差旅费用管理制度(1).docVIP

PAGE PAGE 11 差旅费用管理制度 第一章 总则 目的：为了规范费用管理，提高工作效率，做到效率提高与管理控制的科学平衡，合理控制销售费用支出风险，特制定本制度。 适用范围： 适用上海红果宝生物技术有限公司所有出差人员； 驻外销售办事处人员的市内交通费、通信费已列入包干补贴中，不得在本制度规定范围内再次报销。 差旅费用的管理原则：采取预算管理与报销审查同时进行的原则，费用的使用采取先申请后核销的管理方式。 第二章 定义 差旅费用指从事公司工作发生的差旅费、交际应酬费、驻外办事处费用，不包括市场推广、促销、人员工资等费用。 差旅费：指人员因销售及其它工作的业务出差而发生的交通费、住宿费、餐补以及其他与出差相关的费用； 市内交通费：指销售人员在责任区域内乘坐市内交通工具所发生的费用； 交际应酬费：指因工作需要发生的招待/宴请客户或者因业务需要向客户馈赠礼品所发生的费用； 各办事处的办公费：指办公场所租赁（含房租、水电费、物业管理费等）、办公用品和办公设备的费用。 第三章 职责划分 费用报销人员： 按管理制度要求如实填写费用报销单，按时间先后顺序粘贴相应票据凭证，核算无误后提交上级领导审核；报销费用必须真实发生、粘贴票证必须真实有效； 若费用报销人员提供虚假票据和凭证或者虚列项目报销费用，一经查实，除扣除报销金额外、还处以3倍以上的罚金，并予记大过或开除等行政处分，情节严重的移交司法机关处理； 费用报销人员的上级主管（区域经理/部门经理及以上职务）： 审核部门/办事处所属人员报销的项目是否真实发生；审核工作应在1个工作日内完成； 若审查不认真导致虚报、假报费用情况的发生，承担报销金额30%的连带责任。 销管部/审计部： 负责审核报销费用是否经过相关权责人的审查确认； 审核报销费用标准是否符合公司有关规定标准，对各报销事项进行查核确认； 审查票据凭证是否齐全； 发现不符合要求的报销予以退回处理；发现前面审核人员审核错误、出现漏审、弄虚作假的立即予以查扣，并及时向上级领导举报； 销管部对报销费用的审核应在3个工作日内完成； 若销管部审核人员审核不认真、违规予以核销或与报销人员相互串通弄虚作假，并造成公司损失的，承担相应损失金额40%的赔偿责任。 财务部： 负责审核报销费用是否经过部门领导、销管部审核确认；审核费用是否超出预算数额；审核票据凭证是否规范、齐全、有效，金额计算是否正确；报销费用标准是否符合制度要求；审核应在3个工作日内完成，超出预算的费用执行预算外审批程序； 对不符合规定要求、手续不齐全、未经具有权责人员审核签字确认的退回销管部处理； 发现弄虚作假的予以查扣，并及时通报相关部门及人员并报送公司总经理； 若财务人员审核不认真，违规予以核销，应承担相应损失金额的30%的连带赔偿责任。 营销总监/总经理： 负责差旅销售费用的审批，特殊情况下可授权审批。审批时重点查核各级审核人员的审核意见是否符合规定要求、审核手续是否齐全，并对批准的结果负责任。应在2个工作日内作出是否审批结论； 市场稽查和审计部等相关部门按照职能和工作计划进行稽查和审计，若在稽查中发现有弄虚作 假、违规审批现象，相关责任人应负相应责任。 第四章 差旅费用的预算管理 差旅费用的管理必须建立在预算管理基础上，根据公司确定的销售目标分解、确定的工作计划， 并结合以往的数据确定本年度销售费用预算的销售费用率； 第十二条 各项费用审批应严格按公司营销计划事项和费用预算执行，费用额度确实不能满足实际需求或有特殊费用发生的，需事先报告总经理作权衡处理； 第十三条 超过预算的费用事项一律由总经理审批，财务严格按批件进行费用审核； 第十四条 预算内差旅销售费用由总经理及各部门分级负责，即总经理对差旅费用总预算负责，部门经理对（区域）办事处差旅费用预算负责； 第十五条 各省、区域经理根据确定的预算按月份控制销售费用，财务部应按月对销管部、各区域发生费用的预算执行情况进行汇总并分析，同时将结果反馈给总经理，以便制定进一步决策； 第十六条 每季度财务部对预算执行情况进行分析并根据销售工作的需要提出预算调整需求。 第五章 差旅费用的报销 第十七条 营销及其它出差人员将需要报销费用的票据凭证整理好，经主管上级审核后寄、交销管部销管专员，报销时应该附齐要求的申请及单据，包括出差申请表、交际应酬费申请表、差旅费报销单及各种符合要求的原始票据；已经给予补贴的费用不得报销； 第十八条 为了更完整地归集费用，当月产生的费用应在次月之内报销完毕，超期隔月的扣10%，超期两个月的不予报销； 第十九条 销管部销管专员按各区域或部门进行分类整理后审核，审核后于3个工作日内传递给财务部审核； 第二十条 经公司总经理审批后