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高校学生档案管理工作的研究 　　摘要　近年来，随着信息技术和高等教育事业的迅猛发展，我国高校在招生规模、办学规模、办学条件等方面都有了跨越式发展，但高校档案工作与之相比发展相对缓慢，步伐落后，其传统管理模式面临挑战。 　　关键词　高校　学生档案　管理 　　中图分类号：G270.7 文献标识码：A 　　2008年，国家教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》（以下简称“27号令”）首次将“学生类”档案纳入高校档案工作范畴，明确体现了国家对高校学生个人档案的关心和重视，彰显了以人为本和重视民生的理念。贯彻落实27号令，坚持以人为本，使高校学生档案管理工作真正走上科学化、规范化、专业化及现代化道路，已成为高校档案部门的一项重要任务。 　　一、高校学生档案管理内容及特点 　　高校学生类档案主要记录学生在校期间学习和生活的基本信息，主要包括新生入学登记表、成绩单、毕业鉴定表、党团组织发展材料以及学生在校期间的奖惩材料等。高校学生档案管理工作具有工作量大、归档时间集中、材料涉及多部门等特点。高校学生档案不只是学生阶段性的记录，一旦过时就毫无用处，而是反映一个人在学生阶段德、智、体及家庭政治、经济状况的可靠文件，更是学校教育、培养和管理学生的真实记录，也是国家和社会选拔、任用人才的重要依据。因此，高校学生档案是档案馆藏的一个重要组成部分，加强对高校学生档案的管理，对促进高校可持续发展具有重大意义。 　　二、信息化背景下档案管理面临的机遇与挑战 　　信息化背景下学生信息的价值越来越大，因此学生档案管理工作越发重要。信息技术在学校各部门的广泛应用，给学生档案管理带来了全新的局面。电脑的大量使用，一方面提高了学生档案的收集、整理、查询效率，但另一方面更多的给档案管理人员提出了新的挑战。 　　1、对传统工作观念的挑战。传统学生档案管理仅仅是单纯的保管工作，信息技术的应用，要求学生档案工作应改被动为主动，积极建立学生电子档案管理系统。 　　2、对传统管理方式的挑战。随着信息社会的发展、各种信息技术的应用，档案载体形式发生了很大变化，人们不再停留在纸质办公的环境下，使传统的纸质学生档案发展为多种载体形式档案，特别是学生电子档案。积极探索学生电子档案的归档标准、保证其真实性、原始性以及完整性成为档案管理人员的首要考虑问题。 　　3、对工作人员素质的挑战。依靠数字化技术，档案工作人员从传统的繁重的手工操作中解放出来，这就要求学生档案工作人员不仅具有档案管理专业知识，还要提高自己的计算机水平，能够灵活地操作高校学生档案管理系统。 　　三、高校学生档案管理的现状 　　1、档案内容不完整。目前，大多高校的学生档案内容千篇一律，缺乏反映学生综合素质的新材料。而随着社会的发展和进步，用人单位更看重的是学生的团队合作精神、组织协调能力、诚信及心理素质等方面信息。因此，学生档案内容的不足，不仅制约着用人单位选拔人才，而且限制了学生的全面发展。此外，高校对学生档案材料的缺失与否未加标记，容易发生同名、同姓、同专业、同地区等因素造成的材料误装，给毕业生转档带来麻烦。 　　2、管理制度缺乏不断创新和完善。改革开放以来，专门以学生档案为中心的法规政策不多，造成高校学生档案有的由院（系）保管，有的由学生处保管，有的由档案部门保管这种管理混乱的局面。在实际工作中，缺乏详细、统一、符合自身发展、可以遵循的高校学生档案管理实施细则，使得学生档案的质量不能从根本上提高。 　　3、档案的宣传力度不够，学生的档案意识淡薄。许多学生对档案的内容、重要性不清楚，加之现在就业形势多样化，有的学生毕业后进入私企，更加认为有没有档案无所谓，甚至档案丢失也不管，岂知在自己升职、出国等需要档案时才后悔莫及。 　　4、管理技术落后，管理队伍素质较低。目前大多高校的学生档案仍以纸质档案为主，以手工管理为主，档案一旦丢失，补办程序费时费力，甚至造成无法弥补的损失。此外，档案管理人员缺乏专业性人才，有的高校甚至聘用临时工，造成档案资料残缺不全，保管工作不到位，查询效率低等现象。 　　四、加强高校档案管理工作的对策 　　高校学生档案是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。为使学生档案管理跟上时代步伐，必须进一步改革学生档案管理制度，更好地发挥档案服务人才、服务社会的作用。 　　1、扩大学生档案收集范围，加强用人单位对学生的认识了解。除了学生的高考成绩以及在校期间的入团、入党、学习成绩等学籍材料外，还要对反映学生政治思想、品德作风、学识水平等方面的材料进行收集征集，如大学生心理素质测试、各类技能考试、知识竞赛证书、社会实践报告、身体健康体检卡等。对收集到的档案材料以“件”为单位，建立卷内目录，在学生奖惩目录方面，要严格按照学生是否获得情况进行标记，防