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档案工作中规范化和标准化探究 　　摘 要：工作实践表明，公文规范的制发是档案工作规范化、标准化的前提。在此基础上，档案管理要实施“以我为主”的立卷归档原则。一是要改变传统的立卷方法；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是推进以计算机为现代科技手段在档案部门的有效利用，促进文档一体化管理的实现。 　　关键词：档案管理；规范化；标准化 　　我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，做好档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在档案管理搞好硬件建设的同时，规范地做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。 　　1 现阶段档案管理存在的问题及原因 　　1.1 缺乏全局意识，档案材料收集难度大 　　按照档案管理规定，每当办结一件事，档案就必须移交档案室。但是，却有的单位在这方面做得不够，表现为：一是有的人却不予理会，在收集过程中，有的人总是推诿，随意性强，导致档案收集不齐全；二是档案综合管理力度不够，某些部门自设资料档案柜，自行保管档案，如广告科广告经营情况档案，给档案的综合管理造成困难。档案意识不强，缺乏大局意识。 　　1.2 档案工作有制度，但执行力不够 　　档案工作有制度，但执行力度不够。例如：公大楼的工程建设档案，宿舍楼的工程建设档案，存在着重建设轻归档的现象。办公大楼2000年就已经竣工验收，交付使用十四年了，但至现在依然还未把施工图纸、竣工验收等资料移交档案室。一方面，当时档案人员在基本建设工程中参与性不强，另一方面当年的领导不重视档案的管理工作，档案管理工作不能与工程的建设同步进行，造成一些工程资料的丢失，影响归档率，影响了档案的质量。 　　1.3 缺乏激励机制，影响档案工作的开展 　　档案管理是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，严谨的工作态度，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。档案工作，既有脑力劳动，也有体力劳动。每一份文件、 一份图纸、一份电子档案、一份图片和实物档案，都要经过档案人员的收集、鉴定、整理、输入电脑、打印目录、上架等，每一个环节，档案人员都要付出辛勤劳动。每份档案在整理过程中，都需要一页一页粘贴、编号、盖档号章等一系列繁琐工作，重复劳动多，劳动强度大，既枯燥乏味，做起来又要细心、耐心，真可谓苦和累。 　　如果档案工作的激励机制不够完善，会造成档案人员变换频繁。人员变动频繁，严重影响档案工作的正常开展。 　　1.4 档案管理不够规范，影响了档案管理的质量 　　企业单位的档案管理是国家档案管理的基础环节，现在有的档案（比如基建档案）保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，档案材料无序、零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可乘之机，造成管理上的被动，引起单位内部管理混乱。一旦出现关键人员调离，轻则使管理层面断裂，工作无法延续，重则导致机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。因此，做好档案管理规范化工作是大势所趋，时代的要求。即档案要统一收集、统一整理、统一保管，可以有效避免因基建档案的流失而影响单位的发展了。 　　2 档案管理不规范的原因分析 　　2.1 档案配套设施跟不上，影响档案管理 　　过去的几年，由于经营不善，一些单位效益一直不景气，比如存在拖欠工资和住房公积金的现象。由于经济效益不好，所以对档案管理的投入不足，各项配套设施都不健全，又没有档案管理软件，直到去年接管档案后才向领导申请购买了一套档案管理软件，因配套设施不全，影响档案管理的质量。 　　2.2 前期领导不够重视，影响档案管理的规范化 　　领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的重视程度。前些年，单位的领导对档案工作重视不够，认为档案工作既不是经营部门，也不是采编一线，产生不了经济效益，可有可无，也就不重视档案管理工作。这样就会影响档案管理的规范化。档案员应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影去争取领导的重视也很重要。所以，要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案员都必须重视档案工作。 　　2.3 档案人员责任心不强，也会影响档案管理质量 　　就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。档案人员要爱岗敬业， 热爱本职工作，忠于职守，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综