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太古饮品 ( 东莞 )有限公司 文件编号：SOP-AD-SE-002 秘密信息安全控制SOP 生效日期：2000/07/01 版本：B 修订次数：00 编 写： 审核： 批 准： 共 NUMPAGES 2 页，第 PAGE 1 页 目的 为加强对公司秘密信息的管制，保障公司的财产和商业秘密的安全，特制定本程序。 适用范围 公司重要资讯文件、财务信息、人事资料的管理、电脑资讯安全及钥匙管制。 职责 各部门主管负责各部门资料的流通、传阅的安全。 电脑资讯部负责公司电脑资讯传递的安全。 人事部对员工人事资料及其他员工相关个人信息的保密负责。 行政人事部对厂房、生活区、办公区域的钥匙进行管制，并保障公司及员工财产和人身的安全。 定义 无 程序 重要资讯文件的管制 公司设立文件控制中心，受控的质量文件统一由文控中心进行管制。员工如需借阅文控中心资料，须先经过厂务经理批准，然后于文控中心进行借阅登记，说明归还的期限，由文控中心跟据借阅登记表进行跟催。 涉及到公司机密的重要文件由公司管理层在文件上列明传阅名单，并加盖“机密”印章。传阅完成后，及时返回公司管理层。除非有工作需要，否则严禁复印保留。 所有向公司外部发送的传真、邮件、电子邮件，如涉及公司的商业机密，经过公司管理层批准后方可向外传递。 公司财务信息的传阅、发送等由财务部经理批准后发送。 机密文件的销毁处理：公司所有过期的或无保留价值的秘密资讯文件包括质量体系文件、人事资料、财务资讯等如要作报废处理，由指定人员用碎纸机粉碎或用火烧毁，防止当废物回收处理或流失到公司系统外。 非公司员工如因工作需要借阅本公司文件，一律需经公司管理层批准后方可借阅 员工桌面办公文件应整齐堆放，防止因堆放杂乱引起丢失。员工在下班前应将桌面文件收拾到文件柜内，严禁下班后放置文件于桌面上。 电脑资讯管理 电脑资讯部对公司的电脑资讯信息的管理负责。 办公电脑设有密码，每一密码的使用期限为3个月，快到期时电脑自动提醒用户对其使用的电脑密码进行更换。以防止非授权人员进入。 为防止电脑资讯的丢失，电脑部对重要的数据例如人事系统资料、财务系统资料、销售数据等进行每日一备份工作，对其他电脑资讯进行每周一备份工作。 为保证电子邮件信息传递的安全，公司对员工的邮件的收发作了严格的限制，只有对外工作需要的员工方能授权进行邮件收发，并对收发的邮件容量大小等作了限制。 严禁公司员工进行违反国家安全和政策的邮件的传递及对公司网络系统进行黑客活动，由公司电脑部负责统一监控。 电脑部对公司所有重要的电脑资讯定期进行磁盘拷贝，并存放在安全的区域，以确保公司的电脑资讯系统的安全。 钥匙管制 公司厂房及员工宿舍区的出入口钥匙统一由行政人事部保管； 其他部门员工如有需要领用钥匙，必须经行政人事部经理批准，用完后及时归还。 员工如因工作需要配制钥匙，必须经行政人事部经理批准后方可进行，严禁擅自配制钥匙。 员工在离职交接时，应将领用的办公室、办公抽屉钥匙、宿舍及其他工作相关的钥匙上缴行政人事部，经主管签字确认后方可离职。 培训 对相关员工进行培训，讲解公司对于秘密信息安全的控制方式，提高员工安全意识，并由电脑部进行资料备份等工作的培训，确保重要资料的备份工作得以实施。 参考 本文件支持本公司纲要文件 R-AD-001 工厂内部安全控制纲要 附件/记录 无