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论信息系统项目沟通管理 【摘要】 本文以笔者2014年8月主持的“北京某大型三甲综合医院慢性病数据分析”项目为例，探讨了信息系统集成商在信息系统项目的沟通管理方面遇到的问题和解决方法。指出项目沟通管理在信息系统项目实施中具有重要地位和关键作用。 笔者在该项目中受公司委派担任项目经理一职。该项目专业性强、功能复杂、建设时间紧、项目干系人较多、结构复杂等特点。笔者在该项目中明确沟通需求，进行周期性的沟通，做好干系人分析、团队成员之间互相理解，无论是经验丰富还是经验不足的团队成员，都应该坦诚地分享自己的知识，确保项目沟通无障碍，在实施过程中笔者采取了制定沟通计划、信息分发、绩效报告、项目干系人管理等措施。最终，项目于2015年9月顺利完成，获得院方的肯定，同时也受到公司董事会的嘉奖。 【正文】 该项目医院是集医疗、教学、科研、预防、国际交流于一体的大型三级甲等综合医院。医院的整个信息管理系统以临床系统为核心，涵盖医院的所有临床和行政部门。由临床HIS系统、PACS系统和LIS检验科系统组成的医疗临床系统以电子病历和医嘱通信为基础实现信息的交换。为建设符合信息管理应用系统需求的先进的硬件网络平台；采用Cache数据库；C#.net系统平台；系统的主数据库服务器为COMPAQ8500双机TruCluster；网络操作系统为WIN2000系统；桌面终端工作站为中文WINDOWS2000；全院系统共2000余个信息点。 该项目的合同额为2100万，其中硬件1200万，软件900万。预计该项目工期: 2014年8月至次年9月。项目里程碑如下：需求分析、完成设计、开发完成、实施完成、文档完成、结项验收。 医疗数据是医疗技术、医院管理、费用负担、药物利用等全要素信息的集合，是医疗管理回顾性研究的宝贵资源，为了解决医疗数据利用和分析问题，提高工作效率，提高医生的诊断水平，经过招投标，院方选择了笔者公司对医院慢性病医疗数据进行系统处理、研究和分析,为医院合理用药管理和治疗方案评价等提供参考依据。该项目院方聘请了监理方监控整体项目的建设过程，保证项目建设合法、合规。 针对该项目干系人数量多、结构复杂等特点，要保证项目顺利实施，沟通管理尤其重要。良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面。在长期的项目管理实践中，笔者认识到沟通也是需要成本的，在沟通管理中，需要针对重点，有针对性的沟通，确保沟通目的实现。而如何确定沟通重点，就需要对项目干系人进行全面的分析，并且需要在不同的阶段持续的进行分析。 做好干系人识别与沟通，编制沟通管理计划 由于该项目干系人众多，如何识别出重要的项目干系人及其需求，是制定项目沟通计划策略的关键。识别项目干系人的信息需求，以及确定一个收集所有需求的适当手段，对于项目成功是一个相当重要的因素。 笔者带领各项目成员在项目启动的时候就着手开始项目干系人分析，首先我们与院方干系人进行沟通，制订了一份医学术语词汇表，主要描述了院方医学行业的专业术语，并包含了一些院方日常工作的基本流程及其解释。这样做的好处，一是给院方一个良好的第一印象，认为我们很专业，二是能帮助我们正确领会院方干系人的意图，三是可以有效培训我们的团队成员，让其尽快找到工作状态。其次召开需求分析会，院方及相关业务部门负责人均参加的会议，双方沟通效果非常好，会议上院长主动提出了对项目建设的建议，这说明我们的沟通很成功。有了院方一把手的支持，双方沟通效率提高了很多，在明确分析了院方各干系人的主要期望后，编制好沟通管理计划，其中包括了干系人列表、需求和预期、沟通的详细信息，沟通方式和沟通频率、在规定的里程碑处向院方提供相应的交付物，以及联络方式。 二、按照沟通管理计划，做好信息分发工作 信息分发是向项目干系人及时地提供所需的信息。包括实施沟通管理计划以及对始料不及的信息需求的应付。笔者作为项目经理，利用内部交流平台网络作为沟通手段，总结上周的工作、安排下周的工作、召开每周例会等。对于外部的干系人，按照沟通计划，多采用项目会议、书面文档复印件的发布、手工文档系统和共享的网络电子数据库等方式为项目干系人提供项目的进展情况。 在向外部干系人进行信息分发时，在与院办主任沟通时，笔者多采用非正式沟通方式，面对面的汇报项目情况，这样不仅可以获得信息，而且也是建立信任和关系的过程。 另外，笔者针对该项目的特点建立了一个微信群，群里有双方的各干系人，如果谁有技术或者业务流程问题都可以在微信群里进行提问，这些问题都会第一时间得到相关人员的解答，这样双方沟通的成本就降低了，沟通效率也提高了，从而间接提高了项目的效益。 三、收集并分发绩效报告 项目的绩效信息和报告是院方最关心的内容，在项目沟通管理中离不开绩效报告。绩效报告是所收集和呈现信息的经过组织和摘要的内容。报告所提供的信