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简论档案管理工作中问题和解决 摘要：档案管理工作是一项政策性、机密性、专业 性较强的工作，要充分认识到该项管理工作的巨大作用。加 强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问 题，要在人力、物力、财力等方面给予大力支持，同时，档 案是信息的重要载体，是主要的信息源，管好用好档案，对 资源开发起着重要作用。本文重在讨论什么是档案管理工 作、档案管理工作面临的问题和如何解决这些问题， 关键词：档案管理；问题；对策 档案管理工作主要是以行政机关产生之文书经归档后 之管理和应用为范围，以档案的收集、整理、保管、鉴定、 统计和提供利用的为主要活动的工作。档案是信息的重要载 体，是主要信息源。管好档案，用好档案，对资源开发起着 重要作用。在一个单位中，档案管理无疑是单位有序、协调、 高效运行的有效保证。 一、什么是档案管理工作？ 档案管理工作就是利用科学的原则与方法管理档案。档 案管理工作主要包括：档案的征集、整理、保管、鉴定、编 目与检索、编辑与研究、统计与利用的服务。具体解释为以 下几点： 1、收集档案工作 为了解决档案的分散和档案的集中利用之间的矛盾就 形成了档案管理中的收集工作。 2、 整理档案工作 为了解决档案的零乱和管理、利用的系统化之间的矛 盾，就形成了档案的整理工作。 3、 鉴定档案工作 为了使有保存价值的档案得到优先的保管，并能发挥出 更大的作用，以满足需求，就形成了档案的鉴定工作。 4、 保管档案工作 根据社会利用的需要，为了解决档案自然寿命的有限性 和社会长远利用需要之间的矛盾，就形成了档案的保管工 作。 5、 编目检索档案工作 为了解决档案排放的单向性排列和社会多样需求之间 的矛盾，以及提高档案的查找，就形成了档案的编目与检索 工作。 6、 编辑研究档案工作 为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档 案进行研究，汇编出版各种档案参考资料，这就形成了档案 的编辑与研究工作。 7、 统计档案工作 对档案及档案管理的状态进行数量分析研究，这就形成 了档案的统计工作。 8、利用档案工作 对档案进行法人一系列的管理活动，目的就是为了发挥 档案的作用。通过各种方式，向用户提供相应的档案材料， 这就形成了档案的提供利用工作。 尽管档案管理工作是一项机密性、政策性、专业性较强 的工作，但是很多管理部门没有充分的认识到该项工作的重 要性。从目前来看在很多单位档案管理工作还存在着很多的 不足。 二、目前档案管理工作中存在的问题 1、 对档案管理的工作不够重视 长久以来，很大一部分人甚至是一些领导干部认为档案 管理工作就是看好档案，不丢失，不泄密。认为档案工作既 不是单位的主要工作，还不能给单位创造经济效益，仅仅就 是简单的档案保管工作。以上这些轻视档案工作的思想表明 了目前还有很多人对档案工作缺乏了解，并且忽视档案工作 重要作用。 2、 档案管理水平不高、力量薄弱、手段落后 在很多单位中，从事档案管理工作的人员大部分都没有 经过专业的档案管理知识的培训，对档案的管档要求、重要 性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务都不是很了 解，收集档案的意识淡薄。特别是在很多单位中，档案管理 人员都是兼职人员，投入在档案管理工作的精力不足，所谓 的档案管理工作就是将材料放入档案盒中，没有及时的整理 归档，严重影响了单位的档案管理水平。 3、档案管理的硬件环境设施不齐全 现在，很多单位档案管理的硬件环境设施不够齐全，对 档案管理必须要的条件没有解决落实，比如没有专用的档案 室、档案室狭窄、潮湿，档案材料产生霉变、虫蛀，影响了 档案的美观整洁及保存，甚至有的管档单位连必备的切刀很 统一的档案夹等都无法配备齐全。 三、如何解决档案管理工作的现状？ 1、 提高档案管理人员的素质 档案管理工作的从事人员首先需要的是具有高水平的 档案管理专业知识人员，并且要作风正派，有责任心。要不 间断的对档案管理人员进行教育和培养，充分发挥他们的工 作积极性和创造性。单位要经常专门针对档案管理人员进行 专业水平培训。让档案管理人员真正能掌握科学管理档案的 原则和方法，提高档案质量和工作效率。使档案工作更科学 实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。 2、 健全档案管理制度。 要想建立完善的档案工作就必须遵照以下制度： 档案管理的规章制度要体现合理性、科学性。要 结合单位的实际建立档案管理规章制度，并能适应单位档案 管理的需求。 简明实用。制度必须是可操作的、简便易行、方 便实用、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的作用。 坚持制度约束双向性。既能约束领导又可以约束 职工。因为领导将影响着制度的顺利执行，而职工是单位的 主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。 坚持制度执行严肃性。档案管理部门既是制定档 案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门