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高校外事档案管理存在问题与对应措施分析 　　摘要：外事档案不但记录了高校对外合作的全过程，同时也体现出来对外交流合作的重要性，当然也是高校和国外机构连接的桥梁。痕迹管理自身具有一定程度的实效性和经济性，这对于档案管理来说也有着一定的作用和效果，落实痕迹管理也是实现管理工作的前提条件。本文首先简单的介绍了外事档案管理工作的重要性，然后分析了档案管理工作存在的问题和不足，最后针对问题提出了几点解决对策，希望能够有助于相关工作的开展。 　　关键词：高校；外事档案管理；问题；措施；分析 　　前言 　　外事档案是高校和国外机构进行学术交流、科研合作等活动中最有保存价值的文字、图片、录像等载体材料，同时也是对外合作、交流的正式依据。随着对外交流工作的不断普及，我国各大高校的外事档案内容也变得越来越丰富，但在整体的管理过程中还存在非常多的问题和不足，这也是需要相关人员提高重视的地方。 　　1、高校外事档案管理的重要性 　　身为记录高校对外合作和交流信息的一种方式，其外事档案管理不但体现出了高校对外合作交流的整个过程，而且也为高校未来的发展提供了重要的数据和材料支撑[1]。其次，外事档案管理还是连接高校和国外高校的桥梁，它不但能提升高校外事工作的管理水平，同时也能为高校带来更完善的科研技术和教学模式，这对于促进高校国际化发展有着非常重要的作用和意义。 　　2、档案痕迹化管理原则 　　档案痕迹管理要坚持档案管理原则，即要严格按照管理的要求和条例来展开工作，这样才能让达到预期的效果。所以，相关人员在展开痕迹管理时，其应该要坚持以下几个管理原则：第一，规范化。不单单是档案管理要准守规范化原则，其痕迹管理也应该准守规范原则，通过合理的整理和收集让文件资料都形成电子化、纸质化的档案。第二，标准化。在遵循标准化的同时也要对整个体系进行创新和完善，这样才能体现出痕迹管理的价值和作用。第三，精细化。整个管理的过程都应该坚持精细化管理，这样才能让收集、归档工作处于合理的范围之内，从而提升管理工作的效率。 　　3、目前高校外事档案管理中普遍存在的问题 　　3.1缺乏责任感，轻视外事档案的管理工作 　　我国教育部门在高校外事工作的基本原则中这样规定，即外事档案管理工作一定要集中，要采取统一管理的方法来保证整个系统的安全和准确，这样才能方便信息的开发和利用。但是在实际的管理工作中，由于国外来访或高校出访等活动开展得非常的频繁，而外事工作量的不断提升也让整体的工作压力变得越来越大，但相关的外事工作人员数量却没有得到增加，仅有的人员需要忙于迎接送客，导致没有多余的精力来完成文件资料的收集和归档工作[2]。另外，大部分外事人员对档案管理工作并不是很重视，即常常出现谁负责外事工作就由谁来保管资料的情况，即对于归档工作并没有专业的人员负责，从而导致文件出现损坏、丢失等现象。 　　3.2管理手段落后、时效性不强 　　现阶段各大高校的外事档案管理工作依然使用传统的管理模式来展开，导致档案信息化建设的质量上不去，并且长期处于消极、被动的状态中，当然也不能发挥出档案管理的作用和价值。规范的高校外事档案数据库和信息网络查阅系统还没有建立，大多数的外事档案查询工作仍然按照传统的查找方式来展开，这也是导致信息更新不及时、外事工作难同步的主要原因，甚至直接影响了外事资源对高校教学、科研等方面的价值。 　　3.3缺乏专门人才，管理无章可循 　　现阶段大多数的高校外事档案管理工作并没有一个领头的人员，即整个体系的工作都是由档案部门的工作人员来兼职管理的[3]。这些工作人员大多数都不具备档案管理的专业知识和技术，并且也没有接受过专业的培训，导致在工作的过程常常出现没有文件目录、没有保管期限、没有案卷目录等各式各样的问题，而这也是导致档案使用率低，管理混乱的主要原因。其次，由于文件在归档是存在问题，其查找起来变会非常的困难，同时也给资料调阅增添了很多不必要的麻烦，加上相关人员长期忙于扩展国际交流、校企合作等方面的事情，所以外事档案管理工作的规范管理和科学利用也就很难实现。 　　3.4缺乏网络技术支撑，外事档案管理手段落后 　　随着我国社会科学技术的不断进步和发展，信息化管理技术也开始应用到档案管理工作中，而高校身为人才、科技最集中的一个地方，其更应该利用这样的优势，即利用科研平台把信息化技术结合到档案管理工作中，目的是为了改变传统的档案收集和整理的方式。当前我国高校的外事?n案管理信息化的建设水平还不是很到位，合理的数据资源库和网络查询系统并没有真正的建立，而大部分高校的外事档案查询依然按照传统的纸质文件查找方式来展开。我们都知道外事档案管理工作的内容就是最普通的文件保管，而工作人员则类似于仓库的管理员，整体的工作通常都是围绕材料收集和材料归档来展开，导致工作长期