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电子档案管理中存在问题与对策 　　摘要:传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,这就使得纸质文件与电子档案之间不再有明显的界限。当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的处置,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。这就带来了许多新的课题,就此提出了强化电子文件档案管理的几项主要对策。 　　关键词:电子档案;档案管理;电子文件 　　中图分类号:G270.7文献标志码:A 文章编号:1002-2589(2010)13-0143-02 　　 　　现代信息技术的飞速发展,把档案工作带入了自动化与网络化的新阶段,因特网和中国教育科研网的异军突起以及如火如荼的网络建设,给档案网络化建设带来了难得的机遇。档案计算机管理已势在必行。利用计算机管理档案,是档案由实体化管理演进到信息化管理的一种历史性飞跃,是档案工作与信息化时代同步发展的标志,它必将极大地推动档案管理水平的提高。但同时带给我们一项新的课题――电子文件档案管理[1]。 　　一、电子文件档案的概念、内容及其特点 　　电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子资料,电子报表、电子图纸等等。以上述电子文件材料归档管理开发利用的档案即为电子文件档案。与纸质文件的档案文件材料相比,电子文件档案有如下特点: 　　1.电子文件档案的文件材料不再是以往的那种直观的纸质文件,它需要借助电子计算机等设备才能阅读利用; 　　2.电子文件档案的文件材料可以直接由计算机等设备迅速处理和传递; 　　3.电子文件档案的文件材料可以共同利用,且不受时间、空间和距离的影响; 　　4.电子文件档案的文件材料对保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求却很高[2]。 　　二、档案计算机管理工作存在的问题 　　1.思维方式和观念陈旧 　　电子文件归档管理工作是档案工作的重要组成部分,然而一些人却认识不够,没有给予应有的重视。如,郑州市使用电子计算机进行办公和事务性管理单位,大部分处于办公自动化的起步阶段,多数只用计算机起草文件,一旦打印出纸质文件,保存在计算机中的电子文件往往被忽视,常常处于无人管理的状态,导致每年有大量电子文件未被保留。 　　2.数据档案管理范围不够明确 　　在计算机安全管理制度中,虽然规定了重要业务系统数据应定期备份,以备系统程序的恢复,但究竟哪些系统必须以硬盘介质形式保管、如何形成介质档案、以什么介质保存,并没有明确的规定。目前在各部门业务系统中,对需要保存的数据都设有保存窗口,可以进行数据保存,也很有必要,但除了系统强制硬盘备份外,对是否异地备份并没有要求[3]。 　　3.数据档案保存内容不够完整 　　目前,数据档案主要是系统数据的备份和文本备份,业务系统的数据一般保存在计算机硬盘上,我们必须从硬盘上把当日数据刻录到光盘上。而实际工作中,往往没有坚持每日将硬盘上的数据刻录到光盘之上,并脱机保存,有时隔几天才进行刻录,使数据档案保存不连续、不完整。 　　4.数据档案与操作系统不配套 　　由于业务用机操作系统的更新,应用程序不断升级,在每一个程序版本环境下生成的数据备份磁盘和光盘,必须与操作系统相配套,否则磁盘和光盘上的数据难以进行恢复,保存这样的介质无任何实际意义。 　　5.数据档案管理存在漏洞 　　对数据档案主要使用的是软盘、U盘、光盘、移动硬盘,没有像纸质档案一样列入备份数据档案登记簿,数据档案随意放置现象普遍。目前,计算机数据档案尚缺乏防止拷贝的技术措施,也未列入检查内容,在一定程度上影响了数据档案的管理,形成管理上的漏洞。 　　6.档案人员素质亟待提高 　　对电子文件的归档管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理就能胜任,也不是仅仅懂得计算机和网络技术的人所能承担。前者不懂得电子文件制作、存储、传输、利用等技术,无法对电子文件进行归档管理,后者不懂档案管理的基础知识,无法有效地进行电子文件的收集、整理、鉴定、归档等工作。这两种人员都不能很好地做好电子文件的归档管理工作[4]。 　　7.资金投入难问题仍较为突出 　　很多单位对电子文件管理重视不够,投入资金有限,无法满足实际工作的需要。有的一直未能给电子文件管理工作配备计算机及相关设备,有的虽配备了计算机、刻录机,但又缺少软件,势必影响档案信息化建设的进程。 　　三、加强档案计算机管理工作的措施 　　1.加强宣传,提高社会对电子文件归档管理工作重要性的认识 　　要利用各种场合宣传电子文件归档管理规定,通报工作动态,交流工作情况,征求社会各界