文书的流程管理规范.ppt

捌、一般公文時效管制 處理時限─自收文次日起算 最速件：1日（工作天） 速件：3日（工作天） 普通件：6日（工作天） 限期公文： 依來文或規定所訂之期限速別欄不填列／ 宜訂定特定日期／ 文到○日內見復(○日係指日曆天) 行政院研究發展考核委員會 行政院研究發展考核委員會 捌、一般公文時效管制(續) 管制原則 限期公文 有兩個期限時以最後者為限辦日期／ 收文時已逾限者視為普通件 彙辦案件： 彙辦案件得依機關實際需要採以下管制處理方式進行以案管制：承辦人所收受彙辦案件，首件公文應針對全案研擬意見後存查銷號，並同時將之轉為「銷號未結案件」（銷號續辦案件），後續之彙辦文皆於收文併首件辦理後存查銷號，惟最後1件應作為彙辦簽擬基礎，並以該件計算本彙辦案處理時效，該件辦結銷號時，同時註銷首件銷號未結紀錄 併辦案件： 以首件收文進行管制，其餘併案公文得於簽准後存查銷號 行政院研究發展考核委員會 捌、一般公文時效管制(續) 管制原則 特殊性案件： 機關針對涉特定業務之公文自行統一訂定管制期限之案件 開會、會勘通知單： 以會議日或會議後之特定日數為限辦日期 捌、一般公文時效管制(續) 時限計算標準(發文使用日數) 收文之次日至發文日止之日數扣除假日 限期公文： 限辦日期前辦畢時，最高以6日算 逾限辦日期始辦畢，以實際使用日數算 行政院研究發展考核委員會 捌、一般公文時效管制(續) 97年12月修正重點 第二節管制原則，簡併彙辦案件管制處理方式為三、 彙辦案件得依機關實際需要採以下管制處理方式進行 以案管制：承辦人所收受彙辦案件，首件公文應針對 全案研擬意見後存查銷號，並同時將之轉為「銷號未 結案件」（銷號續辦案件），後續之彙辦文皆於收文 併首件辦理後存查銷號，惟最後1件應作為彙辦簽擬基 礎，並以該件計算本彙辦案處理時效，該件辦結銷號 時，同時註銷首件銷號未結紀錄。 行政院研究發展考核委員會 * * 文書流程管理規範 主講人：行政院研考會科長翁栢萱 壹、制度沿革與法令 貳、實務作業總論 肆、管制標準 伍、管制方法 柒、公文檢核 參、權責劃分 陸、文書稽催 捌、一般公文時效管制 玖、專案管制案件時效管制 拾、人民申請案件時效管制 拾壹、人民陳情案件時效管制 拾貳、訴願案件時效管制 簡報內容 六類公文時效統計 壹、制度沿革與法令 文書處理的意義 主要法源：公文程式條例／文書處理手冊／文 書流程管理手冊 文書及文書處理意涵 　　　 ─ 文書係指處理公務或與公務有關之全部文書 　　　 ─ 文書處理係指文書自收文或交辦起至發文、 　 歸檔止之全部流程 行政院研究發展考核委員會 貳、實務作業總論 管制範圍：全程管制／全面管制 從收文至發文（或存查）應全程列入管制 總收、總發文件，單位收文、發文，創簽、創稿、 　 存查等均應列入管制 作業範圍 落實自律時效、全面品管 完整登錄／有效稽催／精確統計／周延分析 　 ／檢討改進 行政院研究發展考核委員會 管理原則 明確劃分作業權責 隨時檢討、定期修訂法令 層層負責，逐級考核 組織、法令、執行三大環節密切結合 貳、實務作業總論(續) 名詞釋義 基本用詞：文書流程管理／文書稽催／文書流程 時效計算：處理時限／限辦日期／可使用時間／ 發文使用時間／發文平均使用日數 文書型類：創稿／限期公文／彙辦案件／併辦案件 　　　　　　／專案管制 管制技術：自我管理／以文管制／以案管制／ 　 個件分析／個案分析／公文檢核 貳、實務作業總論(處理流程概要圖) 創稿 來文 總收文 分送各單位 承辦人簽擬 會簽 陳核 批示 送回承辦單位 送文書科 歸檔 貳、實務作業總論(續) 97年12月修正重點 修正名詞釋義（六）文書稽催定義：狹義文書稽催 　 ，係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書 　面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使 　公文能在規定期限內處理完畢；廣義文書稽催，乃 　指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。 增加名詞釋義（二五）以案管制之案例：以「案」 　管制案件，例如：人民為興建新建築物向建管機關 　提出核發建造執照之申請案件 。 行政院研究發展考核委員會 參、權責劃分─強調成員自我管理 業務單位職責 承辦人員：確保公文品質，依規定期限辦結並注意流程　 　　各階段之查催／管制會稿、會辦時效／ 　　　　　 簡化業務處理流程 單位收發人員 : 管制登錄本單位每一公文流程／ 　　　　　　　　定期稽催／統計／配合調卷分析 各級單位主管 : 督促作業時效／核准展期及來文速別之 　　　　　　　　調整