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解读建设项目文件归档八大操作流程和策略 　　1 流程一：收集 　　1.1 收集内容 　　1.1.1 常规文件。工程酝酿、决策、立项、可研、设计、施工、监理、试运行、竣工投产、成果申报、实测补制等活动中形成的，对反映工程概貌或对日后管理、维护、改建、扩建等活动具有保存价值的文件材料。 　　1.1.2 账外文件。上级领导检查、视察项目时的讲话、题词；引进设备和技术的境外培训材料；项目外审材料；成果申报和获奖材料等。 　　1.1.3 特殊载体文件。以光盘、感光材料等为载体的电子档案、影像档案，以及反映工程概貌的实物档案等。 　　1.2 收集方法 　　1.2.1 定向收集。通过合同条款明确参建单位在项目文件形成、归档中的责任，并实行名单制管理，向其定向收集应归档文件。 　　1.2.2 定时收集。把握三个时间节点；一、根据固定资产投资计划掌握立项时间，侧重酝酿、决策、立项等前期管理性文件的收集；二、通过监理单位掌握完工时间，侧重施工阶段各类文件的收集；三、通过“四参加”掌握竣工验收时间，侧重验收文件及应归档文件的查漏补缺。 　　1.2.3 定量收集。通过事先制定的同类建设项目文件清单模板，对照清单进行定量收集，同清单名称不一致的应注明原因。 　　1.3 收集要求 　　1.3.1 制度要求。完善项目文件登记和积累制度、信息系统智能控制制度等，为收集工作保驾护航，实现依法依规收集。 　　1.3.2 质量要求。收集的文件材料应做到完整、准确、系统、安全。 　　1.3.3 手续要求。无论何时何地通过何种方式收集项目档案，交接双方应对照清单详细清点，并履行签字手续。 　　2 流程二：鉴定 　　2.1 完整性鉴定 　　2.1.1 归档内容齐全。所有建设阶段和专业形成的具有保存价值的文件材料应齐全，并且文件应办理完毕，各项内容填写完整，不缺项漏项、缺张少页、遗漏附件、破损污渍。 　　2.1.2 载体形态完整。纸质、声像、电子等各种载体形态的档案，以及相关的实物档案等应完整。 　　2.1.3 法定手续完备。印章、签字等法律手续完备，责任人的全称、签字日期、签署意见应清楚、规范、完整。 　　2.2 准确性鉴定 　　一致性是项目档案准确性的核心，项目档案反映的内容必须与工程概貌一致，并随改、扩建活动及时进行相应的变更和补充。具体体现在设计文件与建设目标的一致性；建设合同与招标文件的一致性；竣工文件与工程概貌的一致性；财务决算与概预算的一致性。 　　2.3 归档范围鉴定 　　2.3.1 无关的。将属于其他项目、其他档案类型的文件剔除，在无关内容的页面加盖“此页无效”章。 　　2.3.2 重复的。把内容和形式完全相同的重份文件剔除；将复制件（传真除外）剔除；保留完整设计文件后，将施工图分册、预算分册、器材预算分册等重复部分剔除。 　　2.3.3 无保存价值的。项目建设者举行文体活动，一般性的参观学习，合同副本或未中标厂家的合同正、副本等与项目有关但对反映工程概貌和日后维护工作无查考利用价值的文件材料不应归档。 　　2.4 保管期限划分 　　2.4.1 区分归档主体。区分归档主体是建设、施工、设计或其他单位，因保管要求不同，不同单位对同一文件期限划分存在较大差异。 　　2.4.2 定位重要程度。同一项目在级别、性质、规模不同的单位地位大相径庭，划分期限时应判断项目在归档单位职能活动中的地位、作用、影响等因素。 　　2.4.3 量化价值大小。综合考虑项目档案的技术、功能、时间、典型、作者、名称六大因素，一般将依据性、结论性、资产性、竣工、验收、涉外等文件的期限定为永久；将日常性、辅助性、过程性文件的期限定为短期；将其他有参考价值文件的期限定为长期。 　　3 流程三：分类 　　3.1 分类规则 　　3.1.1 排他规则。项目档案在立档单位整个分类体系中的位置是唯一的，类列类系之间具有严格的平行或隶属关系，同位类目相互排斥。 　　3.1.2 效用规则。分类结果要适应本单位项目档案特点，既涵盖所有项目档案科学分类需要，又不能虚设类目导致个别类目长期无档可归。 　　3.1.3 可扩展规则。业务转型升级后原有类目不能涵盖新的建设项目时，应能够进行扩展和补充，且不影响原分类结果。 　　3.2 分类方法 　　根据本单位项目档案性质特点，采用对象、特征分类法，或综合运用“性质-工程项目分类法”进行分类，并保持相对稳定。 　　3.3 分类号编制 　　分类号是反映和固化项目档案分类层级和结果的代码，可由单纯的代字或代码组成，也可混合组成，各层级标识号之间用实心“.”隔开。下图为中国联通河南省分公司项目档案分类示意图（见表1）： 　　4 流程四：组卷和排序 　　4.1 组卷 　　4.1.1 组卷方法。组卷