　　3、档案管理信息化建设，将显著提升档案基础工作的水平 　　通过对档案数字化的处理，使电子档案的整理、编目、统计、鉴定划控、抢救等一系列基础工作得到全面加强。档案使用者关心的是档案信息的内容以及查询和利用是否方便、快捷。通过信息化管理，提升了档案信息的利用率，如档案自动化检索提高了档案工作的效率；档案数字化、网络化实现档案异地同时利用。产生的效益大大高于原件利用，使得电子档案信息管理高效、便捷。 　　4、档案管理信息化，可使档案信息顺利的与最新技术接轨 　　虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，为将来档案工作纳入“信息高速公路”打下基础。 　　5、档案管理信息化，为档案管理的安全提供了基本保障 　　档案资源承载着记录历史、传承文明的重任。档案原件的唯一性尤其弥足珍贵，档案的保管和利用必然会给档案原件本身带来安全隐患。档案管理信息化，能极大地减少这种人为的损害，确保档案原件的安全。 　　二、现阶段高校档案管理信息化存在的不足 　　1、封闭的管理体系制约着档案信息化的发展 　　在统一管理方面，高校档案部门原有的相对封闭的管理体系一直制约着档案信息化的发展，在档案信息化建设过程中，实现档案资源共享，就必须要整合各高校、各部门的资源，势必会打破原有档案管理体系，若是管理问题处理不好，就会给高校档案信息化建设带来很大的问题。 　　2、现阶段档案信息化的技术还不成熟 　　在技术能力方面，就档案管理信息化来说，现阶段档案信息化的技术还不成熟且不经济。信息资源的数字化的主要方式有键盘录入和扫描两种，键盘录入的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高；扫描还存在图像质量不高、扫描慢以及汉字识别率低等缺陷。另一方面，高校档案馆建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不同，而且不同的档案部门或同一档案部门的不同信息化业务环节，会采用不同的多种多样的信息技术，使用不同的管理软件，这样就形成了信息资源共享技术上的壁垒，而且对于网络环境安全性能保障、黑客攻击的防范等技术支持也要求很高。因此，高校间的档案部门无法形成信息互访机制，制