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复旦大学图书馆期刊回溯的项目管理 　　摘要　民国期刊是复旦大学图书馆特色馆藏之一。为更好地整合民国期刊馆藏资源，方便读者检索与阅览，复旦大学图书馆利用回溯外包的手段、项目管理的方式对全馆的民国期刊进行回溯整理，对期刊回溯工作做了全面的分析和总结，并提炼出有价值的工作经验，为后续开展院系期刊回溯和报纸回溯工作提供有益的借鉴。 　　关键词　民国期刊　期刊回溯　项目管理资源　整合与利用 　　期刊回溯是图书馆业务之一，是一个集编目、典藏加工、馆藏组织、储藏管理、剔旧和捐赠于一体的复杂工程，通常具有数量大、工序多、时间紧等特点。在现有条件下，图书馆越来越倾向于将一些基础的、可控的、可量化的和有操作规范的工作从整体业务中抽取出来，交由外部专业单位完成，从而达到节约成本、弥补人力匮乏、提高工作效率和优化人员配置的目的Ⅲ。因此，对大批量期刊的回溯往往需要采取外包的方式。正如中山大学图书馆程焕文馆长所说：尽管学术界，尤其是图书馆界，对图书馆业务外包还存在不同的看法，然而图书馆业务外包已成为一种无法阻挡的发展趋势。 　　1　期刊回溯项目管理 　　项目管理是指管理者为完成某个特定的项目，在有限的资源约束下运用系统的观点、方法和理论对项目涉及的全部工作进行有效的管理。项目具有相对独立的特点，而项目管理则具有系统性和综合性的特点。 　　复旦大学图书馆目前实施的回溯项目管理的组织方式是：通过回溯外包、合同立项的方式，以馆藏地为单位，对特定数量、学科和语种的期刊进行加工整理。通过规范化、流程化管理对回溯项目进行有效的制约和控制。 　　复旦大学图书馆在整个回溯项目管理中提炼出外包管理、质量控制、加工对象管理和进度控制四个关键点，有效地完成回溯工作。 　　第一，外包管理。外包管理分为外包人员管理和外包事务管理。期刊回溯外包人员管理要求对参与回溯工作的外包人员进行集中培训，包括熟悉图书馆操作系统和编目规则、了解期刊状况、掌握回溯工作的工作规范、认识到回溯期刊保护的重要性等内容。 　　外包事务管理包括制定四份必要的文件：项目合同、回溯方案、测试报告、验收报告；还包括制定回溯外包的各种规章制度，拟定回溯工作的基本规范，筹备回溯外包所需要的各种硬件，比如回溯场地的安排、回溯设备、回溯材料等等。 　　第二，质量控制。质量控制是回溯工作完成质量优劣的关键。项目管理人员要提前制定明确的质量要求和工作规范作为质量控制的依据；还要及时准确地掌握项目的完成情况，发现问题后及时与工作人员进行沟通，确保回溯信息数据准确无误。 　　第三，加工对象管理。加工对象包括实物对象和信息数据。回溯工作需要把收藏在不同馆藏地的凌乱无序的实物对象期刊进行摸底、规划和定位，使馆藏资源由无序收藏转变为有序流动，及时剔除破损且利用率低的期刊，补充利用率高的期刊，以及区分出有价值的期刊，并按其价值建立相应的馆藏，例如：稀缺期刊、特色期刊等。 　　回溯工作最终体现为信息数据，因此信息数据是否完整和准确是评判回溯工作完成效果的重要标准。信息数据包括期刊入藏的条码号、给定的期刊排架号、馆藏地、馆藏状态等。只有实物和数据完全对应才算真正地完成好回溯工作。 　　第四，项目进度控制。工作进度掌握得当才能使回溯管理项目高效流畅地运转起来。工作进度太快，工作中易出纰漏错误，要不断地弥补修正，反而降低了工作效率；工作进度太慢，工作人员容易懈怠，工作效率不高，影响项目正常运转。 　　四个“关键点”的实施效果直接影响回溯项目的效果。抓好这四个“关键点”就可以把回溯项目管理得井井有条，使每个环节都能按部就班地完成，达到最理想的工作效果。 　　2　复旦大学图书馆民国期刊回溯项目外包实践 　　民国期刊是复旦大学图书馆特色馆藏之一。随着时代的进步和学术研究的深入，民国期刊的研究和收藏价值日渐得到重视，民国期刊的收集整理工作也越来越重要。然而由于民国时期处于手工造纸向机械造纸和机械印刷阶段过渡的时期，书刊用纸质量低下且极易老化，这就造成民国书刊的保存和利用需要特别的关注。 　　从2002年开始，复旦大学图书馆对馆藏的民国期刊进行了详细的清点工作，形成了“解放前期刊检索系统”。2005年，通过参与“大学数字图书馆国际合作计划”(CADAL)一期项目，复旦大学完成了纸质期刊数字化的目标。2010年，为了进一步实现资源整合；方便读者在OPAC检索系统中检索信息，有稳定的阅读保障；明确馆藏民国期刊的种类和数量的具体情况；更好地对民国期刊实物进行保管维护，复旦大学图书馆对馆藏民国期刊进行了全面的回溯整理工作。在回溯工作中图书馆采用业务外包的方式，并运用项目管理的方法，制定科学的操作规范，对整个过程实施严格的质量控制，收到良好的效果。 　　2.1　项目的准备 　　在项目准备阶段，主要完成以下几个方面的工作：