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论述文书档案管理中存在的问题及对策 随着我国经济的发展和社会信息化、办公自动化的不断深入， 办公室文书档案管理成为了单位管理工作当中的秉点。通过对办公室 文书档案管理特征的叙述以及对文书档案管理中常出现问题的论述， 使我们更充分的了解文书档案管理的重要性。在办公室管理过程中， 因循守旧的管理方式不利于提高办公室文书档案的管理效率，对文书 档案的管理不能一成不变，必须要善于创新，善于变化。本文主要对 文书档案的管理特征进行分析，探讨如何右效提介?k公室文书档案的 管理效率。 ，供学习和研宄 使用， 和著作权归原 所有， 己 如果需耍分享， 请保留本段说明。 关键词：办公室；文书档案；管理效率；常见问题；解决对策 1文书档案管理的重要性与特征 1.1重要性 文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整 理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为 相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书 档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的 利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是 办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在 中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据， 其重要性不言而喻。 1.2特征 1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促 成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运 转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工 作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影 响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单 位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文 书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系 统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管 理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼 多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时 具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等， 才能做一个优秀的文书档案管理者。 2文书档案管理现状中出现的问题 2.1文书档案管理制度方面不完善 通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室 工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的 存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松 散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管 理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制 度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚 远的结果。 2.2办公室文书与档案工作认知不足 文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案 “分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性， 但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知 不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指 导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧， 无法真正做到和谐的统一。甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作 存在一定的滞后性。 2.3文书档案管理工作人员缺乏专业素养 由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多 人员基本素质存待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实 际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管 理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相 关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书 档案管理工作的可持续发展。 3办公室文书档案管理效率提升对策 3. 1利用信息化管理提高效率 办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式， 将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理 系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管 理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文 件归档时间，从而极大地降低丫文书档案管理者的工作强度，也有利 于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运 用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就 是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地 补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件 管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运 用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同 时也简化借阅工作。 3.2提高“文档一体化”意识 文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与 具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确