秘书实务第9章.pptVIP

第九章 差旅工作 第一节 差旅工作概述 一、差旅及其特点 随着现代社会的发展，领导者和秘书的差旅活动日益增多。为了出席各种会议，洽谈各项业务，获取信息，增进沟通，拓展事业，领导者经常要到外地或国外出差旅行，涉外秘书要发挥助手作用，为上司差旅的各个环节做好筹划安排，有时还要陪同上司一同出差。 差旅工作具有三个显著特点： 一是公务性强。 二是流动性强。 三是综合性强。 二、拟订差旅计划 秘书在得到上司将要出差的信息后，要及时了解本次旅行的任务、目的、时间、地点、人员安排等内容，继而根据单位的相关规定和上司的出差习惯，拟订差旅计划。有的单位还会既拟定旅行计划表，也拟订一份履行日程表，计划表比日程表安排更全面、更宏观，日程表则是双方相商、认可后制定的，内容更具体，操作性更强。计划表、日程表要给上司一份，秘书留一份，存档一份。 差旅计划有四个要素： 1、时间 包括启程时间、路途所用时间、抵达时间、返程时间、各项具体活动的时间等，都应在计划中体现出来。如果上司身体欠佳，或者活动中出现变数的可能性较大，秘书在安排时间时要注意留些余地，不宜安排得太满。时间安排的科学合理，是差旅顺利进行的重要保障。 2、地点 包括旅行到达的目的地、中转地、各项具体活动开展的地点等，这也是秘书必须弄清和确认的信息。一次差旅可能要到几个城市，在同一城市也可能会