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浅议地勘单位电子文档存储及安全管理 摘要：本文作者通过对当前地勘单位形成的电子文档存 储与安全管理现状进行了分析，指出存在的问题，在对问题 进行了分析的前提下，提出电子文档的存储与安全管理的思 路。 Abstract: The paper analyzes the storage and security management of electronic document of geological prospecting units , and points out the problems, at last, gives the idea of storage and security management of electronic document. 关键词：地勘单位；电子文档；存储；安全 Key words : geological prospecting units ； electronic documents； storage； security 中图分类号:TP39文献标识码：A文章编号:1006-4311 (2013) 06-0162-02 0引言 随着计算机的使用和办公自动化的推进，传统的纸质档 案被众多的电子文档所替代。电子文档虽具有纸质文档无法 比拟的优点，但同时面临着诸多问题，特别是存储、安全管 理等方面给管理电子文档的部门提出了更高、更严的要求。 1电子文档种类及管理现状 地勘单位形成的电子文档主要有科技档案、部分文书档 案、会计档案等。随着无纸化办公的推进和对原有的科技档 案的数字化，将不断产生大量的电子文档。 目前, 目前, 这些电子文档主要是以计算机硬盘、光盘、U盘 等形式进行存储的。除部分科技档案统一由档案部门集中存 放在光盘柜中外，会计档案的电子文档由财务部门统一保 管。 2电子文档的存储及安全管理存在的问题 电子文档区别于纸质档案，具有存储介质多样、容易编 辑修改、容易传递、容易复制、容易损坏丢失、容易还原恢 复的六大特点，这些虽是较纸质档案优越的特点，但如果存 储不当、管理不当，也将是电子档案区别于纸质档案的最大 缺点。 2.1存储方面存在的问题 地勘单位目前电子文档的存 储主要是以光盘的形式存储，贮存在光盘柜里，因场地问题, 所存两份都是存放在一起的，不符合异质异地备份的要求; 归档光盘按有关规定要求，每隔四年进行转存一次，考虑到 费用与存储空间等原因，现有的归档光盘未按要求进行转 2.2安全管理存在的问题主要是存在很大的无意泄密 和外部泄密的安全隐患： 2. 1无意泄密一般情况下，档案部门和信息中心的 所有计算机一律不允许联接外网，财务部门实现的是内外网 切换外，其余的计算机都可以直接与外网联接，这就会使一 些保存有涉密材料的计算机存在失泄密的安全隐患。 另外，因缺乏安全知识，将贮存过涉密电子文档的移动 存储介质与联接互联网的计算机进行交叉使用的；或者是将 未经授权移动存储介质在涉密计算机上使用等均会造成无 意泄密。 2.2外部泄密 购买正规的杀毒软件的是寥寥无几， 即使是通过网络下载的杀毒软件，也没有及时更新病毒库， 这就会使恶意的代码和病毒进行传播，造成外部泄密。 3电子文档的存储与安全管理的思路 基于以上存在的问题，要想做好电子文档的存储和安全 管理，本人认为需要从以下几个方面实现： 1完善各项管理制度结合单位实际，制定切实管用 的制度，用以规范电子文档的制作、存储、使用、传递、销 毁等过程。 3.2搭建内网办公平台应设法搭建内网办公平台，将 电子文档集中管理，采取网络存储方式，将电子文档存储在 网络服务器上，为每个部门、每个人分配存储区，使各个部 门只能访问自己的存储区，存储区只能存入文件和进行文档 的编辑，而不能利用复制、剪切等方式将文档带走，减少内 部人员泄密的可能。 3.3借助软、硬件设施 3. 1配齐防护软件，确保网络环境安全。对内部计算 机进行准入认证，防范非法终端接入和网络入侵，定期升级 终端病毒库，定期查杀网络病毒，以防窃取电子文档。 3. 3. 2使用文件加密工具，网络传输加密，终端硬盘加 密等加密手段，保证电子文档被窃取后“打不开”。对电子 文档进行加密处理，以加密形式保存、传输，导出电子文档 要审批。 3. 3.3所存档的科技档案、文书档案和会计档案，都是 反映日常地勘活动的凭证，具有很重要的价值，不仅要实现 对需归档的电子文档进行即时存储和刻盘存储，还要实现异 地异质备份，这就需要借助一台服务器和海量存储器等硬件 设施来实现。 3. 3.4单位应提供足够的空间和硬件设备，为电子文档 实现异地异质备份做好基础工作。 3.4加强人员教育一是要大力普及信息安全知识及网 络窃密知识，使广大人员了解电子文档的特性，防范电子文 档无意丢失和泄露，提高对各种攻击