学校采购流程管理制度-大庆市第四中学.doc

PAGE PAGE 7 大庆四中物资管理制度 为了规范学校物资的采购、发放、使用管理等行为，满足对教育教学的需要，结合学校工作实际，特制订本制度。本制度包括采购申请制度、采购申请审核制度、采购制度、出入库管理制度、采购员管理制度、保管员管理制度、固定资产管理制度和报销程序组成。本制度自发布之日起实行。 一、采购申请制度 1．使用部门根据工作需要购买某种物资，到总务处领取并填写物资采购申请单（附表一、附表二）。物资采购申请单的内容包括申请部门、请款金额、购置原因、品牌、型号、数量、价格、主要技术需求等要素。物资采购申请单经请款部门主管科长或主任，主管校长签字，校长审批同意后，交总务处； 2．涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； 3．学校主要领导公出、开会等不在校又急需时，可以电话或其他形式请示，领导同意后报总务处办理。由请款部门补办请款手续； 4．如果是单一来源采购或协商采购的，请购部门必须作出书面说明，经校长审批后，由财务报市主管部门，按规定程序办理； 5．物资采购申请单的更改和补充应重新履行审批手续。 二、物资采购申请单审核制度 1．总务处在接到物资采购申请单时应检查是否按照规定填写，是否完整 清晰，检查物资采购申请单是否经过相应领导签字和审批。如不合规范，退回请款部门； 2．接收物资采购申请单时应遵循名称规格不完整清晰不采购，技术资料 或图纸不全不采购，库存已有物资不采购的原则（联系库房管理人员核查请购物资是否有库存）； 3．对于撤销的请购物资应及时通知请购部门； 4．对于紧急请购项目应优先处理； 5．重要的项目采购前应征求学校相关领导的意见； 6．总务处审查合格后，总务主任和采购人员应签字确认，由总务处主管主任根据物资采购申请单的申请事项，对应采购制度，确定合适的采购方式。 三、采购制度 物资采购应遵循勤俭节约、满足功能、性价比高、经济耐用、物美价廉的原则进行。 1． 单次采购金额预算在5千元以下的采购项目，由采购员货比三家、价比三家，选择物美价廉、性价比高者采购； 2．单次采购金额预算在5千元以上、2万元以内的采购项目，设立临时采 购小组，由组长组织本次采购。采购组长为总务主任，成员由请购部门人员和总务处采购人员组成； 3．单次采购金额预算在2万元以上、5万元以内的采购项目，向社会公布，设立采购小组，由采购小组采用内部招标形式采购（附表三、附表四），采购组长为后勤副校长，总务处、财务科、请购部门人员参与，纪检部门监督； 4．特殊情况下，如该产品只是单一来源或可信誉度非常高的厂商，可采取谈判方式采购，谈判组成员即采购组成员； 5．按照市本级政府集中采购目录及限额标准，凡属于政府集中采购范围 和政府采购标准的项目交由市政府采购中心采购。财务科长牵头，负责办理相关手续，总务主任、请购部门人员和采购人员参与政府采购活动； 6．遇到紧急采购应汇报学校主要领导和主管领导，采取快速、优先采购； 7．所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代 理或中介机构询价； 8．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低且功能符合要求的替代 品可向上级或请购部门推荐； 9．询价时对于相同规格和技术要求应对多个品牌进行询价； 10．在询价时遇到特殊情况应及时向学校领导报告； 11．采购人员应对厂商的实力、资质、履约能力、售后服务等情况进行监督。 四、入库与出库制度 1．采购回来的物资，应由库房保管员和请购部门人员共同验货。应参照采购需求，主要查验数量、质量和售后服务等内容，合格后办理入库手续； 2．库房保管员应按照货物种类分类入库，做好登记入账手续，同时在报销时体现货品入库信息； 3．消耗类物品出库由使用人申请，部门主管同意，凭总务主任批准的出库单领取，使用人应在出库单上签字确认； 4．固定资产出库还需经后勤校长批准方可出库，同时到财务科履行固定资产登记手续； 5．出库物品单价或总价值超过1500元的，由使用者到校长处审批； 6．情况特殊时，验货合格的物品经校长批准后可先使用后办理手续。 五、采购员管理制度 1．努力学习业务知识，特别是各种物料知识，熟悉学校财务管理制度，提高业务水平，外出采购时必须维护学校利益和声誉，严格遵守学校的各项规章制度； 2．了解和掌握学校各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，熟悉各种物资的采购计划。采购物品前，应及时和库房保管员联系，了解是否有库存，严格按照采购计划或采购申请表按程序采购物品，如遇缺货或价高等问题时，及时请示上级领导； 3．采购物品应做到货比三家、价比三家，性价比高，物美价廉，择优选择。严格把好质量关，对不符合质量要求的要坚决拒绝采购； 4．单独采购物品时，