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联通B公司发票管理信息化启示 　　[摘要] 为了提高企业利用信息化手段解决经营管理难题的能力,使企业适应复杂多变的环境。文章以案例分析的方式,以联通B公司通过建立发票管理系统解决手工管理模式中存在的问题为例,介绍B公司的发票管理现状及存在问题,对解决方案进行可行性分析。文章最后指出,企业在经营过程中,只有适应环境的变化,不断改善经营管理,才能立于不败之地。 　　[关键词] 联通 发票管理 信息化 适者生存 　　 　　一、引言 　　现代社会是一个信息化的社会,各行各业都离不开信息处理。在日益激烈的市场竞争中,为了适应信息化时代的要求,企业需要提高信息化能力,利用信息化手段改善企业的经营管理活动,才能使企业在经营理念、管理模式上有一个较高层次的飞跃。 　　联通B公司作为公众电信运营企业之一,为了加强企业的经营管理能力,发展更多更好的客户,提出“高效、精细、进取”的企业文化,在公司的经营管理过程中,公司在利用信息化手段提高管理水平方面取得较好的成果,公司充分发挥信息化的作用,先后建立了OA办公系统、代理商管理系统、数据展示中心、资金管理系统、卡资源管理系统等应用系统,不断改善各项经营管理活动,使企业适应环境的变化。下面以联通B公司建立发票管理系统为例,对B公司如何实现发票管理的信息化进行分析,以期抛砖引玉。 　　二、案例分析 　　联通B公司发票的种类为:单联机打发票、一式三联的机打收据、定额发票、手写服务发票、加工修理修配发票。财务部设置发票管理员,统一负责公司的票据管理工作,各营销部门设置发票管理员负责本部门范围内的发票管理工作。 　　随着公司业务的不断发展,发票的使用量不断增加,B公司使用发票的自有营销渠道由3年前的12个营业厅增加到72个营业厅,手工的方式已经很难对发票的总体情况进行管理和监控。为了及时掌握发票的库存、使用、保管等情况,加强对一线业务部门的支撑和监控,解决手工管理模式存在的问题,减少违规使用发票的情况,降低发票管理中的财务风险,建立发票管理系统非常有必要。 　　(一)、联通B公司发票管理存在的问题 　　近几年来B公司不断发生违规使用票据的事件,公司的客服部每月经常会接到几宗与发票相关的用户投诉,这些投诉给公司的形象带来不良影响。有的用户甚至把发票投诉问题直接投诉到上级主管部门,除了用户投诉,公司的监察部在检查中也发现营业厅员工在使用和保管发票过程中存在随意摆放发票的现象,还发现代理商使用某分公司的员工领用的机打发票开具给用户,收取了款项却没有将款项交给联通,给公司带来了经济损失。 　　存在以上发票违规使用的事件是和公司的发票管理模式密切相关的。公司自从成立以来,票据的管理工作一直是以手工模式进行管理,在日常发票管理中,由于没有系统的支撑,存在着以下问题:发票的领用登记虽然制定了制度,但监控难度大,不能实时反映情况;发票使用和保管人员的责任意识不够,对发票的保管和使用不严谨;空白发票流失后存在被不法分子通过非营帐系统打印虚假发票问题。 　　(二)、解决方案的比较 　　对于发票管理中存在的问题,联通B公司高层领导非常重视,要求财务部牵头,联合信息化部、客服部成立发票管理信息系统建设小组。财务部负责从管理的角度分析发票管理系统需要解决的问题和提出系统的整体功能设计方案,客服部负责从业务部门使用的角度提出对系统的需求,信息化部负责在系统建设方面提供相应的支撑。在各部门的共同努力下,形成了两套解决方案。 　　方案1:在现有的卡资源系统的方式,系统根据发票管理需求进行修改,发票管理在这个系统中实现电子化管理,并自动生成电子台帐。可以进行领、用、存操作,生成发票领、用、存明细表。 　　方案2:发票的领用和核销参照手机进销存的系统流程,与在用的营帐系统紧密结合,在营帐系统打印发票必须输入发票号码才能打印,发票的领、用、存、调拨、核销在系统操作,可以实时查询发票的状态,生成相关电子台帐。 　　方案1,一次性投入小,但无法实时反映发票的状态,不利于实时监控发票的使用情况;而方案2,一次性投入较大,但通过与营帐系统紧密结合,通过发票号码的输入能做到实时监控发票的状态,将可以杜绝绝大部分的漏洞。因此B公司决定选择方案2。 　　(三)、发票管理模块的设计 　　经过分析,财务部提出发票管理系统按照不同的使用者分为五个模块:本部应用模块,区域应用模块,营业厅应用模块、营业员应用模块、代理商应用模块。 　　各模块按照不同的需要设置不同的功能,主要的基本功能有;票据入库、票据下发、票据回退、信息查询、票据作废。系统还支持生成各类统计报表。 　　(四)、可行性分析 　　(1)技术可行性 　　目前公司综合营帐系统BSS系统在用的主机操作系统:Unix;Web服务器:Web Logic; 数据库:Ora