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新形势下单位档案管理初探 　　摘要:在如今市场经济越具竞争强烈的条件下,单位档案管理工作面临非常大的挑战,当然只有思变、革新及抓住机遇,才能适应如今社会的形势,本文从主要从传统档案管理模式及档案发展趋势分析,提出档案管理应侧重向电子化、知识化、商业化管理相结合的模式设想,通过档案管理工作的不断完善,使档案管理工作迈上一个新台阶。 　　关键词:新形势;档案管理;综合管理 　　 　　1 传统档案管理模式及面临的挑战 　　单位档案是指一个单位从过去到现在,在从事建设、生产、经营、科研等活动中,直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。 　　1.1 随着社会的发展,许多单位也不断壮大,成立了众多下属公司。而档案工作多,很难做到集中统一管理。下属单位的各个部门为了利用方便,很多档案重复保管、造成资源浪费、信息共享程度低。在这种情况下档案所能起到的作用只有两个,一是档案机构保存了不少历史记录,供回顾过去;二是保存现有信息,以备将来回顾之用。大部分人已习惯了这种意义的档案概念。已经归档的材料,常常是指相关工作已经结束,这些材料在现行工作中已不太有什么用处。而事实上,新时期新的经济领域和社会领域不断产生,拓展了具有社会意义和现实意义的档案产生领域,如信用档案、诚信档案、知识产权档案等新型档案层出不穷。因此,档案工作的内涵和外延也必须随之拓展。档案不仅仅是历史记录,具有维护历史真实面貌的作用,也是人类文化遗产,具有资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。 　　1.2 落后的管理方式与信息社会的特点不相适应。传统的档案查阅必须到档案保管现场,还要在书山文海中捞针,虽然有一些索引查阅的工具,仍然是耗时费力,想要了解档案收藏情况等更是难上加难,这也直接导致了社会公众对利用档案的认知程度越来越低。随着电子文件的产生,标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来,文件、档案工作领域最剧烈的一次变革,直接影响着档案的管理方式,现行的档案管理方式必须尽快适应信息化的特点和要求。 　　2 目前档案管理的发展趋势 　　市场经济条件下,信息社会对单位管理的范围、内容、力度和方式提出了新的要求,档案管理也同样面临着拓展管理内涵、改进管理方式、优化运行机制等方面的挑战。目前档案管理在发展过程中呈现出以下四个趋势: 　　2.1 文件档案一体化。文件生命周期理论指出,文件的整个运动过程可划分为四个阶段,即文件制作阶段、文件现实使用阶段、文件暂时保存阶段和文件永久保存阶段,文件按照这四个阶段作线性运动。我国档案管理通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件,将第三、四阶段作为档案,而文件与档案并未采取统一的标准和方法进行管理,这样使文件运动的不同阶段相对独立,造成文档分离,不利于文档的有效利用。目前国外的基本做法是:将各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理,即实现文档一体化。与文档一体化相适应的是成立文件中心,这在西方国家很普遍,因为它使各机构无须专设文件保管部门,为各机构节省文件保管费用;同时它还可以有效地联接文件形成机构与档案部门,确保文件转化为档案的质量,有效地整合和利用文档信息资源。 　　2.2档案信息电子化。要按照《国家档案局国务院国有资产监督管理委员会关于印发〈关于进一步加强中央单位档案工作的意见〉的通知》(档发〔2009〕6号)以及有关规定和要求,加强档案基础管理,抓好档案的归档、查询、编研等,开展档案信息化建设工作,不断提高档案管理为中心工作服务的能力和水平。就需要对档案管理实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,可以利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,直至供人们利用,这就使档案信息呈现电子化趋势。 　　2.3 档案利用多层次化。档案利用服务是档案工作存在的理由,发展的动力,生命的灵魂。随着档案管理的全程化、规范化、集约化和现代化水平不断提升,其中的科技含量日益提高,档案利用呈现多层次化趋势。档案的利用价值也从单纯的参考、凭证等方面向教育和宣传等功能延伸。 　　2.4 档案服务多元化。随着档案服务利用方式的扩展,除了提供纸质档案阅览的传统方式之外,档案宣传已经成为一种颇具特色的服务利用方式,网上档案存档也越来越成为提供档案服务利用的重要途径。 　　3 单位档案工作的出路和对策 　　3.1 全面覆盖、高效管理,加快档案信息化进程,实现资源共享。档案管理的目的是为了更有效地利用档案。随着信息化技术的推广深入,单位档案信息化的进程也在加快。许多单位已成功使用档案管理系统,按照整体规划,统一管理的要求,建立