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房地产企业档案管理初析 　　摘要：本文在对房地产企业档案的种类、特点、管理现状及存在的问题进行分析的基础上，提出了一些列改进措施。 　　关键词：房地产企业；企业档案；档案管理 　　房地产企业档案就是房地产企业在开发、销售和管理活动中形成的有保存价值的各种载体形式历史记录。具体来说，就是指房地产企业从前期事务、项目设计、项目施工、项目竣工一直到项目销售和项目交接过程中直接形成的有保存价值的历史记录[1]。当前，房地产企业档案管理现状不容乐观，还存在诸多问题亟需解决。 　　一、房地产企业档案的内容构成 　　（一）综合管理类档案。主要包括公司内部重要规章制度和会议记录，以及项目的合同文书，还有一些活动文件签报单、以公司名义对内行文和对外行文，还包括相应的回复、人事任命、法务类文件、劳动合同等等。 　　（二）工程类档案。主要是房地产企业在项目施工过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的原始记录，这类档案是房地产企业档案主要成分。 　　（三）人力资源管理类。包括所有员工的个人档案，里面主要收录着员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、职称变化、历年考核等情况，包括个人的各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料[2]。求职原始材料指的是报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单（要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明必须是真实有效的）等材料。人事档案对公司来说是比较重要的资料，需要妥善保管。 　　（四）声像类档案。主要是一些特殊载体文件，例如视频文件、音频文件、重要活动的图片；音像类档案的摄录必须详细记录事件的原因、发生时间、 举办地点、主要人物、背景内容、摄录作者[3]，归档的声像资料必须保证原版、原件，还要清晰、完整。 　　（五）会计类档案。主要是指和财务交易有关的财务凭证、财务账簿、财务报表等各种会计核算资料[3]，它是房地产企业经济活动的重要参考依据，也是属于比较机密的档案。 　　（六）实物类档案。主要包括一些具有保存价值的荣誉以及对公司具有纪念意义的物品，包括公司获奖的奖品、证书、奖杯、锦旗、奖章、牌匾、馈赠品等等。 　　二、房地产企业档案的特点 　　房地产企业生产活动的特殊性和局限性决定了房地产企业档案具有以下特点： 　　（一）专业性较强 　　房地产企业在各种生产活动中形成的文件多为图纸、合同文本、法律文书、专业证书，这些文件中所涉及到的内容专业术语比较多，而且法律文件、规章制度也是比较专业的资料[4]，这就决定了房地产企业档案专业性较强的特点。 　　（二）来源途径较广 　　由于房地产企业活动比较频繁和集中，性质也特殊，主要都是房地产的开发，因此房地产档案的数量庞大[5]，比如房屋的建造、开发、管理、使用、维修等等都有文件材料的形成，来源特别广，而且形成的种类复杂。 　　（三）内容构成比较复杂 　　由于房地产企业所从事的各项活动涉及到的领域特别多，所以产生的文档资料也是各种各样。房地产企业是一个庞大的系统，它不仅直接涉及房屋开发管理使用的人和单位，还有与之相关的价格体系、法制建设、金融体系、房产监察等部门。拿建设工程档案来说，仅仅在项目前期阶段的立项审批、招投标、勘察、初步设计等就涉及到发改委、土地、规划、房屋等多个政府管理部门和金融投资企业[6]。因此，房地产企业档案涉及的范围很多。 　　（四）周期变动小 　　房地产企业最主要的产品就是房屋，而房屋的寿命是比较漫长的。有些可以存在数百年，而有些因为城市规划可能只有几年或几十年，因此形成的档案经历的时间是比较漫长的，周期变动也比较小。 　　三、房地产企业档案管理现状及存在的问题 　　（一）重视程度不够，普遍采取分散管理模式 　　企业是以营利为目的的独立经营、自主核算的社会组织，房地产企业主要从事房地产的开发、销售以及后续的管理和服务等等；由于房地产企业是新兴产业，因此，公司内部档案管理相关的应用技术与开发软件也比较少，对档案管理方面的关注度也远远不够。 　　在企业内部，单凭档案管理员一个人的能力，这项工作是无法完成的，最主要的是公司领导的重视。大多数人都没有意识到档案的重要性，公司的档案也大都是各部门单独整理、保管；而且人事档案、财务档案这类机密档案更是单独存放，这就导致了普遍采取分散管理状态。 　　（二）归档文件齐全完整程度较差 　　从归档文件完整程度来看，由于房地产企业档案种类多、数量庞大，因此归档工作也比较复杂，不认真的话就会出现有些文件光有正本找不到副本，有些文件的批复和请示不完整[7]。还有一些不正式的文件，如公司领导开会时的讲话、活动策划，归档时容易忽略；一些关于公司重要活动的照片和录音这类特殊资料也没有及