会议策划与组织项目一　会议概说.pptVIP

出版社 社文分社 会议策划与组织 项目一　会议概说 【 学习目标】 会议是人类最常见的沟通方式之一， 是社会组织之间及社会组织内部协商事宜、 交流信息、 沟通情感、 达成共识的一种重要行为过程。因此， 认识会议的要素和种类， 研究办会的一般规律， 提高办会能力和质量， 就成了秘书人员的首要任务。 * 【 知识目标】 熟悉会议的含义和要素 了解秘书与会议的关系 掌握会议的组成要素 【 能力目标】 了解如何针对会议要素来准备会议 熟悉会议的种类和会议的特点 掌握会议的误区及解决对策 * 任务一　会议含义与要素 一、 会议的含义 ”会议是人们最常见的一种交往形式， 会是指多人相聚， 议是指协商事宜， 会议合在一起就是人们聚集在一起协商事宜、 交流信息、 沟通情感、 达成共识的一种重要的行为过程， 是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。 会议必须具备以下三个条件： （ １ ） 必须由两个以上的人参与； （ ２ ） 必须有一定的议题和目标； （ ３ ） 必须通过一定的程序达到目标。 * 二、 会议的要素 会议是由多种要素构成的一种综合性行为方式。认识会议， 首先从明确会议的基本要素入手。会议的基本要素如图１.１所示： 图1.1 　会议的基本要素图 * （ 一） 会议名称 会议名称要求能概括会议的内容、 性质、 参加对象、 主办单位， 以及会议时间、 届次、 地点、范围、 规模等。根据会议内容和性质， 每次会议名称不尽相同。 * （ 二） 会议议题 会议议题， 是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题， 是会议活动的必备要素。小型会议， 特别是小型的专业会议， 往往就一个议题进行探讨， 如， 某企业召开会议， 探讨如何提高职工的福利待遇； 而大中型会议， 特别是综合性会议， 往往有多个议题。 * （ 三） 会议主题 会议主题， 是根据会议议题概括出的主题性口号。一般来讲， 大中型会议才确立主题口号， 小型或日常会议， 只确定议题。 会议议题和主题是相互关联又有明显区别的两个概念。主题一定围绕议题， 是议题的高度概括， 而且， 每次会议只有一个主题。而议题则可以有多个。 * （ 四） 会议时间 会议时间指会议召开的时间和会期两方面。会议时间是保证会议成功的重要因素，所以， 会议时间的选择要恰当。既要避开重要节日、 重大事件和其他重要会议（ 一些紧急性、 临时性会议除外） ， 又要考虑到参会人员的相关情况， 以便使参会人员能够集中注意力， 专心开会， 从而提高会议的效率和质量。 * （ 五） 会议地点 会议地点合适与否是保证会议顺利进行的要素之一， 安静、 舒适、 优雅的会议环境， 相应的会议设施有助于提高会议的效率和质量。会议地点的选择虽然没有铁定的规则可循， 但在选择会议地点时首先要考虑会议的目的、 主题和内容。 * （ 六） 会议议程 会议议程， 顾名思义即会议的程序。会议议程所涵盖的内容除了足以实现会议目的的各种议题之外， 还包括会议时间、 会议地点、 会议内容以及与会者姓名等内容。编排会议议程应遵循以下两个原则： （ １ ） 按照议题的轻重缓急编排处理的先后次序， 即紧要的事项应安排在议程的前端处理， 不紧要的事则安排在议程的后端处理。 （ ２ ） 预估和标示处理每个议案所需要的时间。在会议议程中明示几点几分到几点几分探讨某一议题， 以便参会人员更好地把握会议程序和时间， 从而提高会议效率。 * （ 七） 会议人员 这里会议人员既包括主办方， 也包括参会方。 １ 会议的主办者是指具体策划、发起会议的单位或个人。 2 主持人是会议中的特殊角色， 其任务是有效地组织会议， 介绍领导、 来宾， 说明会议的意义， 控制会议进程， 调动听众情绪， 营造会场气氛， 对会议进行总结等。 ３ 为了保证会议的质量和效果， 应尽可能选择与会议主题有关， 并能产生实际作用和影响的人来参加会议， 尽量减少代开会、 旁听会的人员。 * （ 八） 会议形式 不同类型、 不同规模的会议常采取不同的形式。适合的形式对会议效果会起到促进作用。会议形式主要有现场办公会、 观摩会、 座谈会、 研讨会、 论坛、 辩论会等。 * （ 九） 会议结果 会议是以解决问题为目标的社会活动。因此， 会议一定要尽可能达到预期的结果， 所有的会务工作都必须围绕着会议的结果展开， 以使会议达成目标。 * 任务二　会议的功能与种类 一、 会议功能