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浅论提升高校办公室秘书办事能力 　　摘要 荀况曰：“故不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海。”它说明了任何大事都是由小事积累而成的道理。“办文、办会和办事”是高校办公室秘书义不容辞的责任。提升高校办公室秘书能办事、办对事和办好事的能力和水平是具有探讨价值的热门话题。 　　关键词 提升 高校 办公室秘书 办事能力 　　中图分类号：G46 文献标识码：A 　　 　　On Improving Ability of a College Sectary 　　LI Zezhong 　　 (Chongqing University of Arts and Sciences, Chongqing 402160) 　　AbstractHsun Tzu said: It is not the acumen elation of small steps, there is no way to as far as a thousand miles; not trickle together, and there is no way to become river or sea. It tells us a truth that any event by an accumulation of little things. Write, meeting and work are three most important duties of one sectary. It is a hot topic that how to improve ability and level of one sectary. 　　Key wordsimprove; college; sectary; ability 　　 　　老子云“合抱之木，生于毫末；九层之台，起于垒土；千里之行，始于足下。”它形象地说明了人要成就一件大事，就得从平凡的小事做起。高校办公室秘书要立足岗位奉献，不断提高办事能力和水平，学会做好身边每一件力所能及的事情。 　　1 办事与办事能力基本内涵 　　办事就是做事情。高校办公室秘书承担着事无巨细的繁重的任务，即做好一件件平凡的事情。办事能力是指办事的质量和成效。它体现在三方面：办事时间、办事质量和办事结果。 　　2 办事基本要求 　　（1）快速，效率高。快速和效率高的基本要求是：办事情要雷厉风行。即严厉迅速、声势猛烈和行动迅速。切忌：漫不经心、拖拖拉拉和拖泥带水。（2）美好，质量优。美好和质量优的基本要求是：没有重复劳动，一次性把事情做好。所谓重复劳动是指事情没有办好，不符合要求，返工重做。（3）圆满，无瑕疵。圆满和无瑕疵是指所办事情结果没有缺陷、漏洞、过失，圆圆满满，使人满意。 　　3 提升高校办公室秘书办事能力 　　如何提升高校办公室秘书办事能力是仁者见仁智者见智的探讨问题。笔者认为需从以下几方面努力： 　　3.1 掌握信息，提高办事效果 　　信息是信息论中的一个术语，常常把消息中有意义的内容称为信息。1948年，美国著名数学家、控制论的创始人维纳在《控制论》一书中，指出：“信息就是信息，既非物质，也非能量。所谓“掌握信息”是指高校办公室秘书在办事过程中所涉及的具有使用价值的信息要熟记心中，为办事提供方便和条件。高校办公室秘书为了提高办事能力和水平应了解和掌握的信息有： 　　（1）熟记通讯信息，内外联系节时省力。高校办公室秘书肩负着上下联系和左右沟通的职能。“上下联系”主要指当好上级、领导与教职工的联络员。“左右沟通”主要指协调学校与横向部门的工作联系。办公室秘书办事离不开联系，而电话联系是一种重要方式。 　　（2）熟悉采购信息，为采购办公用品提供便利。采购笔、纸等日常办公用品是高校办公室秘书的一项任务。办公室秘书要分类编制办公用品供应商的公办场地、商品名称、价格等相关信息。办公室秘书掌握了采购信息，购买办公用品只需与商品供应商电话联系，协商办公用品买卖事务，供应商直接供货，这样就节约了时间和现场采购产生的车旅费等。 　　（3）牢记交通信息，出行快捷方便。高校领导及教职工等人员经常外出学习、开会、考察等，需要乘坐客车、火车、飞机等交通工具。高校办公室秘书要收集和整合车型、车次、发车时间、价格等方面信息，为领导和教职工外出提供及时、优质的交通信息服务。 　　（4）熟知餐饮住宿信息，恰当安排餐饮和住宿服务。接待领导和客人是高校办公室秘书的任务。办公室秘书要收集和整理高校所在地的宾馆、酒店、茶楼等信息，特别要注意其环境、消费水平等信息。 　　3.2 掌握办事基本原则，提升正确办事能力 　　高校办公室秘书主要职责概括为“办文、办会和办事”。秘书承担着繁重的办事任务。办公室秘书要提高能办事和办对事的能力