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略谈一校多区高校档案管理 　　摘 要：高校合并重组后，档案管理工作面临着许多新问题，这使得高校必须重视以下几个方面的工作，才能使档案管理工作更适合“一校多区”的情况：建立健全制度，强化全员档案意识；建立先进的档案管理理念，融合和改进原有的管理模式；加强数字化建设，加快档案现代化管理进程；加强业务培训，提高档案管理工作人员的素质。 　　关键词：一校多区；档案管理；问题；策略 　　 　　眼下，许多院校都在进行撤并、共建、联合办学等的改革，办学实力不断增强，办学规模不断扩大，出现了许多“一校多区”的高校，这类高校的档案管理也随之出现了一些新情况，这使得档案管理在立卷、归档、分类、编目、移交、接收、转递、借阅等方面也出现了一些新问题。 　　 　　一、多校区高校的类型及其特征 　　 　　合作办学型：由距离较近的不同类型、不同科类的学校组成，开展学校之间的合作办学，在自愿互利的基础上实行资源共享、优势互补、学科交叉、协同发展，进而共同提高办学水平和办学效益。如扬州大学、青岛大学、集美大学等。 　　合并办学型：由部分学科互补的或一些规模较小、科类单一、设置重复的学校合并后组成的学校，其目的在于优化某一地区或全国高等教育的结构和布局，合理使用有限的教育资源与经费，提高教育质量和办学效益。如合肥大学、贵州大学、太原理工大学等。 　　新建校区办学型：一些高校虽然未经过合并，但由于自身办学力量不断增强、办学规模不断扩大，为了提高教育资源的利用效率，拓展学校生存和发展的空间，选择征地扩建新校区。如西北大学、陕西师范大学、曲阜师范大学等。 　　先合并后新建校区型：这类学校在经过几个学校的合并、合作办学后，极大地提高了办学效益，办学实力和规模也发生了质的变化，为满足新的发展需要，通过征地等方式建设新的校区。如合肥工业大学、齐齐哈尔大学等。 　　 　　二、“一校多区”高校档案管理存在的问题 　　 　　1．立卷归档不完整 　　收集整理是立卷归档的起始，真实性是这一阶段管理的核心内容，工作重点是确保档案材料的完整性。这一环节容易出现的问题主要有：一些档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完整，甚至归错档；档案管理方法陈旧，设备和设施老化，使得立卷归档完整性较差。因此具体工作中，首先应做到内容翔实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如姓名、出生日期等要核实。 　　2．分类编目标准不一 　　由于多校区大学大多是由几所高校合并、合办或先合再扩而形成的，原先的高校档案馆（室）各自有各自的分类编目标准，有的高校按原国家教委公布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》进行分类、编目，而有的高校则使用其他分类法，所以就使得这些校区因为原来所选的分类标准、著录细则及书次号不同，导致编目数据及排架混乱、编号重复、案卷标示不清，不利于检索利用。 　　3．交接及转递造成档案丢失等 　　多校区大学的运行机制一般分为三种：一种是以院（系）划分校区，一种是以年级划分校区，一种是有的校区安排不同院系、有的校区安排不同年级。因为完整的档案不能散存于个人手中，必须移交专门的档案管理部门来保管，所以在形成多校区的过程中会存在档案的移交、转递情况，而档案在移交、转递过程中要经历许多环节，极易造成档案丢失、错投、误投及“死档”等情况。 　　4．借阅档案时产生的信息失真 　　档案保管的最终目的是利用，而这常常与档案的借阅结合在一起。多校区高校的档案管理由于工作习惯不同、校区较多、档案管理部门存在着地域差别，会引起档案在借阅方面的不便，如毕业生回校查成绩，往往不知应该到哪个校区办手续。另外，档案管理方法陈旧、设备和设施老化、档案管理信息不清常会造成有借无还、涂抹、篡改等现象，进而引起档案材料遗失或者信息二次失真、内容失实等。 　　 　　三、“一校多区”高校档案管理问题的应对策略 　　 　　1．建立健全制度，强化全员档案意识 　　1987年9月颁布的《档案法》和1989年10月颁布的《普通高等学校档案管理办法》是高校档案工作的法律保障和法律依据，加大这两个法规的宣传、教育和贯彻力度，是强化广大教职工档案意识的有效手段。首先，要强化领导的档案管理意识，制定合并重组后的长远规划，把加快档案事业的发展和高校合并重组后的改革紧密联系起来。其次，要对原各院校的专兼职档案人员加强教育，增强其责任感和使命感，使之做好合并过程的档案管理工作。最后，在全校范围内加强宣传与教育，使广大教职工明白档案的含义、地位和作用，关心和积极参与档案管理工作，并利用好档案。 　　2．建立先进的档案管理理念，融合和改进原有的管理模式 　　档案管理理念是档案管理部门在长期的实践中积累、发展而成的一种精神