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创新医院档案利用服务方式和手段研究 　　摘 要：目的：探讨如何创新医院档案利用服务方式和服务手段，提高档案的利用率。方法：通过分析传统封闭的档案利用服务方式和手段存在的弊端，指出其存在明显的局限性，影响档案的利用率。结果：改变服务理念，采用现代信息技术，创新医院档案服务方式和服务手段，由单一的、局限的、封闭的、被动的服务方式变为多角度、多途径、开放式的主动服务，提高了档案利用率，以发挥档案利用的最大效益。结论：创新医院档案利用的服务方式和服务手段，实现医疗档案信息资源共享，为医院建设和发展服务。 　　关键词：医院档案；利用；服务方式；服务手段；网络信息技术 　　医院档案是医院在各项管理工作活动中形成的文件，以簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类及载体等各种形式记录[1]，记录了医院从成立到发展壮大的历程，是医院发展、变化的客观反映，是医院的宝贵财富。在档案利用服务方式和手段上，改变服务理念，从挖掘档案信息资源到提供高质量的档案信息服务，都借助网络信息技术以达到档案管理开放和利用的目的。 　　1 传统封闭的档案利用服务方式和手段存在的弊端 　　档案原件的提供：根据利用者的需求，档案员按照医院档案管理规定将档案材料直接借阅给利用者。档案复印件的提供：档案员将档案材料的内容进行部分复印，或将照片的复制品直接提供给利用者。档案科研成果的提供利用：根据利用者的申请，依据档案内容出具的书面证明材料进行提供。 　　根据办公室、人事科工作的特殊需求，向档案管理部门提出申请，并出具书面证明、身份证明，档案管理员对材料进行审查核实，并对借阅人申请的内容进行审查，决定档案信息能否提供，最后再进行提供利用。这种档案利用单一的、被动的服务方式和手段存在明显的局限性。 　　1.1 从档案利用服务对象上看，长期以来，由于档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导及档案管理员只满足于档案资料的收集和保存，停留在一般的查阅服务状态，观念守旧，业务单一。档案利用服务对象存在一定的局限性，只能给办公室、人事科等相关的特殊对象提供服务。不能满足大多数利用者的需求，影响档案的利用率。 　　1.2 从档案利用服务手段上看：档案利用者为了得到档案材料，必须亲自到档案室查阅，其利用手段上受到了限制。 　　1.3 从提供服务方式上看，档案管理员始终处于一种被动地位，不能发现利用者的需求，以至于无法主动地提供服务。 　　1.4 从利用方式上看，档案利用过程没有评价机制，没有意见反馈，档案管理员与档案利用者之间缺少沟通和互动的平台[2]。 　　所以，传统档案利用服务方式是一种单一的、封闭的、被动的服务方式，导致档案利用率不高，档案的作用不能充分有效地发挥。 　　2 改变服务理念，创新服务方式和手段 　　医院档案管理人员用科学发展观武装头脑，积极实践，努力工作，增强了档案主动服务理念，定位档案的职能作用，成为医院档案管理的关键[3]。传统档案管理方式主要是为院领导、办公室、财务科、基建科、设备科及相关的临床科室等提供查找、借阅、复印各种材料提供服务。有一些档案仅仅作为医务人员科技成果资料的凭证来进行仓储和保管。这种方式不符合信息资源共享和开放应用的要求。而网络信息技术的出现，使档案室传统的档案管理方式、服务方式必然发生改变。为满足利用者的需求，必须拓展医院内部交流、档案职能和定位服务，改变服务理念，创新服务方式和手段，进一步推动档案利用管理工作上一个新台阶。 　　3 创新医院档案利用的服务方式 　　3.1 要打破传统档案利用是单一的、封闭的、局限的、被动的服务方式，有效地发挥档案的作用。首先，对档案信息资源开发利用要努力做到多角度、多样化医院档案信息资源的开发利用，要坚持按规章制度办事，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速，提高用户的满意度，从而得到尊重和信任。档案是重要的信息来源，开发档案信息资源利用重在“开发”。开拓收集范围，多渠道提供利用，是开发档案信息资源的主要服务手段。要克服档案原件不被广泛系统利用的缺点，进行多层次收集。其次，转变服务意识，提高医院档案工作人员服务质量，现代医院的各项工作都在追求高质、高效的服务理念。所以，档案工作人员要用新理念、新思路、新方法去努力拓宽档案利用的途径，要转变坐、守、靠、等的被动服务方式，树立主动积极、直接参与的动态思维，破除过去视档案为党案，只管不用或者重管轻用的服务观，树立“上门服务”，“为档案找用户”的主动服务意识。 　　3.2 做好档案编目编研，为档案利用提供主动服务方式。编目工作是基础，是提高档案利用效率的捷径。同时，要注重编研工作，使医院档案的利用工作由被动服务变为主动服务，提高档案服务社会、服务各项工作的价值，也是医院档案利用工作科学水平的重要途径。 　　4 创新医院档案利用的服务手