时间管理大纲资料.pptVIP

時 間 管 理  請思考: 如果餘生只剩三天,您會做那三件事? 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間 時間管理是……. 時間管理=自我管理=改變習慣,以令自己更富績效,更富效能 效率:把事情很快地做完 效能:把事情很快又很對地做完 時間管理的架構 時間管理的架構 正確的順序 陷阱一:不合理的時間配置 明智的時間配置 陷阱二: 拖延 除D以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情拖延之後往往變成緊急的事情 思維習慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完80%一般 陷阱三: 事必親躬 韓非子八經 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因怕部屬取代 不放心部屬,不信任部屬 標準過高 陷阱四: 有求必應 花太多時間,時間不夠會犧牲B項 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地拒絕. 管理E-Mail 1.你一天花多少時間看E-mail? 2.你進E-mail會不會看小品? 3.你看E-mail的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的E-mail有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信? 6.你進 E-mail 信箱,是先看信還是先發信? 如何提高 E-mail 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 除了急件以外, 集中時段回信 養成習慣, 一天只有三個時段看E-mail 看E-mail 的時段 Email資料夾的分類 如何展開你的計劃 一日之計在昨天下班前 一週之計在於週日 一月之計在於月底 工作時段分配法則 花時間在計劃上才是最節省時間的做法 80/20法則 .花最少的力氣, 獲得最多的效益 .所完成的工作裡, 80%的成果, 來自20%的時間 . 80%的努力是與成果無關的 80/20原則示意圖 執行能力的強化 時間管理的利器: To-do list 良好工作習慣的養成 速戰速決 做備忘錄 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 在工作情緒低潮時,每天至少完成一件事情. 執行的速度: 兵貴速戰速決 養兵千日,用在一時 時機稍縱即逝 將變數降至最低 生米成熟飯型 自廢武功型 需要速戰速決的時機 需要速戰速決的狀況: 1.專案的關鍵任務或一群人要等你的決策之後 方能動作的時候 2.重要事件的關鍵任務. 通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的20%. 3.時機稍縱即逝的狀況. 有時候機會的有效性僅限於某段時間,甚至短到幾分鐘而已. 緩衝區 並不是每件事情都那麼急 如果每件事情都要及時地處理,我們會變得神經兮兮的 應該有一個地方讓我們放一些不必馬上處理的事情,但時間到了又能提醒我們 結語 * 在開始之前…… 課程綱要 1.時間管理基本概念 2.時間管理架构 3.時間管理思維陷阱 4.如何提高工作效率 4.1 E-MAIL的管理 4.2 如何展開計划 4.3 執行能力的強化 時間管理是什麼? 用正確的方法做正確之事 時間管理=事前的規劃或長期的計劃 不重要不緊迫 不重要緊迫 不重要 重要不緊迫 重要緊迫 重要 不緊急 緊急 A C B D 4th 緩 3rd 輕 2nd 重 1st 急 重要 不重要 不紧急 紧急 A B D C 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 短视近利 危机处理 缺乏自制力 人际关系浮泛，甚至破裂 偏重的結果 重要 不重要 不紧急 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生 有远见 平衡 纪律 少有危机 紧急 A C B D C.緊迫但不重要 35% D 不重要也不緊迫 15% B不緊迫但重要 5% A.緊迫且重要 45% 處理危機 B A 1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.灌能:重要的事情交給信任的部屬完成. 4 th 3 rd 不重要的事 2 n