A办公系统管理制度.docVIP

湖北东神楚天化工有限公司企业标准 0/CTGL-XX-002-2014 0A办公系统管理规定 2014-03-20 发布2014-04-01 2014-03-20 发布 湖北东神楚天化工有限公司 发布 0A办公系统管理规定《试行〉 范围 本规定适用于湖北东祌楚天化T冇限公司各部门在日常工作屮信息采集、加工、传递、存取及业 务流程规范处理等工作。 术语和定义 0A办公管理系统： 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子it蓋也系统或工作站来实现隶务处理、信息管理和决策 支持的综合自动化，英文缩写0A。实现办公自动化的系统（0A系统）是建立在计算机局部M络基础上的一 种分布式信息处理系统，所以又称办公信息系统。0A系统是一种人机系统，其核心设备是电子计算机系统 或0A工作站。0A系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取等四个解本环节（以下简称0A系统）。 0A办公系统部门管理职责 3.1公司党政办是0A系统的主管部门，是系统公文处理的屮枢，负责0A系统试运行的组织、协调和督办， 确保0A系统试运行工作有序进行；负贵保障公司网络的畅通和安全，以及系统的调试安装、功能完善、人 似培训等技术支持和服务，保障0A系统正常运转：负贵办公U动化系统屮产生的电子公文及其他电子材料 的归档、整理、监控工作。 3.2公司各部门必须明确-名0A办公系统负责人，确定本部门所配备的每台电脑的管理人员或操作人员， 并指定涉及0A系统的操作人《，负贵本部门数裾信息的操作，确保数裾录入、审核、审批等工作程序正常 进行，从而确保本部门操作人M正确使用系统、 3. 3所奋参与0A办公系统操作的人员，必须经过公司党政办组织的培训，掌握操作程序，确保正确操作该 系统。 4 0A办公系统日常维护由党政办副主任、计算机管理W负贵，各部门在操作过程中出现的问题，及吋向 党政办计算机管理员反馈。 3.5公司管理督察部将每周或不定期对试运行阶段0A系统运行怙况进行检査考核、并及时将检査考核结果 公示。 3.6在试运行阶段，各部门主管总经理或副总是推行0A系统的第一责任人，对本制度所列举的第一批试运 行工作流程的推动全面负责。具体责任流程项目见《0A系统T作流程项目统计表》。 试运行时间 根据公司安排，0A系统于2013年11月14日起运行，各部门自此启动日起，必须按本制度的“工作 要求”开始操作该系统。 工作要求 5.1各部门于11月20日前将分管0A系统的负贵人及涉及0A系统操作人员的名单报送党政办备案（规定 运行0A系统的电脑必须注明责任人，如为公用电脑，必须确定该电脑管理责任人）。 5.2试运行初期，各部门必须核对本部门相关信息，如冇变动修改，请及时报党政办。 5.3试运行阶段，公文运转以电子文件为主，第一批通过0A系统处理的公文（第一批试用公文项目见表《0A 办公系统试用项H表》），采取纸质和0A办公系统电子版并行办理（先在0A办公系统上操作）；对于此 次非试用项目，涉及相关部门的，可以自己试用，则以纸质传递为主，竹不严格要求在0A系统中楝作。在 此次正式启用的0A办公系统项HH录内的，如遇系统故障等异常情况，各单位可暂时以纸质文件运转，确 保正常办公，待故障排除后，再将相关文件补录到系统屮。 5.4各部门负贵人及涉及0A办公系统操作的人员，上班时间必须登录0A系统，及时处理系统中的公文。 同时，为促进办公方式和习惯的转变，操作人员在系统上完成规定操作（发送到下一节点）后，应及时通知相 关人员、领导。 5 0A系统中的正文使用Word文件格式，不得采用其他文件格式：附件文件一般采用Word文件格式，也 可使用扫描的PDF文件格式。个别文件附件页数太多且不方便电子化的，附件可按纸质文件报送运转，正 文及处理单仍通过0A系统运转。此外，发文的附件需进行审批修改的，一并粘贴至正文处。 5.6某些关于经费市批的文件，在文件通过0A系统办结后，有关部门可到相应文件管理岗位获取由主管财 务领导亲笔签名的纸质文件到财务处办理相关手续。 5.7以公司名义向公司外发送的公文，在文件通过0A系统办结后，宥关单位可到党政办的发文管理岗位获 取纸质文件办理报送手续。 考核标准 6.1在上班期间没及及吋登录0A办公系统的，是中屋及以上管理千部的，扣1分，办公室员工，扣20元。 如电脑系部门公川的，则考核到部门，由部门再考核到贵任人。 6.2 0A办公系统每个节点操作不得超过一天，如因出差等原因，可委托他人办理（0A系统的“事务委托” 可进行操作），未按规定吋间操作的，若是中层及以上千部的扣1分，每延迟一天，加扣0.5分，若是普通 员工，扣20元，每延迟一天加扣10元;如果上一级节点因工作紧急,提出有特别时间耍求的，则按此时间耍求 操作，未在规定吋间内完成操作的，若是中层及以上千部的扣1分