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试论高校档案馆数字化建设途径 　　【摘 要】当下，档案的数字化管理发展程度不高，而且面临着重重的阻碍。其中主要是办公自动化管理并未能在大多数高校全面实现。 　　【关键词】档案馆 数字化 高校 管理 　　中图分类号：G4 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2015.08.194 　　作为高校“数字化校园”建设的重要组成部分，高校档案馆数字化建设主要是利用多媒体、数字成像、扫描、计算机等现代科技信息技术，对档案资源进行采集、传输、处理以及存储，充分利用网络的优势，链接各方资源，形成一个完整有序的高校档案管理数据库，有效提高高校档案馆的管理效益和效率，实现资源共享和有效及时利用。而如何通过系统的管理形成一个完整的档案信息数据库，这是目前摆在高校档馆面前的重要难题之一。 　　一、高校档案馆的数字化建设的发展现状 　　当下，档案的数字化管理发展程度不高，而且面临着重重的阻碍。其中主要是办公自动化管理并未能在大多数高校全面实现，而各职能部门都在使用他们各自的管理系统，如教务管理系统、招生管理系统、财务管理系统等相互之间都是独立的个体，各自独立的信息管理系统严重阻碍了资源共享的实现，档案管理系统自然也不能通过网络平台直接获取所需的信息内容，这一障碍严重阻挡了档案馆的数字化建设的发展进程。 　　与此同时，高校档案馆的数字化建设目前存在着几大问题：首先：高校库存档案问题。随着保存时间的不断推移累加，档案中字迹不清、纸张残损、手写体材料比重高等情况也在不断出现，某些纸质档案的电子版无法找到的现象也时有发生。第二，高校各职能部门的数据库之间不能实现有效的链接。原因接口的标准都不统一，第三，高校档案馆的数字化程度比较低。多数档案文件目录级需要数据导入甚至人工录入来完成，比起手工检索虽然更快捷一些，但全文检索依旧没有实现;这些都是在档案信息数字化过程中需要解决的具体问题。 　　解决以上各方面的问题，就需要根据当下档案馆工作的具体实际，科学改进档案馆的工作方式方法，才能提高档案管理效率，满足现代化档案馆的新需求，建设高校“数字化校园”。 　　二、数字化是高校档案馆建设的必然选择 　　当前，信息化发展战略实施和云计算工程和电子政务工程的有序开展，都是我国信息化数字化工程的进展表现。数字化战略为档案事业的发展拓展了广阔的平台，为高校档案馆的改革进步提供了新的机遇。有效利用人才储备、网络硬件等各方面的自有优势，各高校可以把“数字化校园”建设作为现代数字化管理的基础平台。 　　首先，电子档案具有体积小，使用寿命长，容易复制，传递速度快和便于存储等纸质档案不可比拟的优势，具有更高的实用性。高校档案馆的数字化将会实现从纸质档案到数字化档案的跨越，对传统的档案工作产生了前所未有的冲击，具有很强大的影响力。 　　其次，选择数字化也是高校档案信息工作发展的结果。高校是人才培养的重要基地，也是传承中华文明应用先进科技的主要机构，具有先进的文化理念，也为文化底蕴的形成和挖掘起着重要的作用。再次，实行高校档案馆的数字化也是档案人不断发展自身素质适应时代要求的选择。 　　作为高校“数字化校园”建设的重要组成部分，高校档案馆数字化建设也是校园工程的重要组成部分，也是档案信息化建设的基础，是档案信息资源共享的前提。为了使档案信息的利用更加方便、准确与快捷，更好地服务学校、服务社会，必须发展档案数字化。同时这也是国家信息化战略的发展要求。 　　三、高校档案馆数字化建设途径 　　 （一）档案信息安全性建设 　　实行档案馆数字化管理后，数字化的档案信息就可以通过网络手段进行传播利用。数字化以后的档案信息安全对于档案的安全管理来说，又是一个严峻的挑战。 　　首先，目前保护信息安全的法规制度都不够健全，缺乏系统的规划，不能满足当下档案管理的需求。其次高校档案数字化评估和防范比较少，降低了档案信息安全的预警能力。 　　另外，档案专业人才短缺。针对以上三种原因可以采取有针对性的措施：完善法律制度，把档案管理纳入法制化的轨道，为高校档案信息安全提供法律依据;制定多方面安全防范的标准和方法，如基础通信数据输出和电子记录等标准;采用身份认证、加密算法和控制访问量等方法;加强档案管理人才的培养和培训，提高管理者的安全防范意识和工作技能。 　　（二）库存档案数字化建设 　　科学性。档案数量庞大，其中含有保管期满鉴定后需销毁处理的档案和未鉴定的档案。如果盲目地将这些档案悉数数字化，只会大幅度增加档案数字化工作的负担和难度，同时白白浪费掉大量的资金、资源。因此，库存档案数字化要采取科学合理的方式进行。 　　首先，制定科学合理的档案优化方案。根据高校档案馆的具体情况以及档案所属年代、使用频率、密级和保管期限等，