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浅议新形势下以开放视角做好高校档案工作 　　【摘 要】本文通过分析高校档案工作的现状,探讨当前社会经济环境中开放高校档案的现实意义,提出了开展高校档案工作应树立的四大理念,并归纳出开放的视角下开发高校档案资源可以施行的四条措施。?? 　　【关键词】 开放 高校 档案?オ? 　　 　　一、高校档案工作的现状?? 　　1989 年制定的《普通高等学校档案管理办法》指出:高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理,学校上上下下要形成一个档案工作领导体系和管理网。经过多年的基础建设,全国大多数高校设立了结构合理、门类齐全、馆藏丰富的综合档案室,一些重点大学甚至都已经建立了专门的档案馆。?? 　　随着藏量的增长和技术进步,档案载体形态也向多样化发展,并给档案管理与利用手段带来深刻变化。科学技术的发展使档案载体、记录方式出现了多样化的趋势,越来越多的社会活动记录不再采用传统的纸张形态,而是以缩微型(如缩微胶卷)、声像型(如录音带、CD带、VCD带、DVD带等)等新型载体和记录方式而存在。由于这些新型文件具有体积小存储量大、声象并茂、保存时限长等特点,一些原先以纸张形式存在的档案,也通过电子扫描存储到新型载体上形成电子文献,因此其形成量和转化为电子档案的数量在不断增加。电子档案的普及,为高校档案面向社会大众开放,更大范围地传播科学文化知识提供了必要的物质基础。?? 　　二、开放高校档案的意义?? 　　当前,我国的经济已全面向市场经济转化,市场经济发展的一个重要特点就是信息社会化、社会信息化,信息化社会的一个要求是信息最大范围内的交流和共享,每一条信息尽可能多地找到它的用户,发挥最大的社会价值和经济价值。高校档案是党和国家的宝贵财富,它同其它信息一样,具有其他任何事物不可替代的效益功能。?? 　　档案部门拥有众多的档案信息,但如果档案部门“关门闭户”,又缺乏必要的宣传,那么存贮的信息就很难充分利用起来。高校档案管理部门应主动了解社会需求,将高校的科研成果介绍给社会,为科研成果转化为生产力、提高企业技术水平牵线搭桥,将现存的档案资源直接为社会的经济建设服务。同时,通过服务社会,使高校从社会获取资料的途径更加顺畅和方便,从而促进了高校的教学、科研水平的提高。?? 　　三、高校档案工作应树立的理念?? 　　1、树立全员参与档案工作的理念?? 　　高校的各系、所、部、处、室,高校的教师、科研人员、机关干部和学生,都是档案工作的主体,那些记录和反映他们各种活动的文件材料都是高校档案的主要来源。这些文件材料构成高校档案系统的基本要素,它们是相互联系、不可分割的整体。树立全员参与档案工作的理念,就是要求对档案系统的各个环节、各个层次进行合理的安排和有效的协调,执行严格的规章制度和统一的业务标准及管理规范,促使管理水平不断提高,保证档案系统的良好运转。在收集整理档案时,要注意整体与局部的关系,使档案管理与整个学校的改革和发展保持协调。?? 　　2、树立全面收集、系统整理的理念?? 　　高校档案需要收集的资料包括了学校各部门的各种信息,它们既有反映学校党政活动的文书档案,又有反映教学、科研、基建等改革活动的科技档案,其中包括教学、科研、职称职务评聘、基建、教学仪器设备、校办产业产品、科技外事、出版物、会计审计、人事与保卫、教育名人等各种门类的档案材料。这些综合信息,从不同侧面、不同角度,反映了整个社会、整个学校的历史与活动全貌。高校档案管理必须符合和适应这种信息综合的特点,对来自全校各部门信息实行全面收集,并按照科学的规律,进行系统性地整理,在对资料进行分门归类的过程中,不断提高档案工作的综合管理水平。?? 　　3、树立档案系统动态化管理的理念?? 　　高校教学、科研和教育管理是一种持续性、继承性的动态活动,而档案材料亦是这种活动的依据和再现形式之一。因而,高校档案系统是一个开放的、有生命力的系统,它始终处于一种信息实时流动的状态,具有动态的性质。档案信息就基本特性来说,是一种信息流。通过档案系统内外信息的相互流通,使信息的价值量不断增长,始终保持良性循环的动态系统。一方面这些来自学校各部门、各单位的信息资料,经档案人员整理、储存、检索和输出,将其系统化,为学校和社会各方面提供信息服务;另一方面学校各部门和个人在从事新的实践活动中产生新的信息,又经档案人员加以收集、整理和传递,如此循环往复,使信息不断增值、扩大,并经过信息的筛选,达到信息的优化。?? 　　4、树立档案系统开放式管理的理念?? 　　一所学校乃至整个教育系统和全国高校档案信息,构成一个档案信息管理网络,成为一个立体的信息,达到高校与全社会的档案信息共享。在我国的高等教育中,各高校及其各部、