细节决定成败职业经理行政管理标准培训 陈雄才等[编].pdfVIP

本章指引 在企业行政管理 的各项 内容 中，行政事务管理是一 项必须纳入其 中的内容 ，因为企业行政管理 的基础 内容 主要是行政事务管理 。事务是相对职能而言 的，是指职 能之外但却为实现职 能所必须 的、例行 的、程序性 的、 辅助性 的事情 的总体 。事务活动是指那些为企业职 能实 现 ，为职能活动有效展开奠定基础 、提供服务 、创造条 件 的条件性、辅助性、技术性的活动。如办公系统管理、 会议管理 、物资财产管理 、后勤系统管理等管理活动都 属于事务活动 。 一 、办公系统管理 在各种行政事务管理 中，办公系统管理大多是最平常的一些琐事 ，而 这些琐事在行政事务 中也是相 当重要 的，可 以说，行政事务管理工作 中离 不开办公系统管理 。办公系统管理是行政管理最基本 的工作 ，也是必不可 少 的工作 内容 。 （一 ）办 公室 日常事 务 管 理 办公室 日常事务管理是行政系统 的 自身管理 ，它涉及办公室组织管 理、办公室工作管理 、办公室人员管理、办公室环境管理 以及办公 自动化 系统管理 。 办公室的组织管理是办公室 日常事务管理 中的一项重要 内容 ，只有通 过科学、合理地组织与管理，办公室才能处于最佳 的工作状态 ，富有成效 地运作 。 办公室组织管理的要求 职业经理要做好办公室的组织管理工作 ，必须注意 以下 个方面 的要求： 培养 员工 的全局观念 。企业 的各个部 门和全体成员只有经过统一 指挥和整体规划 ，才能充分发挥各 自的独立功能，产生整体效益 ，实现企 业 的总体经济 目标 。办公室是企业行政机构的有机组成部分 ，它所从事 的 管理活动 同样是服务于企业 的总体 目标与整体利益的。这就要求办公室人 员在工作时必须培养全局观念 ，从企业 的整体需要 出发，以企业 的最高效 益为 自己的工作宗 旨。 培养 员工 的参与意识 。办公室作为企业领导 的参谋和助手 ，经常 直接参与或间接服务于企业 的经营决策，从而有不可替代 的地位 。办公室 的工作人员必须具有强烈 的参谋意识 ，在企业 的行政决策、经营管理 、公 共关系、信息沟通等各个方面当好领导的助手 ，充分发挥企业办公室在企 业行政管理活动中的作用。 培养 员工 的效率观念 。只有讲 究效率 、讲 究质量 的企业 ，才 能在 激烈 的市场竞争 中获得成功 。因此 ，行政办公室的每个成员都必须树立效 率观念和时间观念 ，把工作效率和工作质量作为 自己的首选 目标 ，力求处 理事情迅速、准确，事半功倍。 ）办公室组织管理的方式 行政办公室应 当根据企业 的实际需要和 自身工作 的客观要求 ，制定出 一系列合理、有效的规章和制度 ，使企业行政办公室的组织管理工作不断 科学化、制度化和规范化。企业行政办公室可采取 以下管理方式： 责任 管理 。在 明确办公室总任务 的前提下 ，把责任分解到每个成 员，克服工作的随意性和盲 目性。 规范化管理 。办公室 的每项工作都要严格遵循规 章制度 ，并不断 总结经验，使规章制度更加完善。例如：事务处理要按照制定的程序进行。 常规化管理 。要 明确规定周 、月、季 、年 的常规工作 ，如每周 的 厂务会议安排、月度 的工作总结、年度 的生产计划 以及法定假 日的常规工 作等 。 自动化管理 。要提高办公室 的工作效率 ，必须随着现代科学技术 的发展 ，不断 引进现代化 的办公设备和技术 ，如计算机 、复 印机 、传真 机、传呼机以及缩微技术等。 大到辅助决策 ，小到打水扫地 ，都属于办公室的工作范 围。面对如此 繁杂 的工作 ，要想管理有序 ，提高办公效能 ，就必须采取有效 的管理方 法 。办公室工作管理有 以下 种常见方法： 弹钢琴法 办公室管理也和弹钢琴一样 ，在总的任务 已定的前提下 ，要学会把握 管理的主旋律，通过全体成员的密切配合，才能弹奏好办公室管理这首 曲子。 要学会统筹全局 ，把握本质 。作为管理者 的职业经理 ，要有系统 观念 ，统掌全部键盘 ，无论哪项工作 ，无论处于什么位置 的人，都要 以办 公室管理 的整体 目标为出发点和归