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唐河县乡镇县直机关文件归档情况调查与分析 　　在2005年的乡镇机构改革和2006年的公务员登记期间，县委、县政府机关档案室和县档案馆门前车水马龙，一派“生意兴隆”的景象，仅档案馆平均每天接待59人次。查档人员几乎是清一色的各乡镇、县直机关的档案员，所要查阅复印的都是县委、县政府近几年颁发或转发上级机关政策法规和人事任免奖惩类的普发性文件。这一现象毋庸置疑地说明了各机关的文件归档工作存在着严重的问题。为了弄清情况、查明原因、研究对策，笔者对全县20个乡镇、90个县直一级单位2001－2005年的文件归档工作和档案员的有关情况进行了调查。调查结果显示，110个一级单位的142名档案员竟有134人身兼数职且更换频繁：110个单位仅有5个单位制定了本单位的《文书材料整理及归档办法》与《文件材料归档范围和档案保管期限表》：执行“随办随归”制度的单位为0。通过这次调查，笔者也真正认识到机关档案员的重要性，因为他可以使一个单位的文件归档数量由几百件锐减到几十件，也可以由几十件飙升到几百件。 　　 　　1　唐河县一级单位档案员情况 　　 　　1．1　专业年限、文化水平及专业知识情况 　　 　　从表一可以看出，在全县110个一级单位的142名档案人员中，从事档案工作20年以上的仅有5人，占3．52％；从事档案工作11～20年的16人，占11．27％：从事档案工作6～10年的26人，占18．31％：从事档案工作3～5年的27人，占19．01％：从事档案工作1～2年的高达68人。占47．89％。在去年的乡镇机构改革中，20个乡镇就有9个乡镇更换了档案员，占20个乡镇的45％。 　　从表一还可以看出，机关档案员的文化水平、专业知识参差不齐。在这142名档案人员中，大学本科毕业的仅13人(占9．15％)，专科毕业的33人(占23．24％)，中专毕业的79人(占55．63％)，高中毕业的9人(占6．34％)，初中毕业的8人(占5．64％)；档案专业毕业的为0，经过省档案局培训的3人(占2．1l％)，经过市档案局培训的39人(占27．47％)，经过县档案局临时以会代训的65人(占45．77％)，没有经过培训的35人(占26．65％)。 　　机关档案员的经常流动，使得唐河县从事机关档案工作的专业干部队伍很难形成。目前，全县一级单位的档案员中具有专业技术职务的仅有8人(见表二)。 　　 　　 　　1．2　专、兼职情况 　　全县110个县直、乡镇一级单位的142名档案员，专职的仅有8家8人，分别占单位总数、人员总数的7．27％和5．63％：身兼数职的多达102家134人，分别占单位总数、人员总数的92．73％和94．37％。兼职的134人中，兼办公室主任或文秘与内勤工作的27人；兼收发、打印、机要、保密、计生等工作的35人；兼财务、通信员、工青妇、老干部、司机等工作的72人。 　　 　　2　唐河县一级单位文件归档工作情况 　　 　　2．1　机关档案工作制度建设情况 　　从表三可以看出，全县110个县直、乡镇机关仅有5家档案室按照《细则》和机关档案室升级要求建立健全了《文书材料整理及归档办法》、《文件材料归档范围和档案保管期限表》等各项机关档案工作规章制度，占全县一级单位的4．55％；按照机关档案室升级要求建有五项制度的31家，占全县一级单位的28．18％：制度不齐全的68家，占全县一级单位的61．82％；没有制度的6家，占全县一级单位的5．45％。2，2　按照《细则》“随办随归”，做好平时归档工作的情况 　　从表四可以看出全县一级单位中，机关档案员按要求、按标准做到“随办随归”的为0：将已经处理完毕的文件材料粗略地按级别集中存放的12家，占一级单位总数的10．91％：平时将部分处理完毕的文件材料收集到档案室，到第二年再把其余的文件材料收集齐全整理归档的69家，占一级单位总数的62．73％：平时一点也不收集，到第二年接到县档案局归档通知后才开始收集归档文件的29家，占一级单位总数的26．36％， 　　 　　近年来，随着唐河县经济社会的迅猛发展，各乡镇、机关的事务愈来愈多，服务功能愈来愈完善。按照常规思维，各单位相应归档的文件应该是愈来愈多，但实际情况却不尽然。为此，我们特意选择了近几年机构稳定、单位规模有大中小之别的唐河县教体局、水利局、气象局、畜牧局和经济实力最强的桐寨铺镇、经济实力居中的张店镇作为抽查对象，对其2001-2005年的文件归档数量进行了详细统计。其结果使我们倍感意外和震惊，即本文开头所说的“锐减与飙升”。 　　 　　从表五、表六可以看出，上述单位归档文件数量呈总体下降趋势。桐寨铺镇的归档文件数量由2001年的552件下降到2005年的410件，下降了25．72％；张店镇由2001年的461件下降到