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电子管理系统在企业中重要作用探索 　　【摘要】随着先进的信息技术的快速发展，企业的办公自动化程度也正在得到日益的提升，与此同时，企业内部的文档数量也变得比以往更多，为了切实提升企业文档管理的效率，使企业中的各种各样的文档都能够得到更加方便、快捷地操作，开发设计电子文档管理系统显得非常重要。基于此，本文将深入探索电子文档管理系统在企业中的重要作用，希望通过本文的研究，能够让企业认识到开发设计出电子文档管理系统的重要意义，从而提高企业电子文档管理的效率，最终有利于企业取得更多的经济效益和社会效益。 　　【关键词】电子文档管理系统；企业；重要作用 　　【中图分类号】G271；G275.9 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）11-0363-01 　　一、引言 　　在当今的二十一世纪，企业中的各种各样的文档的数量是非常多的，电子文档的管理也被越来越多的在企业管理中得到广泛的应用，电子文档管理系统在企业中的重要作用是不可忽视的。接下来，本文将结合笔者的实际工作经验，对于电子文档管理系统在企业中的重要作用进行深入地探索。 　　二、电子文档管理系统在企业中的应用能够解决大量的电子文档的处理 　　在企业中，电子文档是非常关键的一种智力资产形式。在当今企业飞速发展的新形势下，企业一般会通过邮箱的方式来收发各种类型的文档，并且借助于文件共享服务器等方式来实现电子文档管理。但是，这些方式不能够非常方便、快捷地管理电子文档，非常容易造成文档的丢失、损坏等问题，也会导致文档的分发、统计等工作存在困难，这不利于企业办公效率的提升。在这种背景下，通过开发设计电子文档管理系统，可以利用电子文档管理系统在企业中解决大量的电子文档的处理，更加方便、快捷地进行文档的权限设置、文档的变更设置、文档的审签、技术类文档的发放回收等一系列的操作。因此，电子文档管理系统在企业中能够解决大量的电子文档的处理，也能够实现公文收发、电子通知、电子公告、电子信函、网络会议、常用工具等一系列的操作，从而实现企业的电子文档管理的工作效率的提升，有利于增加企业不同的职工之间的工作的沟通和合作，非常有利于企业实现现代化的管理。 　　三、电子文档管理系统在企业中的应用有利于提升办公人员的工作效率 　　在当今企业飞速发展的新形势下，为了实现企业的运转速度的提升，方便企业的电子文档的管理，加快企业的业务处理进度，非常有必要运用电子文档管理系统，电子文档管理系统在企业中的应用有利于提升办公人员的工作效率，切实方便企业的管理。在现阶段，在企业内部进行流转的文档更多地都是以电子文档的形式呈现出来的，这些电子文档面临着安全保密方面的问题，要确保电子文档的安全性，切实确保这些电子文档能够更加方便、快捷地流通和共享，就可以运用电子文档管理系统，通过这种综合性的系统来更加科学有效地管理电子文档的发布、审阅、修改、备份、查阅等各种各样的操作。使用这样一个电子文档管理系统，企业就能够节约非常多的人力、物力和财力，企业的办公人员仅仅需要通过电脑操作就能够非常科学有效地进行电子文档管理，有利于提升办公人员的工作效率，并且能够具备更强的科学性，一般不会出现文档数据的错误，相对于传统的文档管理方式，电子文档管理系统在企业中的应用更加安全准确。与此同时，通过电子文档管理系统在企业中的应用，各种类型的电子文档能够分类保管在电脑硬盘等存储介质上，能够实现电子文档数据在整个企业内部的相互共享，这样，企业的管理层人员就能够及时有效地掌握电子文档的总体状况，能够及时有效地摸清楚企业不同的职能部门以及相关的工作人员的具体工作状态，并且企业中的工作人员之间也可以更加方便的进行沟通。 　　电子文档管理系统能够对于计算机内的各种各样的文档进行分类管理，展示出各种各样的文档的文件名、文件类型及存储位置等相关的情况，更加有利于企业的办公人员进行查询和检索。与此同时，电子文档管理系统对资料信息在管理上各司其责而在利用上资源共享，能够适当地改变不同的文档的结构，从而更好地迎合企业中的各种职能部门以及各个职工在各种各样的情况下的需求，能够非常科学有效地保护好用户的硬件、软件和网络资源的投资，尤其值得引起重视的是，也能够科学有效地保护好用户已有信息资产的投资，切实有效地提供海量数据存储功能，提供完善而科学的安全机制，使其在高度安全的前提下具有最大的开放性，可以不断地增加管理的类别，设定每类资料管理的字段项目，如资料名称、项目、主题词、档案形成日期、修改情况等属性，以便快捷全面地重复使用重要的资料信息，按照组织机构的授权体系提供特权项目的授予功能，提供原件电子文档的浏览功能，提供原件电子文档的下载重复利用功能。由此可见，电子文档管理系统在企业中的应用能够非常有效地推动企业的现代化、科学化发展。 　　另外，对