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云南康伟起重机械 有限公司 管理性文件 ZL-GL11-2011 档案管理制度 第 A 版 第 0 次修改 1 目的 对各种档案的收集、编目、建档、查阅、贮存、保管和处理作出规定，以提供客观、完整的质量体系有效运行和产品质量得到保证的见证。 2 范围 适用于本公司各种档案的控制。 3 职责 3.1 办公室负责对各部门档案管理的监督、检查； 3.2 各相关部门负责本部门档案收集和管理； 3.3 档案管理员负责本公司的各种档案管理。 4 工作内容 4.1 收集 4.1.1 每月底或月初，各职能部门由专人负责收集、整理各种文件和记录，交给档案管理员编目、分类归档； 4.1.2 需要由各职能部门保管的文件和记录，应由各职能部门指定专人负责整理、编目和归档保存。 4.2 编目、归档、保管及保存期限。 4.2.1 人员技术档案 a、包括人员简历表、学历、职称、聘任证书、培训情况、上岗操作考核资料，技术业绩、定期考核资料等； b、由档案管理员负责建档保管，并建立和维持【员工花名册】； c、保存期限为长期保管。 4.2.2 设备、工装档案 a、主要设备和工装档案包括：验收记录、出厂合格证、使用说明书、附件清单、操作规程、历年使用登记及维修记录等； b、一般设备和工装档案包括：合格证、使用说明书、出厂合格证、附件清单及维修记录； c、由设备管理员负责建档保管，并建立和维持【设备台帐】； d、保存期限为长期保管，直至设备调出或报废。 4.2.3 仪器设备档案 a、贵重、精密的主要仪器设备档案包括：验收记录、出厂合格证、使用说明书、附件清单、操作规程、历次检定证书或自校规程及检验记录、历年使用登记及维修记录等； b、一般仪器设备档案包括：合格证使用说明书、出厂合格证、附件清单、历次检定证书及维修记录等； 云南康伟起重机械 有限公司 管理性文件 ZL-GL11-2011 档案管理制度 第 A 版 第 0 次修改 c、由仪器管理员负责建档保管，并建立和维持【设备台帐】； d、保存期限为长期保管，直至仪器设备调出或报废。 4.2.4 计量仪器设备档案 a、包括：设备周期检定表、年度检定计划等； b、由仪器管理员负责建档保管； 4.2.4 工程项目（客户）档案 a、与产品制造、安装、维修过程形成的策划、实施、检查、改进、考核文件或记录由职能部门收集整理、短期保管，待工程项目全部竣工交付用户使用后，移交给档案管理员建档，长期保存； b、档案管理员按照分项目建档，并列出每一个档案清单，至少包括：合同（订单）招标书、质量记录、技术记录、有关文件和记录。 4.2.5 质量体系审核与评审记录 a、质量体系审核记录包括：审核计划、审核报告、首（末）次会议记录、现场检查记录、不符合项报告及纠正措施实施记录等； b、管理评审记录：评审计划（通知）、评审会议记录和评审报告等； c、由办公室负责建档保管； 4.2.6 外部服务及供应档案 a、包括仪器设备及物资申购单、设备申购计划、采购合同（或协议）、有关物资供应商的信息资料（质量合格证能力、服务范围、商业信誉等）、已建立关系的供应商名称、采购物资范围内的认证和生产许可证企业名录等相关资料、以及采购物资、消耗性材料验收评价记录等； b、由经营部负责收集、建档保管； c、除各类采购物资、消耗性材料验收评价记录保存期限三年外，其余资料一般长期保存。 4.2.7 客户投诉、质量事故处理档案 a、包括客户申诉材料（书面材料、信函、电话记录）事故处理单、申诉分析和处理报告； b、由质技部建档保管； 4.2.8 安全文明生产档案 a、包括安全教育培训记录、检查考核记录、安全事故处理记录和报告等； b、由安委会负责建档保管。 4.2.9 各类文件档案 a、本公司内外文件统一由文件管理员管理建档保管，保存期限一般为长期保存； b、各科室相关人员应按照文件发放范围、说明、受控状态等做好保管工作。 云南康伟起重机械 有限公司 管理性文件 ZL-GL11-2011 档案管理制度 第 A 版 第 0 次修改 4.3 借阅 4.3.1 借阅档案按《文件控制程序》和《记录控制程序》予以管理。 4.3.2 各有关工作人员出于工作需要借阅已归档的文件或记录，可向各部门或档案管理员借阅，借阅人员在【文件借阅登记表】上进行登记，以便借阅者按时归还； 4.3.3 在允许的范围内顾客或其代表要查阅本公司有关质量文件和记录时，须经质技部以书面形式通知有关部门，各有关部门按通知要求，积极提供有关质量文件和记录让顾客或其代表评价时查阅。 4.3.4 借阅时严禁涂改、随意扩散，否则严肃追究责任人。 4.4 贮存、保管 4.4.1 各职能部门和档案管理员设置专袋、专柜、专架，对档案进行贮存，在贮存期间，各职能部门要做好防损坏、防