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高校教务档案管理常见问题及的对策 　　摘要:在教务档案的日常管理中,还存在很多不足之处。随着教务档案管理和建设工作逐步得到重视,我们要不断总结,找到适合其发展的对策。 　　关键词:教务档案;管理;高校 　　 　　作者简介:邵丽丽(1982-),女,黑龙江牡丹江人,牡丹江医学院,助理馆员,黑龙江大学硕士研究生,(黑龙江 哈尔滨 150080)主要研究方向:情报学;付万兴(1982-),男,满族,黑龙江牡丹江人,牡丹江医学院,助理实验员,主要研究方向:医学影像学。(黑龙江 牡丹江 157011) 　　 　　近年来,高校教务档案的管理和建设正逐步得到重视。教务档案是教学管理职能部门在教学管理活动过程中直接和积累形成的文字、图表、相片、音像等资料,是教学内容、方法、途径和效果的真实记录的文件集合体,是具有保存、查证、参考和利用价值的信息资源,是提高工作效率和进行教学情况研究的重要条件和依据。教务档案工作是一项教学管理的基础性工作,更是一项连接过去、现在和未来的重要工作。 　　但是目前由于许多基层单位档案意识不强 ,经常会看到平日档案管理运行机制中存在的薄弱环节和各种缺陷 ,我们要在日常教学管理工作中做好教务档案的收集和整理工作,充分发挥教务档案在教学管理、教学运行、教学研究等各项管理工作中的作用,才能使之更好地为教学服务,提高教学管理水平,为学校的发展和建设发挥更大的作用。 　　 　　一、当前教务档案管理的常见问题 　　 　　1.教务档案管理意识淡薄 　　许多教务管理人员对档案工作认识不足,有相当多的教务管理人员认为教务部门的主要工作是教务管理,而档案管理应该由专门的档案部门去做,所以,不重视材料的收集和归档工作;有些人认为归档所需材料很重要,工作中会经常使用,归档后会给工作带来不便,所以对归档工作消极对待;还有些人认为教务档案可有可无,没有归档的必要;此外,档案工作人员缺乏责任心,对工作敷衍了事,也影响了教务档案工作的开展。 　　2.教务档案管理人员档案知识匮乏 　　目前很多高校教务档案管理人员都没有经过专业培训,对档案管理知识懂得很少。这些人员中有很大一部分都是兼职做档案管理,没有更多的时间去自学档案管理知识,他们理解的只是基础的存档,并没有系统的理论作支持。 　　3.教务档案管理混乱 　　教务档案,根据其内容和载体,大致可以分为四大类:教学管理档案、学籍管理档案、教师业务档案和声像档案。主要包括:上级有关教学的管理规定、办法,教学计划、教学大纲及执行细则,教学进程表、教学任务分配表、教学日历,听课记录,学术活动材料,教师工作量统计,使用教材情况,试题库,考卷、考试安排、考场记录、试卷分析表,实验实习材料、毕业论文及答辩材料等等。学籍管理档案主要包括学生名册、入学登记表、学生成绩单、学籍变动材料、学生奖惩材料等。教师业务档案包括教师简况、教学情况、科研成果、进修情况、获奖情况等。声像档案包括照片、磁盘、光盘、碟片、录像带等载体形式。而档案管理就体现在档案的收集、整理、保管、统计编目等几个方面。目前在整个管理过程中又存在如下问题: 　　(1)材料收集不及时。教学档案是在教学活动及其教务管理过程中自然形成 ,由教学及其管理中直接使用的各种文件材料转化而来,不同于一般文献可以事后编撰,所以要第一时间收集整理,可是现在普遍存在收集不及时的情况;应该及时收集保管的材料,还散失在个人手中;许多重大活动,当时是热热闹闹,过后却没有留下任何文字声像材料 。 　　(2)材料不完整。教学档案其信息数据丰富全面,是一系列教学及其管理活动的真实轨迹。相对于其它来源的信息,它具有权威性和可靠性。而有些基层单位在规划和工作制度中很少涉及档案的收集、管理工作,因而造成档案收集难、收集不全的问题。某些方面的档案资料残缺或单薄,缺乏对陈述材料的支撑力,有些原始资料虽然齐全,但看上去是崭新的“原始档案”,纸张大小、纸质、字号、排版整齐划一,有根据回忆再造之嫌,这些都是材料收集不完整造成的。 　　(3)分类标准不统一。档案资料整理无统一的分类标准, 多按习惯存放,各行其是,重复归档或“档案死角”现象普遍存在。 　　(4)载体单一、落后。大多数高校的教务档案载体仍为纸质,且纸张规格、注录标准不统一,特别是一些合并高校更是花样繁多。有的高校虽然采用了一些现代化手段,但内容不全,技术标准较低。有的既不重视对电子档案的保管维护,也不重视更新,随着电子信息技术更新换代步伐的不断加快,不少电子档案或无从找到,或无法读取,造成高校教务档案检索难。 　　4.教务档案管理体制存在弊端 　　很多高校采取的管理体制是由教务部门负责档案收集、整理,然后转交档案管理部门存档。事实上教务档案的使用率极高,经常有毕业生索取成绩,公证处核实学历。此外,教