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高校外籍教师档案管理信息系统构建与应用 　　摘 要:外籍教师的档案管理是高校外事管理中的一项主要工作,借助计算机数据库信息管理系统,既可为系统管理提供方便快捷统一的平台,也为档案的产生、传送、存储、归档、著录、保管、利用提供方便。本文主要介绍了高校外籍教师档案关系信息系统的构建和具体运用。 　　关键字: 高校外籍教师 档案管理信息系统 构建 应用 　　 　　外籍教师的档案管理是高校外事管理中的一项主要工作,借助计算机数据库信息管理系统,把外籍教师档案信息输入数据库,为外籍教师管理提供方便快捷统一的平台,也为档案的产生、传送、存储、归档、著录、保管、利用提供方便,可以有效提高高校管理中对信息资源共享的利用效率。 　　一、高校外籍教师档案信息管理信息系统的构建 　　外籍教师管理是一个系统工程,不仅涉及学校内部的相关院系、教学,科研、财务及外事部门的管理,还涉及校外关联单位如外国专家局、出入境管理局、政府外事办公室及出入境检验检疫局等的管理。一人次完整的外籍教师管理工作从聘请入境到完成教学任务离开工作单位为止具体流程如下(相关顺序可视具体情况调整):1、聘请外籍教师入境。2、临时户口申报。3、外籍教师入境身体健康检查。4、校内与具体教学和管理部门对接。5、办理外籍教师证。6、办理工作居留许可签证。7、正常工作管理。8、取消外籍教师证。9、取消工作居留许可签证(或居留许可签证自动过期)。 　　外籍教师档案信息管理系统是把档案管理工作信息化。外籍教师档案信息管理系统根据外籍教师管理所涉及的部门和管理内容主要分为教学和日常管理、工作证件管理、签证管理等几大部分,因此该档案管理系统主要由教学和管理系统、工作证件系统、签证系统三个子系统组成,主要内容包括:来华邀请、来华工作许可以及外国专家证的基本情况;外籍教师基本情况和在校管理情况;外籍教师签证办理、出入境等情况。在三个子系统之上,有一个外籍教师基本情况界面。 　　其结构如图1所示。 　　 1.外籍教师的基本情况界面是整个档案信息管理系统的基础,可录入聘请外籍教师及其携带入境家属的姓名、中文译名,性别、年龄、国籍、宗教、国外单位、联系方式及外籍教师本人的职务、职称、最高学位、来校时间、离校时问、专家类别等,并可用备注字段记录其他重要事项。有些外籍教师会携带家属入境,家属的情况也要根据管理需要纳入档案信息管理系统。外籍教师的基本情况是整个档案管理系统中的关键部分,该部分主要由高校国际处外籍教师管理科室提供信息和负责维护,相关合作单位只有按类别进行查找和参考权限,无写入和修改权限。 　　2.校内管理子系统包括外籍教师承担的教学和科研情况、获得奖励情况,住宿管理情况和薪水补贴情况等。可录入聘请外籍教师的院系部门、承担的课程和科研项目、合作教师和合作项目人、课程安排、学生情况、薪水和补贴发放、住宿管理、取得的成果和获得的奖励等字段。校内管理子系统的档案信息采集主要来源于学校的教学和管理部门,尤其是其中的电子图片、影像、电子证书等信息的提供和相关档案管理工作的具体操作和协作等,所以该子系统需要在相关院系和部门的帮助下完成数据库的建立,并将按照聘请学年、外籍教师所属类别、所属院系部门自动归类。 　　3.证件管理子系统包括外籍教师入境前来华邀请函情况、来华工作许可情况,入境体检情况和外国专家证情况等。可录入证件号码,证件名称,持证人姓名,证件类别,办理类别,办理机关,办理时间等字段,也可用备注字段记录相关说明事宜。因为证件管理工作是高校外籍教师工作中的重要环节,相关档案资料信息保存是必须的也是必要的。因为在实际工作中,相关证件都用于整个外教管理流程的不同办公环节,高校本身不能保留相关证件,比如:来华邀请和工作许可是提交给各驻外使馆,入境健康体检是几条给专家局和出入境管理局等,所以该系统收集的信息是聘请外籍教师来华工作的凭证,也是外籍教师在华居住和工作的依据证件,在此意义上证件管理子系统是整个档案管理系统中不可或缺的一部分。同时因外籍教师的聘用一般具有学年阶段性,利用该系统保留外籍教师证件信息有利于外籍教师的续聘。同时,本系统的设置和录入信息可参照外国专家局及政府外事办公室的相关统计数据,既便于与外部门的工作协同,也便于我们的证件档案管理工作上有一定主动权。 　　4.签证管理子系统。签证管理子系统包括护照信息、家属关系、临时户口信息,签证信息、居留许可信息和出入境信息等。可录入临时户口住宿地址,所属派出所,护照号码,护照有效期,入境签证种类,居留许可号,居留许可有效期,出入境时间,出入境口岸等字段。签证子系统主要保存外籍人员及其家属在境内的居留状态和出入境情况,这些信息对于高校和相关部门掌握外国人的在华状态及保证外国人在华安全起到很重要的作用。该子系统也可参考出入境管理局的系统数据