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文书的流程管理规范.ppt 50页

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捌、一般公文時效管制 處理時限─自收文次日起算 最速件:1日(工作天) 速件:3日(工作天) 普通件:6日(工作天) 限期公文: 依來文或規定所訂之期限速別欄不填列/ 宜訂定特定日期/ 文到○日內見復(○日係指日曆天) 行政院研究發展考核委員會 行政院研究發展考核委員會 捌、一般公文時效管制(續) 管制原則 限期公文 有兩個期限時以最後者為限辦日期/ 收文時已逾限者視為普通件 彙辦案件: 彙辦案件得依機關實際需要採以下管制處理方式進行以案管制:承辦人所收受彙辦案件,首件公文應針對全案研擬意見後存查銷號,並同時將之轉為「銷號未結案件」(銷號續辦案件),後續之彙辦文皆於收文併首件辦理後存查銷號,惟最後1件應作為彙辦簽擬基礎,並以該件計算本彙辦案處理時效,該件辦結銷號時,同時註銷首件銷號未結紀錄 併辦案件: 以首件收文進行管制,其餘併案公文得於簽准後存查銷號 行政院研究發展考核委員會 捌、一般公文時效管制(續) 管制原則 特殊性案件: 機關針對涉特定業務之公文自行統一訂定管制期限之案件 開會、會勘通知單: 以會議日或會議後之特定日數為限辦日期 捌、一般公文時效管制(續) 時限計算標準(發文使用日數) 收文之次日至發文日止之日數扣除假日 限期公文: 限辦日期前辦畢時,最高以6日算 逾限辦日期始辦畢,以實際使用日數算 行政院研究發展考核委員會 捌、一般公文時效管制(續) 97年12月修正重點 第二節管制原則,簡併彙辦案件管制處理方式為三、 彙辦案件得依機關實際需要採以下管制處理方式進行 以案管制:承辦人所收受彙辦案件,首件公文應針對 全案研擬意見後存查銷號,並同時將之轉為「銷號未 結案件」(銷號續辦案件),後續之彙辦文皆於收文 併首件辦理後存查銷號,惟最後1件應作為彙辦簽擬基 礎,並以該件計算本彙辦案處理時效,該件辦結銷號 時,同時註銷首件銷號未結紀錄。 行政院研究發展考核委員會 * * 文書流程管理規範 主講人:行政院研考會科長翁栢萱 壹、制度沿革與法令 貳、實務作業總論 肆、管制標準 伍、管制方法 柒、公文檢核 參、權責劃分 陸、文書稽催 捌、一般公文時效管制 玖、專案管制案件時效管制 拾、人民申請案件時效管制 拾壹、人民陳情案件時效管制 拾貳、訴願案件時效管制 簡報內容 六類公文時效統計 壹、制度沿革與法令 文書處理的意義 主要法源:公文程式條例/文書處理手冊/文 書流程管理手冊 文書及文書處理意涵     ─ 文書係指處理公務或與公務有關之全部文書     ─ 文書處理係指文書自收文或交辦起至發文、   歸檔止之全部流程 行政院研究發展考核委員會 貳、實務作業總論 管制範圍:全程管制/全面管制 從收文至發文(或存查)應全程列入管制 總收、總發文件,單位收文、發文,創簽、創稿、   存查等均應列入管制 作業範圍 落實自律時效、全面品管 完整登錄/有效稽催/精確統計/周延分析   /檢討改進 行政院研究發展考核委員會 管理原則 明確劃分作業權責 隨時檢討、定期修訂法令 層層負責,逐級考核 組織、法令、執行三大環節密切結合 貳、實務作業總論(續) 名詞釋義 基本用詞:文書流程管理/文書稽催/文書流程 時效計算:處理時限/限辦日期/可使用時間/ 發文使用時間/發文平均使用日數 文書型類:創稿/限期公文/彙辦案件/併辦案件       /專案管制 管制技術:自我管理/以文管制/以案管制/   個件分析/個案分析/公文檢核 貳、實務作業總論(處理流程概要圖) 創稿 來文 總收文 分送各單位 承辦人簽擬 會簽 陳核 批示 送回承辦單位 送文書科 歸檔 貳、實務作業總論(續) 97年12月修正重點 修正名詞釋義(六)文書稽催定義:狹義文書稽催   ,係指公文辦結前,透過公文系統、電子郵件或書  面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形,促使  公文能在規定期限內處理完畢;廣義文書稽催,乃  指公文辦結前後,對公文處理的一種稽查作業。 增加名詞釋義(二五)以案管制之案例:以「案」  管制案件,例如:人民為興建新建築物向建管機關  提出核發建造執照之申請案件 。 行政院研究發展考核委員會 參、權責劃分─強調成員自我管理 業務單位職責 承辦人員:確保公文品質,依規定期限辦結並注意流程    各階段之查催/管制會稿、會辦時效/       簡化業務處理流程 單位收發人員 : 管制登錄本單位每一公文流程/         定期稽催/統計/配合調卷分析 各級單位主管 : 督促作業時效/核准展期及來文速別之         調整

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